记录客户付款
在“Customer Accounts”功能区域中，配置
“客户付款应用事件”
业务流程和安全性。记录客户付款收据，并将其应用于发票和发票调整。同时，您还可以记录存款。
在您记录客户付款时：
- 如果客户超额支付发票金额，您可以将超额付款应用于其他未结发票或将其记账。
- 如果您将其记账，则可以稍后将其应用于其他发票，或进行退款。
- 如果您输入零付款金额，则可以抵销净额为零的多张发票和调整。
- 访问“记录客户付款”任务。输入“付款信息”时，请参考以下信息：
选项 描述 汇付客户如果您要应用付款或选择了“准备自动应用”，则为必填字段。付款币种当您在客户概要中指定“默认币种”时，Workday 会自动填充币种。付款总金额您可以将付款金额设置为 0，以结清未结条目，而无需在客户付款中包括付款金额。付款参考您可以在银行往来对账期间用于识别此付款的参考信息。示例：对于支票付款，请输入支票号。创建存款选中此复选框可为已记录的付款自动创建存款。指定“银行账户”和“存款参考号”的值。当您为单笔付款创建存款时，Workday 会将付款应用和存款创建为 1 个应收账款交易。如果存款中的公司与代表客户付款的客户发票上的公司不同，则 Workday 在记录付款时不会创建存款。您需要单独记录存款。在记录零金额客户付款时，您无法创建客户存款。文档链接如果您将支持性文档或图片存储在外部存储库中，请输入该位置的 URL。保存交易后，Workday 会将该 URL 显示为图片的实时超链接。审批人可以在审批交易之前参考此文档。Workday 会验证该链接，以确保它具有由安全管理员定义的有效统一资源标识符 (URI) 模式。此流程可提供额外的安全性，有助于避免外部链接中包含恶意内容。要添加有效的 URI，请在“Maintain External Link Validation”任务中将“Link Type”设置为“Customer Invoice Document Link”。当外部内容的位置发生变更时，请确保在 Workday 中更新 URL。 - （可选）选择“付款选项”时，请参考以下信息：
选项 描述 已做好自动应用准备对于要使用“自动应用客户付款”任务对发票应用的付款，请选中此复选框。您可以逐一记录多笔付款，然后运行自动应用任务以一次性应用所有付款。如果您记录零金额付款，则无法选中此复选框。不将付款应用于冻结的发票选中此复选框后，Workday 不会在“应用客户付款”网格中显示冻结的发票。应用时仅显示匹配的发票选中此复选框可筛选“应用客户付款”任务中的网格，以仅显示与“汇款通知”中的参考信息匹配的发票。 - （可选）输入“汇款通知”时，请参考以下信息：您不能为零金额付款输入汇款通知。
选项 描述 发票搜索此客户的特定发票。待支付金额支付发票上的部分金额，或根据应付金额全额付款。其他汇款信息您可以使用“汇款通知类型”字段参考要支付的发票，从而通过以下信息识别发票：- 合并的发票
- 客户编号
- 客户名称
- 发票号
- 其他
- 采购单号
“详细信息”字段中输入相应的文本值。汇率当发票币种不同于付款币种时，您可以在汇款通知的“汇率”选项卡上的“手动重设汇率”字段中手动重设汇率。 - （可选）通过访问“维护自定义验证”任务创建严重级别验证和警告消息，以防止在记录或编辑付款时出现处理错误。
您可以根据所选选项记录、应用和存入付款。
当您配置：
- “编辑租户设置 - 财务”任务中的“客户付款的编号生成器”，则 Workday 会生成一个唯一编号，该编号在您查看付款时显示为“付款编号”。
- 关键自定义验证，则 Workday 会将付款保存为“草稿”状态，并阻止您应用付款或将其关联到存款。
Workday 仅为已应用和已存入的付款生成会计日记账。
- 访问客户付款相关操作菜单中的“更新汇款通知”任务，编辑客户付款。编辑完成后，访问“自动应用客户付款”任务，将付款与正确的发票进行匹配。
- 您还可以取消、退回、取消应用付款，或记录超额付款，但付款具有处于“草稿”状态的关联客户退款除外。
- 结算未支付的信用卡和直接借记客户付款。结算流程会创建并结算已开具发票的付款。流程完成后，Workday 会更新每笔付款的会计分录。