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上次更新时间 ：2023-06-23
创建和发布文档模板

创建和发布文档模板

安全性：“System”功能区域中的以下域：
  • 云盘
  • “Docs”
  • 文档库
创建和发布模板时，请考虑以下事项：
  • 如果您想自动与一组用户共享Docs 模板，则可以与单个用户或安全组共享云盘的一个文件夹，然后在该文件夹中放置新模板。
  • Docs 不支持在将来日期自动发布。如果您要将变更推迟到指定日期，则需要在该日期手动发布。
  • Docs 不支持多个用户同时编辑或发布模板。
  • Docs 不支持从从右到左 (RTL) 的语言格式。
  • 创建新模板后，即使您尚未发布新模板，也可以为业务流程配置该新模板。在您发布此文档之前，据此生成的文档为空白。我们建议您在发布模板之前，不要在业务流程中配置模板。
  • 如果您上传以前下载的模板文件，请确保先发布该文件，然后再将其配置到业务流程“”。
  1. 从云盘，选择
    “新建”
     >
    “文档模板”
     ，并为模板命名。
    对于 DocuSign，使用的名称必须少于 100 个字符。对于 Adobe Sign，名称不得包含特殊字符，例如“与”号。
  2. 选择来源。
    来源是文档使用
    “生成文档”
    步骤的业务流程类型。示例：
    “录用”
    业务流程类型可以作为来源。
  3. 请选择种类。
    通过种类，您可以组织和管理与Workday中的员工或其他对象关联的不同类型文档。您可以使用基于段的安全组来限制在提示中显示的文档种类。
  4. （可选）选择
    “语言”
    “添加语言”
    以更改基本语言。
    在您创建模板时， Workday Docs 会将基本语言设置为英语。任何新的语言实例都使用英语内容作为已翻译模板的起点。
  5. 向模板添加内容。
    模板最初处于未发布状态。模板顶部会显示
    “已发布”
    或
    “未发布的变更”
    标志，以指示内容的状态。
  6. （可选）单击
    语言
    添加 语言
    ，为模板添加新语言实例。
    当您创建语言实例时，Docs 会将现有内容从基本语言复制到新实例中。然后，您可以将该内容作为指导，手动将其替换为所需语言的内容。
    您可以采用与模板内容相同的方式来创建和管理页眉和页脚中的已翻译内容。每种语言都有单独的页眉和页脚。
    如果生成的文档发送给用户时，该用户的首选语言与任何已定义的语言实例均不匹配，Workday会向该用户发送基本语言文档。
  7. 单击
    “发布”
    使模板中的当前内容有效。
    在您发布模板后，业务流程在生成文档时将开始使用更新的模板。
    当您单击
    “发布”
    时，如果模板中存在任何错误：
    • 如果语言实例的数据字段、条件规则或图片中包含一个或多个错误，则在文本编辑者下拉列表和页眉/页脚下拉列表中，语言旁边会显示一个红点。
    • 如果有任何语言存在错误，则文本编辑者下拉列表和页眉/页脚下拉列表周围会显示红色边框。除非您修复所有语言实例中的所有错误，否则系统将显示红色边框。
    • 条件规则或数据字段面板中会显示红色横幅和复选框，使您能够仅显示出错的规则或字段。
  8. 根据需要对模板进行其他更改。在您进行更改后，其状态将变为未发布，并且橙色的
    “未发布变更”
    标志将显示在模板顶部。您对模板所做的变更不会用于该业务流程，除非您单击
    “发布”
    来激活这些变更。