概念：从采办到付款集成
本主题提供有关采办到付款 REST API 的概述和使用指导。
概览
通过采办到付款集成，与Workday VNDLY 共存的外部采办系统可可见性并报告您公司的延伸性劳动力支出。预算、工作说明书 (SOW)和工作单的数据交换通过与采办系统无关的 API 进行，这些 API 在 VNDLY 和采办系统之间交换数据和信息。这些 API 设计用于数据共享，而不是用于系统与系统之间的直接应用程序编程接口 (API)关系。
与系统无关的 API 依赖于轻量级的中间件流程，该流程可确保 VNDLY 与采办系统之间交换的数据格式准确且兼容。该中间件提供一致的集成，从而简化采办操作和跨任何采办系统维护数据。
采办到付款构成 | 集成功能 |
|---|---|
采购申请 (PR) 申请 | 在供应商接受录用 (v)；录用函 (n)后，您可以在采办系统中立即请求，申请( PR)。 |
采购单查询 | 您可以在采办系统中检查 PR 的状态，并在 PR 获得批准后返回采购单 (采购单 (PO)) 编号。 员工在 VNDLY 中完成入职流程后，可以从采办系统中检索采购采购单 (PO)。 在 PR 获得批准并签发采购采购单 (PO)之前，VNDLY 并未完成入职。 |
采购单变更 | 如果采购单采购单 (PO)金额因收费费率或指定日期发生更改而发生变化，您可以提交采购单 (PO)变更请求。 如果对工作单进行修改，从而更改预算金额，则会在采办系统中发起采购单 (PO)更改。 采购采购单 (PO)更改在采办系统中获得批准之前，所做的修改不会在 VNDLY 中生效。 |
货物接收 (GR) | 您可以将时间和费用交易发送到采办系统以进行对账；调节；核对。 在 VNDLY 中处理完发票后，工时表和费用将作为货物接收发送到采办系统。 |
成本对象 | 您可以将准确的成本对象（费用代码）导入到 VNDLY，以便将工时和费用分配到正确的账户。 |
在使用应用程序编程接口 (API)之前，您必须配置公司设置。请参见：步骤：为从采办到付款的集成配置公司设置 .
用途
有关流程中每个步骤的更多详细信息，请参阅以下部分：
导入成本对象或使用现有成本对象
要简化集成流程，您可以使用现有的导入成本对象或导入费用代码表。使用现有的导入对象或表，可以将费用代码字段和配置导入到 VNDLY 中，并将其直接映射到采办系统中的字段和配置。上传后，可以在作业和工作单表单中查看费用代码字段。
要访问“费用代码定义”导入，请访问：
更多 > 公司设置 > 工时和发票开具 > 费用代码
。此步骤无需调用应用程序编程接口 (API) 。上传的费用代码定义文件必须采用JSON文件格式。
创建职务或工作说明书（ 工作工作说明书 (SOW)）
创建作业或工作说明书 (SOW)“”时，资源经理可以在 VNDLY
职务表单
的“费用代码成本分配”中从导入的费用
代码中进行选择，从而确保在员工入职时所有关联的工作单都可以使用相应的费用代码。资源经理在 VNDLY 中创建作业或工作说明书 (SOW)时，可以向该作业或工作说明书 (SOW)添加多个费用代码。如果多个费用代码分配给了一个作业或工作说明书 (SOW)，则经理可以在
职务表单
上为每个费用代码设置分配百分比或在工作说明书 (SOW)上设置币种金额。经理可以输入职位数和作业持续时间，还可以在启用预算后修改预算。当作业有效时，供应商可以为候选人申请候选人，并且可以对申请者进行面试。此时，工作说明书 (SOW)或工作单将被锁定，无法进一步编辑，直到获得批准或被拒绝。对于 VNDLY 中的作业候选人页面和工作单页面上的
“修订状态”
修订状态通知，该通知显示为“已申请采购申请，等待审批”
。使用 API 进行员工入职和申请请购
在发布作业、员工获得批准并发放录用 (v)；录用函 (n)后，工作单的状态将设置为
“准备入职”
。在此阶段，可通过“事件”/“更改源” 应用程序编程接口 (API)获取应用程序编程接口 (API)事件。这些事件可用于向采办系统指示现在可以创建采购请购, 申请。可以在活动日志中查看采办系统的请购, 申请购状态（请购, 申请已申请采办），以便您可以在整个采办流程中跟踪该状态。
Get a List of Purchase Requisition Requests
触发事件/方案 | 应用程序编程接口 (API)名称 | API |
|---|---|---|
员工获得批准且录用 (v)；录用函 (n)被接受。 返回状态为的工作单列表 purchase_order.requested 待审批 | 事件/变更源 | GET ~/services/program/events/v2/change_feed/ 种类： purchase_order.requested |
事件应用程序编程接口 (API)会返回
id
与此采购请购, 申请相关联的工作单的使用id
查询“员工订单详细信息应用程序编程接口 (API)”，该 API 会返回与工作单关联的预算和费用代码详细信息。Get Work Order Details
触发事件/方案 | 应用程序编程接口 (API)名称 | API |
|---|---|---|
使用工作单 id 编辑“ ” ，以返回审批工作单必填; 必选; 必修的详细信息。 | 工作单/工作单详细信息 | GET ~/services/program/work_orders/v2/work_orders/{id}/
|
获取工作说明书 (SOW)详细信息
触发事件/方案 | 应用程序编程接口 (API)名称 | API |
|---|---|---|
使用工作说明书 (SOW) id 中的“”，以返回审批工作说明书 (SOW)应用程序编程接口 (API)必填; 必选; 必修的详细信息。 | 工作说明书/工作说明书详细信息 | GET ~/services/program/sows/v2/sows/{id}/
|
在采办系统批准或拒绝请购, 申请购请求，申请之前，工作单更新将处于禁用状态。
提交工时表和发票
您可以根据工作单上的费用代码提交工时表和发票。此流程可确保准确跟踪人工和费用，从而促进高效的收费和付款工作流。请参见：示例：为采办系统创建自定义发票报告 .
