Considerações para a definição: pagamentos de estudante

Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso dos pagamentos de estudante. O tópico explica:

Por que essa definição é útil

Como essa definição é integrada ao Workday

Impactos consequentes e interações entre produtos

Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios

Perguntas e limitações a considerar antes da implementação

Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.

Apresentação

Os pagamentos de estudante representam o dinheiro que os estudantes pagam diretamente por suas despesas de estudante. Esses tipos de pagamento também podem atender às despesas do estudante:

Concessões de auxílio financeiro.

Contratos de patrocinador de estudante.

Isenções de estudante.

Vantagens para a empresa

Os pagamentos de estudante permitem que os estudantes paguem pelos encargos de suas contas. Você pode:

Defina as formas de pagamento que você aceita.

Priorizar os pagamentos por aplicativo.

Especifique a quais despesas os pagamentos se aplicam.

Casos de uso

Definir pagamentos de estudante a serem aplicados a certas despesas antes de outras, com base na precedência de pagamento. Exemplo: você pode aplicar pagamentos primeiro à mensalidade do, depois à moradia ou aos livros.

Habilite opções on-line convenientes para os estudantes pagarem saldos de contas de estudante.

Integrar-se a fornecedores terceirizados para permitir que os estudantes e seus representantes façam pagamentos com cartão de crédito.

Candidatar-se a bolsas de estudo externas para despesas de estudantes e informar o escritório de auxílio financeiro para que ele possa incluí-las nos pacotes de auxílio financeiro para estudantes.

Perguntas a considerar

Perguntas	Considerações
Quais opções de pagamento você quer oferecer aos estudantes?	Você pode permitir que os estudantes selecionem entre: Formas de pagamento, como dinheiro , cheque ou cartão de crédito . Categorias, como Pagamento geral ou Mensalidades .
Como você quer que os estudantes paguem as despesas?	Você pode permitir que os estudantes: Fazer pagamentos de despesas individuais, como moradia, mensalidade ou multas de biblioteca. Pagar encargos específicos separadamente de outros encargos.
Você planeja habilitar pagamentos com cartão de crédito para despesas de estudante?	Você pode habilitar pagamentos com cartão de crédito usando um fornecedor terceirizado.
Quais são suas prioridades de pagamento e encargos?	No Workday, os grupos de precedência controlam a prioridade de diferentes pagamentos de estudante e suas cobranças. A Workday recomenda a criação de grupos de precedências adicionais para vários itens de pagamento que se apliquem apenas a cobranças específicas, em vez de um grupo de precedências para vários itens de pagamento. O Workday Student também usa grupos de precedências para: Itens de atribuição Contratos de patrocinador Itens de recusa
A sua instituição usa balanceamento por worktag?	Você pode configurar o balanceamento por worktag para seu locatário. O balanceamento por worktag atribui a worktag de determinação de saldo obrigatória ao lado da compensação dos lançamentos para todas as transações financeiras que usam regras de balanceamento. A maioria das instituições usa Fundo como a worktag de determinação de saldo principal. Se o seu locatário usa balanceamento por worktag, você deve: Configure o balanceamento por worktag antes de criar qualquer transação no Workday Student Financials. Defina uma worktag de determinação de saldo por padrão para pagamentos de estudante excedentes, pois eles não herdam as worktags de determinação de saldo de transações associadas. Depois de ativar o balanceamento por worktag, você não pode desabilitá-lo.

Recomendações

Contabilize os pagamentos de estudante excedentes em uma conta do livro-razão separada para pagamentos de estudante em conta. Essa conta separada permite que você controle pagamentos a maior e inicie reembolsos a estudantes.

Processe seus pagamentos de bolsas de estudo particulares usando a tarefa

Record Student Private Workday Payment

. Essas transações são encaminhadas para o auxílio financeiro, adicionando automaticamente ao total da assistência financeira para o estudante.

Requisitos

Associar todas as unidades acadêmicas a uma empresa. Essa associação permite contabilizar pagamentos de estudante em lançamentos contábeis operacionais e executar relatórios sobre os pagamentos.

Limitações

Estudante Workday:

Requer um fornecedor terceirizado para pagamentos com cartão de crédito e gestão de caixa.

Não oferece suporte a pagamentos de fornecedores terceirizados por meio de dispositivos móveis.

Definição do locatário

Sem impacto.

Security

Configure estes domínios na área funcional Student Financials:

Domínios	Considerações
Gerenciar: pagamento de estudante - Cancelamento Gerenciar: processamento de ajuste de pagamento de estudante Manage: Student Payment Processing	Os usuários podem visualizar, processar, ajustar e cancelar pagamentos de estudante.
Process: Student Payment/Settlement	Os usuários podem visualizar e liquidar pagamentos de estudante.
Relatórios: todos os tipos de transação de pagamento de estudante Relatórios: pagamentos de estudante	Os usuários podem gerar relatórios sobre pagamentos de estudante.
Gerenciar: depósitos de estudante Gerenciar: depósito de estudante - Cancelar Relatórios: depósitos de estudante	Os usuários podem depositar pagamentos de estudante, bem como cancelar e gerar relatórios sobre os depósitos.

Processos de negócios

Processos de negócios	Considerações
Evento de pagamento de estudante	Configure para registrar pagamentos de estudante no Workday.
Evento de depósito de estudante	Configure para depositar pagamentos de estudante no Workday.

Geração de relatórios

Relatórios	Considerações
Localizar depósitos de estudante	Os usuários podem visualizar as informações de depósito, incluindo: Conta bancária Data de pagamento Referência Status Valor total
Localizar itens de pagamento de estudante	Os usuários podem localizar itens de pagamento de estudante com base em nome e tipo de recebimento.
Localizar pagamentos de estudante	Os usuários podem visualizar os pagamentos contabilizados em contas de estudantes e os atributos do pagamento, incluindo: Valor Data Forma de pagamento Estudante

Integrações

Serviços Web	Considerações
Solicitar pagamentos de estudante	Os usuários podem recuperar pagamentos de estudante específicos ou todos os pagamentos de estudante.
Importar pagamentos de taxas de inscrição de estudante	Os usuários podem carregar um grande número de pagamentos de taxas de inscrição para estudantes de uma só vez.
Importar pagamentos de estudante	Os usuários podem carregar um grande número de pagamentos de estudante de uma só vez.
Atualizar item de pagamento de estudante	Os usuários podem criar um novo item de pagamento de estudante ou atualizar um item de pagamento de estudante existente.
Enviar pagamento de estudante	Os usuários podem registrar um novo pagamento de estudante para despesas.

Relações e interações

Os pagamentos de estudante interagem com estes componentes do Workday Financial Management:

Recursos	Considerações
Empresas	O Workday lança a contabilidade dos pagamentos de estudante para a empresa da unidade acadêmica referente ao item de pagamento.
Estrutura de contabilidade financeira	O Workday usa a estrutura contábil de uma empresa em lançamentos operacionais para contabilizar pagamentos de estudante na conta correta.

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.