记录信用证提款
- 为您的公司创建银行汇款规则。
- 使用银行汇款规则中的银行账户为赞助方创建信用证。
- 创建并批准在授予标头中包含信用证的授予。创建并批准授予的收费时间表。
- 为资助交易创建客户发票。
- 在“Grants Management”功能区域中，配置“信用证提款事件（默认定义）”业务流程和安全策略：
- 要记录提款申请的详细信息（例如提款申请日期和确认号），请在“记录收到的信用证提款金额”步骤之前添加“记录提款申请”操作步骤。
- 要记录不同于提款金额的付款金额，请在“记录信用证提款收到的金额”步骤之后添加“调整收到的金额”操作步骤。
- 要将“调整已接收金额”操作步骤仅流转至发起人，请执行以下操作：
- 在业务流程安全策略中，将“调整已接收金额”操作步骤的安全组配置为“记录信用证提款”发起操作的安全组，并添加“发起人”用户组。
- 在业务流程定义中，将发起人添加到“调整已接收金额”操作步骤的安全组。
您可以通过信用证方式从联邦资助、合同和合作社协议中提取已申报的授予费用，并进行记录。预提金额包括公司或公司层次结构下具有相同信用证的所有授予的费用。对于多公司授予，信用证提款会汇总跨公司授予的所有可收费费用。
在记录提款之前，您可以访问
“预生成信用证提款”
报告，预览要提款的金额并导出提款行。- 访问“记录信用证提款”任务。
- 完成此任务时，请参考以下信息：
选项 描述 Company如果要一次从多个相关公司中提取款项，请选择一个公司层次结构。赞助方信用证的赞助方以及使用该信用证的授予的付款赞助方。信用证您只能从赞助方：的信用证中进行选择。排除零提取金额选中此复选框，将仅显示未支付收费金额不为零的提款行。 - 在您检查“信用证提款行”选项卡时，请参考以下信息：
选项 描述 预支编号与授予中的 1 个或多个收费时间表关联的信用证提款编号。每条预支行对应 1 个预支编号。对于每个授予，Workday 会先按授予行对授予行进行分组，然后再按提款编号进行分组，即使在多个授予之间共享多个授予编号时也是如此。对于未与任何提款编号关联的授予行，Workday 会将其分组为每个授予的 1 个提款行，并使用空白的提款编号。如果没有任何授予使用信用证提款编号，则不会显示此列。授予行对于每个授予，通过其收费时间表与该提款编号相关联的授予行，或未与任何提款编号相关联的授予行。行金额与提款编号关联的授予行中的行金额总和（按授予），或在没有提款编号时与授予关联。此值仅供参考，不会影响支出处理。可报销成本的费用提款编号（按授予）或奖励（在没有提款编号的情况下）的可报销成本总计。此金额包括直接支出金额以及设施及管理费。仅当信用证授予具有可报销费用时，才会显示此列。已开具发票的金额对于具有授予的提款编号（或对于没有提款编号的授予），在已批准的客户发票和客户发票调整中已开具发票的总金额。已支付总金额按奖励划分为先前已完成的提款中支付的总金额，或者在没有提款编号的情况下为奖励支付的总金额。应收账款余额已开具发票金额与已支付总金额之间的差额。待预支按授予编号的奖励，从先前的提取中仍在进行的总金额预支金额根据每个奖励的提款编号输入要提取的金额，或者在没有提款编号的情况下为奖励输入要提取的金额。Workday 使用“应收账款余额”与“待提取”金额之间的差额填充此字段。指定的金额不能超出收费限额金额。 - （可选）要查看信用证授予的提款总金额，请访问“授予总计”选项卡。检查“授予总计”选项卡时，请参考以下信息：
选项 描述 收费限额Workday 根据授予标头中的以下设置来限制提取金额：- 收费限额重设。
- 授权金额（如果未定义收费限额重设）。
收费时间表上的收费限额（如果已定义）不会应用于信用证提款。 - （可选）要查看信用证中公司的提款总金额，请访问“公司总计”选项卡。
“信用证提款事件”
业务流程会将交易转至以下步骤：
步骤 | 详细信息 |
|---|---|
检查信用证提款
| 此步骤允许检查人输入不同于默认金额的提取金额。
在检查人批准此步骤后，您可以联系赞助方并申请付款。 |
记录预支申请
| 通过此步骤，您可以记录以下内容：
|
记录已接收的信用证提款金额
| 通过此步骤，您可以输入金额和收到付款的日期。
只有当业务流程定义在此步骤之后包含 “调整已
接收金额”步骤时，您才能输入与已提取金额总计不同的已接收总金额
。 |
调整已接收金额
| 通过此步骤，您可以调整每个授予行中的已收金额，使这些行的总金额等于已收付款总金额。仅当输入的已接收总金额与已提取总金额不同时，Workday 才会转至此步骤。
在继续操作之前，请确保：
|
Workday 仅在以下时间后应用提款付款：
- 审批步骤
- 在没有“审批”步骤时，执行“调整接收的金额”步骤。
- 如果没有“审批”或“调整已接收金额”步骤，则记录“用于信用证提款的已接收金额”步骤。
在付款应用中，Workday 会执行以下操作：
- 创建相应的客户付款和客户存款。
- 根据授予发票应用客户付款。
- 创建提取会计信息。
您可以访问：
- “信用证提款”报告，导出数据以供第三方报告。
- “为记录信用证提款排定时间表”任务来排定将来的信用证提款。
要在提交信用证提款事件后将其取消，请从“我的任务”下的
“存档”
下，访问 “信用证提款事件”
业务流程事件。从“详细信息”
选项卡的“信用证提款”
相关操作菜单中，选择。您只能取消自己发起的提取事件。