采办系统可使用 VNDLY 自定义报告应用程序编程接口 (API)查询确认和批准发票所需的发票详细信息。输入和提交时间时，费用代码信息会自动填充在员工的
“工时表汇总”
中。使用 API 获取发票数据、确认和批准
您可以使用 API 来获取待审批的发票申请列表。然后，您可以使用 API 从采办系统获取发票状态为“已确认”或“已批准”。这些操作可更新发票活动日志，从而向用户告知采办系统提供的发票状态。
您可以在以下情况下使用参考编号跟踪发票并与采办系统同步发票：
invoice_request_ref_id
发票申请列表和发票申请详细信息
触发事件/方案 | 应用程序编程接口 (API)名称 | API |
|---|---|---|
Get Invoice Request List 在 VNDLY 中提交发票以待审批时。 | 发票/发票申请列表 | GET ~/services/program/invoices/v2/invoice_requests/ 请求主体 limit ：每页返回的结果数。offset ：从中返回结果的初始索引。返回用于查询工作单的编号： invoice_request_ref_number 用于查询自定义报告应用程序编程接口 (API)以接收与发票关联的预算和费用代码详细信息。invoice_request_ref_id 用于确认并批准 的发票请求，申请。 |
Get Invoice Request Details 在 VNDLY 中提交发票以待审批时。 | 发票/发票申请详细信息 | GET ~/services/program/invoices/v2/invoice_requests/{id} 请求正文： id ：发票请求，申请参考编号 |
使用自定义报告应用程序编程接口 (API)获取发票详细信息
当前的实施是使用 VNDLY 自定义报告应用程序编程接口 (API)来获取发票详细信息。请参见：示例：为采办系统创建自定义发票报告 .
触发事件/方案 | 应用程序编程接口 (API)名称 | API |
|---|---|---|
使用自定义报告 id 和自定义报告参数，获取发票的详细信息。 | 自定义报告/运行自定义报告 | GET ~/services/program/custom_reports/v2/custom_reports/ 请为自定义报告“”使用正确的参数名称。 参数在“保存的报告”中预定义，并通过“参数”查询参数传递。参数字符串必须包含参数名称和应用于“保存的报告参数”的值。 |
确认并批准发票
触发事件/方案 | 应用程序编程接口 (API)名称 | API |
|---|---|---|
确认 ：采办系统已成功接收发票详细信息。 采办系统可以向 VNDLY 发送收到请求，申请的确认。指示采办系统已成功接收发票的更新活动日志。 | 发票/发票申请确认 | POST: ~/services/program/invoices/v2/invoicerequests/acknowledge/ |
批准 ：采办系统批准“”发票。 | 批准发票/发票申请 | POST: ~/services/program/invoices/v2/invoicerequests/approve/
|
作废或拒绝发票
标准发票作废流程与采办到付款集成兼容，但它仍然是一个手动流程，而非自动化流程。为确保发票状态保持同步，必须先在 VNDLY 中将发票作废，然后再在采办系统中进行拒绝。
您可以通过 VNDLY 用户界面将发票作废。发票作废后，可通过“发票”>“发票详细信息”数据集和“状态”字段，使用自定义报告应用程序编程接口 (API)进行查询。这使发票状态能够相应地更新采办系统，并在两个系统中保持同步。
更新工作单并申请审批
更新工作单可能会影响费用代码预算。为了确保预算一致性，采办系统必须批准或拒绝对工作单的任何修改。工作单变更请求的状态（
“待审批”“已确认”“已批准”或“已拒绝”
）会反映在工作单活动日志中。可使用事件/变更源应用程序编程接口 (API)获取采购单更改申请列表。
Get Work Order Change Requests
触发事件/方案 | 应用程序编程接口 (API)名称 | API |
|---|---|---|
返回已修改的工作单的列表。 | 事件/变更源 | GET ~/services/program/events/v2/change_feed/ 种类： purchase_order_change.requested |
当提出工作单修订请求，申请时，在采办系统批准或拒绝该请求，申请之前，该工作单将被锁定，无法进一步修订。这可以确保我们的系统与采办系统之间的同步。应用程序编程接口 (API)端点可用于确认、批准和拒绝工作单更新。
确认、批准或拒绝工作单更新申请
触发事件/方案 | 应用程序编程接口 (API)名称 | API |
|---|---|---|
确认 ：采办系统已收到变更单。采办系统可以向 VNDLY 发送收到请求，申请的确认。 更新活动日志表明采办系统已成功接收工作单变更请求。 | 采购单变更确认 | POST ~/services/program/purchase_orders/v2/purchase_order_changes/acknowledge/
|
批准 ：更新工作单活动日志，表明工作单变更请求已获批准。 变更会反映在工作单上。 工作单已解锁。 | 批准采购单变更 | POST ~/services/program/purchase_orders/v2/purchase_order_changes/approve/
|
拒绝 ：更新工作单活动日志，指明工作单变更请求已被拒绝。 不会对工作单进行任何变更。 工作单已解锁。 | 采购单变更拒绝 | POST ~/services/program/purchase_orders/v2/purchase_order_changes/reject/
|