設定注意事項︰無間斷序列功能

本主題有助於您規劃發票無間斷序號的配置和使用方式。主要內容包括︰

設定工時確認的原因

如何搭配 Workday 的其他功能使用

後續影響以及跨產品交互作用

安全要求事項與業務流程配置

實作前應考量的問題和限制

請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。

內容

無間斷序列功能可讓您在公司的 1 個或多個分類帳年度或分類帳期間內建立和指派連續的無間斷發票號碼。此號碼會顯示在客戶和供應商發票上，以取代標準發票號碼。您可以依下列方式排序數字︰

客戶發票的核准日期。

供應商發票的過帳日期。

會計日期

當您啟用此功能時，Workday 會建立序列產生器。您可以將序列產生器配置為︰

每個分類帳期間、分類帳年度或歷年重設一個，以符合指定發票類型的過帳期間。

定義發票號碼的序列模式。

商業效益

使用無間斷序列功能︰

讓您更清楚了解交易詳細資料，並減少稽核疑慮。

有助您遵守當地稅務主管機關的報告要求。

讓您符合法定發票開立要求。

使用個案

貴公司帳務所在的國家/地區要求發票無間斷序號。

當您的公司進行稽核時，稽核人員可能會隨機選取一個發票號碼進行測試，但找不到該號碼，從而引發疑慮。然後，他們將需要其他證據來證明發票確實不存在。

需要考慮的問題

問題	注意事項
您打算何時開始為發票指派無間斷號碼？	在新的期間或會計年度開始後，當公司沒有序列產生器時，Workday 會建立無間斷序列產生器。啟用無間斷序列功能時，此規則同時適用於主要會計年度和替代會計年度。若要為替代會計工作時間表建立無間斷序列產生器，替代時間表的開始日期必須與主要分類帳期間的開始日期相符。對應的主要會計年度必須涵蓋其他會計年度的期間。
何時可以變更規則配置或序列產生器使用期？	變更僅適用於︰下一個開放期間中有新的序列產生器。現有開放期間中未使用的產生器。
您是否要繼續對匯款通知書類型使用自動登載規則？	您可以繼續使用自動登載規則。匯款通知書類型可以選擇參照無間斷發票號碼 (若有)。
您是否需要對客戶發票強制執行日期限制？	Workday 會在發票核准時為客戶發票指派無間斷發票號碼。根據您使用的發票日期或會計日期的延遲，發票可能會亂序。如果您希望無間斷序列在這些日期中按時間順序排列，請使用自訂驗證，將日期限制為當天。

建議

序列產生器在使用後即無法變更。請先在您的沙箱中驗證模式，以確保序號符合您的預期。

如果您想將每種發票文件類型一起排序，請使用相同的序列產生器規則。若要為每個發票文件建立個別的序列，請建立不同的規則。

為避免造成間斷，當您要將無間斷文件編號套用至新核准的供應商發票和調整時，請勿重新開啟已關閉的期間。當會計日期早於最後一份文件的會計日期時，序列可能會有間隔。

為避免混淆，無間斷發票號碼的格式應不同於現有發票號碼的格式。您可以使用公司和國家/地區特定的排序規則來決定無間斷數字的模式。

為符合當地對營業交易的法定報告要求，您可以將公司配置為允許按客戶發票核准日期進行會計處理。

要求

若要建立無間斷序列產生器，請為所需的公司啟用此功能。

請指定無間斷序列功能的開始期間，以決定 Workday 何時開始建立產生器。

客戶發票的狀態必須為「已核准」，才能有無間斷發票號碼。但是，對於供應商發票，您必須關閉期間。

為每筆發票、貸項調整、借項調整和貸項重新計費，配置或選取序列產生器規則。Workday 會依據這些規則指派無間斷發票號碼。

若要在發票中包含無間斷發票號碼，請更新您的自訂 BIRT 版面配置，因為它是與標準發票號碼不同的獨立屬性。

限制

在 Workday 為發票指派無間斷序號後，您將無法再取消或變更該發票。請改用發票調整來進行修改。

當您變更現有的配置規則時，這些更新只會套用到新的序列產生器。

您只能編輯或取代未使用的序列產生器。

在您為替代會計工作時間表使用無間斷序列功能建立第一筆發票後，您無法回復為對主要會計工作時間表使用無間斷序列功能。

用戶設定

無影響。

安全性

為以下安全網域配置無間斷序列功能︰

Domain (網域)	注意事項
設定︰「Common Financial Management」功能區中的「Company General」網域。	擁有此網域權限的使用者可以啟用無間斷序列功能，並配置序列產生器規則。
設定︰「通用財務管理」功能區中的「稅務」網域。	擁有此網域權限的使用者可依法定發票類型，在已核准的客戶或供應商發票上配置無間斷序列產生器規則。
「公開報告項目」網域。	擁有此網域權限的使用者可以建立自訂報告，以顯示發票號碼或無間斷文件號碼。

業務流程

當發票文件日期不是今天的日期時，若要為客戶發票配置按時間順序的無間斷序號，您可以在業務流程規則條件中新增自訂驗證。

報告

如果指定期間有無間斷號碼，您可以使用所有現有的標準報告，追踪有無間斷文件號碼的公司發票。

您可以在自訂驗證中，使用 「客戶發票文件」
業務物件的

「發票日期在關閉期間內」

自訂報告欄位，在客戶發票上配置按時間順序排列的無間斷序號。

整合

您可以使用這些 Web 服務進行無間斷序列功能︰

Web 服務	注意事項
取得公司 ID 定義更新公司 ID 定義	擷取必要的 ID，讓您為公司啟用無間斷序列功能。
取得客戶發票取得客戶發票調整	請更新這些 Web 服務的 EIB 範本，以支援無間斷發票號碼。
匯入客戶發票	可讓您新增或更新具有無間斷序號的客戶發票。
提交客戶發票提交客戶發票調整	讓您能夠以無間斷序號開立客戶發票並進行調整。

啟用此功能時，請將您的整合範本更新為使用無間斷發票號碼，而不是標準發票號碼。

連結和觸點

為公司啟用無間斷序列功能後，此功能將延伸至來自資助、計費時間表和可計費專案的所有發票和調整。

Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。在 Workday Community 深入了解 Workday Touchpoints Kit (Workday 觸點套件)。