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上次更新时间 ：2023-06-23
创建和发布 Docs 模板

创建和发布 Docs 模板

安全性：“System”功能区域中的以下域：
  • 云盘
  • “Docs”
  • 文档库
创建和发布模板时，请注意以下事项：
  • Docs 不支持将基于文本块的模板自动转换为 Docs 模板格式。
  • Docs 不支持在模板之间使用可重用内容。示例：如果两个模板中存在相同的内容，则您需要在这两个模板中都进行更新。
  • 如果要自动与一组用户共享 Docs 模板，您可以在云盘中与单个用户或安全组共享一个文件夹，然后将新模板放入该文件夹中。
  • Docs 不支持在将来日期自动发布。如果您需要将变更保留到指定日期，则需要在该日期手动发布变更。
  • Docs 不支持多个用户同时编辑或发布模板。
  • Docs 不支持从右到左 (RTL) 的语言格式设置。
  • 当您创建新模板时，即使您尚未发布新模板，也可以针对业务流程配置该模板。在您发布此文档之前，由此生成的文档将为空白。我们建议您在发布业务流程模板之前对其进行配置。
  • 如果您上传的是先前下载的模板文件，请确保先发布该文件，然后再将其配置到业务流程。
  1. 从“云盘”中选择
    “新建”
    >
    “文档模板”
    ，然后为模板命名。
    对于 DocuSign，您必须使用名称 与 少于 100 个字符。对于 Adobe Sign，姓名不能包含特殊字符，例如“与”号。。
    在适用时，Workday Docs 会自动设置 R产生的 d文档 expiration o偏移设置为 10 年；目前，此值不可编辑。
  2. 选择来源。
    该 source 是对文档使用
    “生成文档”
    步骤的业务流程类型。示例：
    “录用”
    业务流程类型可以是 ssource。
  3. 选择一个种类。
    通过种类，您可以在 Workday 中组织和管理与员工或其他对象关联的不同类型文档。您可以使用基于段的安全组来限制文档种类。 that 显示 “”提示中的“”。
  4. （可选） 选择
    语言
    添加语言
    ， 以添加 基本语言。
    当您创建模板时，Workday Docs 会将基本语言设置为英语。A新增任何语言实例 使用 更新英文内容作为已翻译模板的起始内容。
    时间保存对源语言的更改后，您通过源语言模板创建的任何新语言实例都将复制新的源语言内容。
    现有的模板语言实例会保留相同的内容。
    我们建议在“语言”对话框中将基本语言变更作为单独的操作与添加新的语言实例分开进行。如果您打开“语言”对话框，然后更改基本语言、添加语言，然后保存，则新语言将继承先前基本语言的内容，而不是刚选择的基本语言。
  5. 向模板添加内容。
    模板最初处于“未发布”状态。
    A
    已发布
     或
    未发布的变更
     模板顶部会显示模板，用于指示内容状态。
  6. （可选）单击
    “语言”
    “添加语言”
    ，为模板添加新语言实例。
    当您创建语言实例时，Docs 会将源语言的现有内容复制到新实例中。然后，您可以将该内容作为向导，手动将其替换为所需语言的内容。
    您可以使用与模板内容相同的方式创建和管理页眉和页脚中的翻译内容。每种语言都有单独的页眉和页脚。
    语言实例没有任何特定语言要求；语言名称只是一个标识符，可帮助您跟踪模板中的不同语言实例。
    如果将生成的文档发送给用户，而该用户的首选语言与任何已定义的语言实例均不匹配，则 Workday 会向该用户发送源语言文档。
  7. 单击
    “发布”
    ，使当前内容在模板中处于有效状态。
    时间 发布模板后，业务流程将开始在生成文档时使用更新的模板。
    单击
    “发布”
    后，如果模板中存在任何错误，则会执行以下操作：
    • 如果数据字段、条件规则或图片中存在一个或多个错误，则文本编辑器下拉列表和页眉/页脚下拉列表中该语言对应语言的旁边会显示一个红点。
    • 如果有任何语言存在错误，文本编辑器下拉列表和页眉/页脚下拉列表周围会显示红色边框。在您修复所有语言实例中的所有错误之前，红色边框将一直显示。
    • 条件规则或数据字段面板中会显示红色横幅和复选框，使您能够仅显示存在错误的规则或字段。
  8. 根据需要对模板进行其他更改。在您做出变更后，其状态会更改为“未发布”，并且模板顶部会显示橙色的
    “未发布的变更”
     标志。您对模板所做的变更不会用于该业务流程，直到您单击
    “发布”
     来激活这些变更。