设置客户发票电子邮件的工作流通知
要检查、审批发票并通过电子邮件发送给客户，您可以在业务流程中配置工作流通知。 您还可以创建基于段的安全组，以便只有授权用户才能创建或编辑模板。
通过工作流通知，您可以定义：
- 电子邮件模板
- 触发电子邮件事件的时间。
- 符合您业务需求的电子邮件发送条件和规则。
- 可访问此任务的安全组
- 电子邮件选项和收件人
- 电子邮件或短信。
- 附件行为
- 访问“业务对象的业务流程定义”报告。
- 从“业务对象”提示中，选择您的组织。
- 单击“确定”。
- 从“业务流程定义”列中，访问“客户发票电子邮件事件”。
- 在“通知”选项卡上，从“自定义通知”网格中“通知”列的相关操作菜单中，访问 。
- 单击“确定”。
- 完成“编辑工作流通知”任务：
选项 描述 重设电子邮件模板选择用于定义电子邮件样式和内容的自定义发票电子邮件模板。触发器选择业务流程状态或事件的启动时间。条件和规则您可以配置规则来确定 Workday 是否应发送通知，以及何时应发送通知。重复对象Workday 会自动将此提示设置为“通过电子邮件发送的客户发票”。在某些情况下，当您出现以下情况时，Workday 会阻止您通过电子邮件发送发票：- 打印操作组中存在多个客户。
- 无效的重复启用配置。
有关有效重复启用实例的列表，请参见 参考信息：客户文档业务流程事件的重复启用实例。重复操作的条件和规则您可以配置条件来筛选外部字段的相关实例，从而仅为筛选出的实例发送通知。示例：您为 Global Modern Service (GMS) North America 的公司层次结构打印客户发票。您需要为层次结构下的公司使用多个自定义电子邮件配置，例如 GMS 美国东部、GMS 美国西部、GMS 加拿大和 GMS 墨西哥。您修改北美公司层次结构的“客户发票电子邮件事件”业务流程定义，以创建自定义通知，该通知具有基于打印操作中的公司的重复条件规则和基于公司电子邮件首选项的电子邮件配置。然后，您可以在打印操作中为“发件人邮箱”“发件人显示名称”“回复收件人”选择合适的电子邮件配置。收件人选择一个或多个收件人作为电子邮件的发送目标。 您可以在“电子邮件地址”版块中指定其他电子邮件。Workday 会将电子邮件发送到您在客户概要中定义的付款联系人，以及您在此处输入的任何电子邮件地址。组选择可以执行此任务的 1 个或多个安全组。电子邮件选项选择：- 默认向收费联系人的家庭和工作电子邮件地址发送电子邮件。
- “先工作，后家庭”，将通知先发送到工作电子邮件地址。如果您未设置任何工作电子邮件地址，但至少有一个家庭电子邮件地址，Workday 会将通知发送到家庭电子邮件地址。
- 选择“仅限家庭”，仅向家庭电子邮件地址发送 1 条通知。如果您尚未定义家庭电子邮件地址，Workday 不会发送通知。如果您有多个家庭电子邮件地址，Workday 会将电子邮件发送到常用的家庭电子邮件地址。
- “Work Only”：仅向工作电子邮件地址发送 1 条通知。如果您尚未定义工作电子邮件地址，Workday 不会发送通知。如果您有多个工作电子邮件地址，Workday 会将电子邮件发送到工作常用电子邮件地址。
- 完成任务的“附件”版块：附件选项发票上指定的附件标志结果链接到发票的附件不适用Workday 会在电子邮件中包含与客户发票关联的所有附件，并忽略您在发票上指定的附件标志。如果您使用第三方软件生成发票，请选择此选项。未提供给客户的附件不适用Workday 不会向客户提供任何直接附件或参考附件。用于打印操作的 PDF（业务流程通知）
- 选中“提供给客户”
- 选中“与发票一起打印”
打印发票时包括 PDF 文件中的所有附件。已提供给客户但未包括在打印操作中的附件与用于打印操作的 PDF（业务流程通知）- 选中“提供给客户”
- 未选中“与发票一起打印”
在 1 个 PDF 文件中打印所有发票，并在每张发票的电子邮件通知中单独包括所有附件。未提供给客户的附件与用于打印操作的 PDF（业务流程通知）- 选中“提供给客户”
- 选中“与发票一起打印”
- 未选中“与发票一起打印”
打印发票，并在生成的 PDF 文件中仅包括启用了“与发票一起打印”标志的附件。Workday 会在电子邮件通知中单独发送未启用该标志的附件。未提供给客户的附件与用于打印操作的 PDF（业务流程通知）- 未选中“提供给客户”
- 未选中“与发票一起打印”
在 1 个 PDF 文件中打印所有发票，并在电子邮件通知中包括单独标记为内部使用的附件。附件输出取决于您在向发票添加附件时指定的标志。 - 单击“确定”。