Considerações para a definição: despesas de estudante

Apresentação

As despesas de estudante representam os custos que o Workday atribui aos estudantes. Os itens de despesa de estudante descrevem o que os estudantes devem, como mensalidade ou moradia.

Vantagens para a empresa

Você pode calcular quanto os alunos devem e apresentar as informações a eles. Os encargos permitem o processamento financeiro posterior, como a cobrança de pagamentos de estudantes e o registro contábil de transações financeiras de estudantes.

Você pode configurar despesas de estudante para trabalhar com o Workday Financial Aid.

Casos de uso

Você pode usar as despesas do estudante para:

Atribuir taxas de mensalidade diferentes para estudantes de pré-seleção e pós-licença.

Cobrar taxas de laboratório.

Cobrar dos estudantes por serviços no campus, como moradia, planos de refeição e serviços de saúde.

Registrar multas por devoluções atrasadas à biblioteca.

Perguntas a considerar

Perguntas	Considerações
Qual departamento define as taxas que sua instituição cobra dos estudantes?	Quando diferentes departamentos são responsáveis por estabelecer as tarifas, consulte cada um deles para entender todos os itens de cobrança que devem ser configurados em sua instituição. Exemplos: O registrador define mensalidades, moradia e taxas obrigatórias. Os serviços opcionais definem os planos de refeições. Serviços de saúde definem tarifas de planos de saúde.
De onde são suas despesas institucionais?	Você pode usar: Taxas com base em inscrições para cobrar dos estudantes com base no número de unidades registradas. Exemplo: cobrar taxas de mensalidade diferentes para estudantes de período integral e meio período. Atribuições de item de cobrança para cobrar de todos os estudantes de uma instituição ou programa de estudo um conjunto comum de cobranças. Exemplo: atribua taxas obrigatórias a todos os estudantes da universidade de Alma Mater. Taxas de curso e taxas adicionais para cobrar dos estudantes por cursos registrados específicos. Exemplo: avaliar as taxas de laboratório de estudantes inscritos em uma seção do BIOL-101. Cursos com taxas não contam para as taxas de registro. Cursos com taxas adicionais podem contar como taxas com base no registro quando não têm taxas de curso. As despesas também podem ter origem em outras fontes. Exemplos: Tarifas de acordo de cobrança Despesas de recuperação de reembolso Despesas contabilizadas manualmente
Qual é a estrutura acadêmica da sua instituição?	As unidades acadêmicas e os pontos de venda podem herdar tarifas com base em registro e itens de cobrança de instituições superiores. Você pode atribuir taxas adicionais com base em registro e itens de despesa a instituições subordinadas e a POS. Você não pode substituir ou remover taxas herdadas ou itens de despesa.
Como você determina as datas de vencimento das despesas do estudante?	Você pode anular a data de vencimento de uma cobrança em determinados pontos no tempo. Exemplos: 20 dias antes do início do período acadêmico. Dois dias após a publicação da despesa. O quinto dia do mês.
Como você ajusta mensalidades e taxas quando um estudante desiste de um curso ou retira-se da sua instituição?	Você pode configurar nos itens de despesa do estudante se as despesas associadas são reembolsáveis e quanto reembolsar. Para despesas parcialmente reembolsáveis, o Workday usa uma programação de ajuste de despesa para ratear as despesas do estudante. A programação define o rateio da cobrança, considerando-se o momento do evento. Você pode vincular programações de ajuste de despesa para cobrar itens por meio de um grupo de programações de ajuste de despesa. As políticas de período de limpeza permitem que os estudantes troquem os registros elegíveis sem repercussões financeiras. Exemplo: quando um registro cancelado é combinado com um novo registro, o Workday não contabiliza um rateio para o registro cancelado.
Quais limites você quer definir para o número de vezes ou o valor total que você pode cobrar dos estudantes?	Você pode vincular regras para agregados de despesas de estudantes a itens de despesas de estudantes para limitar as despesas associadas. Quando um estudante atinge o limite, a regra impede que o Workday cobre demais do estudante pelo item de cobrança. Quando necessário, você pode contabilizar manualmente uma despesa que excede o limite.
Quais limites você impõe para os estudantes que tentam fazer cursos?	Você pode criar uma política para cobrar uma taxa adicional dos estudantes quando eles tentarem repetir um curso muitas vezes.
De quantos detalhes você precisa rastrear nos relatórios contábeis de despesas dos estudantes?	Coordene com seu escritório financeiro quando configurar worktags e categorias de receita para despesas de estudantes. Analise a estrutura financeira de sua instituição no Workday Financial Management e determine os requisitos para uma geração de relatórios adequados sobre despesas com estudantes. Sua instituição também pode exigir worktags de determinação de saldo.
Qual o nível de detalhamento das suas worktags de transação para registro de despesas de estudantes?	Considere: Definir um nível acadêmico no item de cobrança. Criar itens de despesa para diferentes níveis acadêmicos que, de outra forma, são idênticos.
Você considera as mensalidades para os períodos de verão como receita diferida?	Quando você tem requisitos de reconhecimento de receita diferentes para períodos acadêmicos diferentes, deve criar itens de despesa separados com diferentes categorias de receita.
Quais grupos de estudantes, se houver, exigem reavaliações de despesas para alterações de status de associação?	Você pode configurar o Workday para reavaliar as despesas de um estudante quando a associação dele a um grupo de estudantes for alterada. Exemplo: o estudante adiciona, retira ou altera seu status em uma coorte ou equipe esportiva.
Sua instituição permite que os estudantes se candidatem ao Auxílio federal ao estudante para despesas não institucionais?	Você pode configurar a política federal de autorizações de auxílio estudantil na sua instituição. Essa política permite que os estudantes autorizem auxílios financeiros a serem aplicados a encargos não institucionais, como livros e suprimentos.

