设置时需考虑的事项：学生活动计划
在规划学生活动计划的配置和使用时，您可以利用本主题来帮助做出决策。本主题解释了以下内容：
- 设置目的。
- 如何与 Workday 的其他功能协同工作。
- 对下游的影响和产品间的交互。
- 安全性要求和业务流程配置。
- 实施前要考虑的问题和限制。
如需了解完整的配置详细信息，请参阅详细的任务说明。
用途
学生活动计划会将活动事项（例如通知或电子邮件）分组，并在排定的时间将其发送给接收人。
功能优势
学生活动计划让您能够提前排定相关活动事项的时间表，从而为您节省时间和精力。您还可以灵活地自定义活动事项的接收人。您可以使用：
- 自定义报告，以定义活动计划适用的学生受众。
- 接收人类型，以向受众中与学生有关联的人员（例如家长或推荐人）发送活动事项。
- 设置条件规则，以向部分受众发送单个活动事项。
用例
学生活动计划的用例包括：
- 用于招生活动的市场营销宣传您的机构，向与您取得联系的潜在候选人发送欢迎消息，邀请他们申请，并提醒他们有关申请的截止日期。
- 提醒学生临近的注册截止日期。
- 来自其他框架的补充通知。示例：一经配置，Workday 会在学生的经济资助奖励支出后通知学生。您可以使用活动计划来发送跟进电子邮件，提醒学生接受奖励。
要考虑的问题
问题 | 需考虑的事项 |
|---|---|
您需要向哪些学生受众发送活动事项？ | 每个活动计划都支持单个学生受众，您可以使用学生条件规则来缩小各个活动条目的受众范围。请考虑创建尽可能广泛的学生受众，以增加每个条目的选项并减少需要维护的计划数量。 |
您是否计划使用学生条件规则来缩小各个活动条目的受众范围？ | 创建学生条件规则时，请确保条件规则的种类和学术单位与活动计划的种类和学术单位保持一致。 |
您可以让多少个接收人不经审批地同时接收活动事项？ | 您可以指定活动计划的接收人阈值，即接收人数达到一定阈值后，Workday 需要在发送活动事项前经过审批。通过接收人阈值，您可以更好地控制高度可见的通讯，并帮助您避免向大量接收人发送错误的通讯。
您可以为机构配置默认阈值，也可以为活动计划配置自定义阈值。 |
收件人可能使用哪些类型的电子邮件地址？（示例：机构、家庭、工作） | 您可以设置活动计划向其发送电子邮件的电子邮件类型的优先级。如果收件人在 Workday 中有多个电子邮件地址，Workday 会将电子邮件发送到优先级列表中的第一个适用的电子邮件类型。收件人不会在每个适用的地址收到重复的电子邮件。
如果收件人不具有任何已设置优先级的电子邮件类型，则即使他们在 Workday 中具有其他电子邮件类型，他们也不会收到来自活动计划的电子邮件。 |
您是否计划发送打印的活动事项？ | 您只能将打印的活动事项发送给收件人类型为“学生”的人员。
Workday 不会将打印的活动事项直接发送给收件人。相反，当活动计划运行时，Workday 会向邮件协调员的“我的任务”发送任务。邮件协调员负责打印和邮寄已打印的活动事项。 |
活动计划需要多久运行一次？ | 当活动计划运行时，Workday 会评估其中的所有活动条目及其整个学生受众。然后，Workday 会发送符合条件的接收人尚未收到的任何有效活动事项。
为优化性能，请评估实际需要的计划运行频率，并考虑仅根据需要运行计划。许多沟通每天进行一次即可，但有一些沟通可能需要一天进行多次。紧急事项可能需要更频繁的运行，例如每 15 分钟一次。 |
活动计划应何时运行？ | 您可以为活动排定时间表，定期为您的机构评估所有活动计划。Workday 建议仅配置 1 个机构级时间表。您还可以为需要不同运行频率的各个活动计划配置时间表。
为了优化性能，请避免将任何活动排定在“学生夜间作业编排”之前或之后 1 小时。Student Nightly Job Orchestration 的开始时间为您所在时区的 01:00:00；如果您尚未为租户配置时区，则开始为太平洋时间。 |
建议
- 创建尽可能广泛的学生受众，同时仍能实现活动计划的目标。您始终可以缩小计划中单个活动条目的受众范围，但无法扩大受众范围。广泛的学生受众减少了您需要创建和维护的活动计划数量。
- 避免根据保存的搜索创建学生受众。只有保存的搜索的创建人才能访问保存的搜索，如果创建人退出该机构，则保存的搜索将变得不可访问。
- 为您的机构配置收件人阈值，以避免错误地向大量受众发送通信。
- 为优化性能，请将活动计划排定为根据需要运行，并避免在学生每晚作业编排之前或之后 1 小时排定运行时间表。
要求
无影响。
限制
无影响。
租户设置
在
“编辑租户设置 - 通知”
任务中，配置各种租户级通知设置，包括：
- 用于电子邮件通知的“默认 SMTP 配置”。
- 推送通知的“学生”流转规则
安全性
域 | 需考虑的事项 |
|---|---|
“Campus Engagement”功能区域中的 “Manage: Student Audiences” 域。 | 使您能够创建、编辑、停用和删除学生受众。 |
“Academic Advising”功能区域中的 “Set Up: Student Eligibility Rules” 域。 | 使您能够创建和编辑学生条件规则。 |
业务流程
业务流程 | 需考虑的事项 |
|---|---|
活动计划事件
| 使您能够创建、编辑和复制学生活动计划。 |
学生消息事件
| 使您能够创建、编辑和复制学生消息。 |
学生打印条目事件
| 使您能够创建、编辑和复制打印的活动事项。 |
打印的活动事项指定事件
| 使您能够查看、发送和通知用户有关打印的学生活动事项的信息。 |
报告
您可以使用以下报告来跟踪活动事项、活动计划和活动操作：
- 查找学生活动条目
- 查找学生活动计划
- 查看已排定的学生活动运行时间表
集成
您可以使用以下 Web 服务导入和导出学生受众：
- 获取学生受众
- 添加学生受众
关系和关联点
功能 | 需考虑的事项 |
|---|---|
Notification Designer | 您可以使用通知模板来自定义学生消息的布局和设计。 |
Workday Studio | 您可以使用 Workday Studio 创建自定义业务布局，以用于打印的学生活动条目。 |