创建经常性供应商发票
- 对于金额可变的经常性发票，流转发票以供检查，并允许用户根据需要更改金额。在“供应商发票事件”业务流程中，添加“检查供应商发票”操作步骤。添加一个条件规则，用于检查“可变”的经常性供应商发票。
- 设置供应商付款条款。
- 在“Supplier Accounts”功能区域中，配置“经常性供应商发票”业务流程和安全策略。
定义供应商发票模板，以针对货物和服务创建您的公司定期发生的供应商发票。确定经常性供应商发票是否具有“固定”或“可变”的分期金额。
- 访问“创建经常性供应商发票”任务。
- 在各个“发票信息”字段中，指定标头详细信息。Workday 会根据供应商填充“币种”。如果供应商没有默认币种，则 Workday 会根据您的公司设置来填充“币种”。您选择的币种必须是供应商可接受的币种。
- 填写“条款和金额”中的字段：
选项 描述 付款条款选择此合同的付款条款。示例：“2% 10, net 30”或“Net 45”。固定如果发票金额固定不变，且用户不可更改分期，则选择此项。可变如果您希望允许更改分期的“单位成本”“数量”或“合计金额”，则选中此项。频率类型选择经常性发票的频率，例如每月或每季度。单独付款选择此选项可在结算操作期间单独支付发票金额。通过在供应商付款详细信息或默认汇入关联方中选中“始终单独付款”复选框，您可以在一个供应商的所有发票中为此复选框进行填充。默认计税选项Workday 会根据公司会计详细信息来填充此值。Workday 会自动填充标头中的计税选项，但您可以在行级别重设该值。默认税码Workday 会根据供应商填充默认税码。您可以根据需要输入其他税码。Workday 会自动填充标头中的税码，但您可以在行级别重设该值。如果您使用第三方税务服务集成，则 Workday 会隐藏此字段，以支持对第三方税务计算进行跟踪和报告。您可以在“编辑公司税务详细信息”任务中设置第三方服务集成。默认预扣税码Workday 会根据供应商基本资料填充默认预扣税码。您可以根据需要输入其他预扣税码。Workday 会自动填充标头中的预扣税码，但您可以在行级别重设该值。生效日期输入此经常性供应商发票的生效日期。第一个发票日期指定签发第一张发票的日期。结束日期指定经常性供应商发票结束的日期，确保不会处理更多发票。如果跳过此字段，则会根据“总金额”计算结束日期。总金额如果未指定合同结束日期，请指定总金额。Workday 会根据总金额来计算所有经常性分期的总和，并强制实施此金额限制。 - 填写“经常性发票行”选项卡中的字段：
选项 描述 公司如果您选择的公司与标头上的公司不同，则必须设置公司间关系以启用两者之间的交易。条目选择一个条目或支出种类。如果与条目关联的币种与标头中的币种不同，则必须在 Workday 中加载转换汇率。如果您创建零成本的经常性供应商发票，则当您具有经常性发票合同时，您可以向采购中添加免费条目。条目描述如果您选择了一个条目，则您可以重写条目描述。纳税适用性指明该行是否应纳税，如果应纳税，还会指明其可抵扣性。您可以使用纳税适用性来筛选报告中的交易。此选项根据收件地址，按照先采购条目，后支出种类的顺序，从条目特定的税务规则自动填充。如果没有匹配项，则会根据采购条目自动填充。否则将根据支出种类自动填充。税码如果应纳税，则该代码将根据标头上的默认税码自动填充，但您可以重设该代码。预扣税码该代码根据标头上的默认预扣税码自动填充，但您可以重设该代码。税额可抵扣性Workday 会根据指定的纳税适用性和税码，自动填充交易行上的可抵扣百分比。您可以重设此选择。在您指定税额可抵扣性后，Workday 会将可抵扣百分比和分配方法应用于税码内的税率税额。使用“维护税额可抵扣性”任务，可为每个税码指定多个税率的税额可抵扣性。计税选项如果供应商或收款人不收取税费，请选择“计算自评税款”。此选项使您能够将应纳税金额过账到单独的分类账账户。否则，请选择“计算应付供应商税款”，以将支付的税款过账给供应商或收款人。数量为分期指定一个数量。单位成本输入每个单位的成本。合计金额如果您选择了数量和单位成本，则 Workday 会计算合计金额；您也可以输入总金额。备忘录为此发票行输入特定的备忘录。工作标记选择一个或多个工作标记，例如成本中心和地点。 - （可选）填写“汇率”选项卡时，请参考以下信息：对于外币发票，您可以进行调整以实现不同的转换汇率。针对“汇率”选项卡的任何变更都会记录在“有效汇率”字段中，该字段显示的汇率用于将分期金额转换为分类账币种的会计处理。您输入的任何重设值都会触发选中“汇率重设” 复选框。
选项 描述 重设汇率类型选择一个选项，即可重设用于查找汇率的默认汇率类型。重设汇率日期选择一个日期，即可重设用于查找汇率的默认汇率日期。手动重设汇率输入一个汇率即可重设汇率，或在默认汇率不可用时填入一个汇率。默认值此版块基于发票日期显示租户默认汇率。
经常性供应商发票获得批准后，“已排定时间表的分期”选项卡上将显示待处理的和已支付的分期。
在“已排定时间表的分期”相关操作中，可完成以下操作：
- 生成下一张供应商发票。
- 跳过分期。