为客户发票电子邮件设置工作流通知
要检查、审批发票以及通过电子邮件将其发送给客户，您可以在业务流程中配置工作流通知。 您还可以创建基于段的安全组，以便只有授权用户才能创建或编辑模板。
通过工作流通知，您可以定义：
- 电子邮件模板
- 触发电子邮件事件的次数
- 发送电子邮件的条件和规则（以符合您的业务需求）
- 可访问此任务的安全组
- 电子邮件选项和收件人
- 电子邮件或短信。
- 附件行为
- 访问“业务对象的业务流程定义”报告。
- 在“业务对象”提示中，选择您的组织。
- 单击“确定”。
- 在“业务流程定义”列中，选择“客户发票电子邮件事件”。
- 在通知选项卡上，从自定义通知网格的通知列中的相关操作菜单中选择。如果您未看到此选项，请通过从业务流程定义的相关操作菜单中选择来创建新的自定义通知。
- 单击“确定”。
- 完成“编辑工作流通知”任务：
选项 描述 重设电子邮件模板选择用于定义电子邮件外观和内容的自定义发票电子邮件模板。触发器选择业务流程状态或事件的启动时间。条件和规则您可以配置规则来确定 Workday 是否应发送通知，以及何时应发送通知。重复对象Workday 会自动将此提示设置为“要通过电子邮件发送的客户发票”。在某些情况下，Workday 会阻止您通过电子邮件发送发票，前提是您：- 打印操作组中有多个客户。
- 无效的重复配置。
有关有效的重复启用实例的列表，请参见参考信息：客户文档业务流程事件的重复启用实例。重复条件和规则您可以配置条件，用于筛选外部字段的相关实例，从而仅为已筛选出的实例发送通知。示例：您要为 Global Modern Service (GMS) 北美地区的某个公司层次结构打印客户发票。您需要为层次结构下的公司使用多个自定义电子邮件配置，例如 GMS 美国东部、GMS 美国西部、GMS 加拿大和 GMS 墨西哥。您可以修改北美公司层次结构的“客户发票电子邮件事件”业务流程定义，从而使用基于打印操作中的公司重复规则和基于公司电子邮件首选项的电子邮件配置来创建自定义通知。然后，您可以在打印操作中为“发件邮箱”“发件人显示名称”“回复到”字段使用合适的电子邮件配置。收件人选择一个或多个电子邮件接收人。 您可以在“电子邮件地址”版块中指定其他电子邮件。Workday 会将电子邮件发送到您在客户概要中定义的付款联系人，以及您在此处输入的任何电子邮件地址。组选择一个或多个可以执行此任务的安全组。电子邮件选项选择：- 默认向收费联系人的家庭和工作电子邮件地址发送电子邮件。
- “先工作，后家庭”，将通知先发送到工作电子邮件地址。如果您未设置任何工作电子邮件地址，但至少有一个家庭电子邮件地址，Workday 会将通知发送到家庭电子邮件地址。
- “仅限家庭”，仅向家庭电子邮件地址发送 1 条通知。如果您尚未定义家庭电子邮件地址，Workday 不会发送通知。当您有多个家庭电子邮件地址时，Workday 会将电子邮件发送到常用的家庭电子邮件地址。
- “仅工作地址”，仅向工作电子邮件地址发送 1 条通知。如果您尚未定义工作电子邮件地址，Workday 不会发送通知。如果您有多个工作电子邮件，Workday 会将电子邮件发送到常用的工作电子邮件地址。
- 填写此任务的“附件”版块：附件选项发票上指定的附件标志结果关联到发票的附件不可用Workday 会包含与电子邮件中的客户发票关联的所有附件，并忽略您在发票上指定的附件标志。如果您使用第三方软件生成发票，请选择此选项。未提供给客户的附件不可用Workday 不会向客户提供任何直接附件或参考附件。用于打印操作的 PDF（业务流程通知）
- 选中了提供给客户
- 选中了“与发票一起打印”
打印发票时，包括 PDF 文件中的所有附件。已向客户提供但未包括在打印操作中的附件与用于打印操作的 PDF（业务流程通知）- 选中了提供给客户
- 未选中“与发票一起打印”
以 1 个 PDF 文件打印所有发票，并在每张发票的电子邮件通知中分别包含所有附件。未提供给客户的附件与用于打印操作的 PDF（业务流程通知）- 选中了提供给客户
- 选中了“与发票一起打印”
- 未选中“与发票一起打印”
打印发票，并在生成的 PDF 文档中仅包括已启用“与发票一起打印”标志的附件。Workday 会在电子邮件通知中单独发送未启用此标志的附件。未提供给客户的附件与用于打印操作的 PDF（业务流程通知）- 未选中“提供给客户”
- 未选中“与发票一起打印”
以 1 个 PDF 文件打印所有发票，并在电子邮件通知中包括单独标记为供内部使用的附件。附件输出取决于您在向发票添加附件时指定的标志。 - 单击“确定”。