Recomendações

Crie nomes e descrições significativas para itens de despesa de estudante. Evite abreviações e abreviações, como TUIT para mensalidade. Quando os estudantes revisam suas transações de conta, os itens de despesa descritivos podem ajudá-los a entender suas cobranças com mais facilidade.

Limitar os itens de despesa de estudantes a uma única origem. Não reutilize itens de despesas de estudantes em várias origens. Exemplo: não use o mesmo item de despesa como uma taxa com base em registro e uma atribuição de item de despesa. Quando necessário, copie os itens de despesa para usar em origens separadas.

Requisitos

As instituições devem ter:

Empresa associada para contabilizar despesas de estudantes em lançamentos contábeis operacionais e gerar relatórios sobre essas despesas.

Cobrar item para recuperação de reembolso antes de desembolsar auxílio financeiro, pagamentos ou contratos de patrocinador.

Limitações

O Workday não oferece suporte a cálculos com base em períodos acadêmicos não padrão para itens de despesa que você atribui a unidades acadêmicas, programas de estudo ou áreas de programa. As cobranças dessas taxas sempre são contabilizadas nos períodos acadêmicos padrão.

Definição do locatário

Sem impacto.

Security

Estes domínios na área funcional Student Financials:

Domínios	Considerações
Manage: Federal Student Aid Authorizations	Os usuários atribuídos podem acessar tarefas e relatórios relacionados à autorização federal de auxílio estudantil.
Manage: Student Charge Processing	Os usuários atribuídos podem processar despesas de estudantes.
Manage: Student Charge Adjusting Processing	Os usuários atribuídos podem ajustar as despesas dos estudantes.
Autoatendimento: Finanças do estudante	Os estudantes podem visualizar suas despesas de estudante.
Set Up: Despesas do estudante	Os usuários atribuídos podem configurar itens de despesa para estudantes.

Processos de negócios

Você pode usar a tarefa

Aplicar despesas de estudante

para contabilizar e aprovar despesas manualmente para um estudante em uma base ad hoc. A tarefa inicia o processo de negócios Evento de despesa de estudante
, permitindo que você selecione uma data de vencimento, um valor, worktags e outros detalhes que diferem de:

O que o Workday atribui com a tarefa noturna Atribuir despesas do estudante.

Quando você usa a tarefa manual no relatório

Executar processos financeiros de estudante por período

.

Você pode configurar o processo de negócios Evento de autorizações de auxílio federal ao estudante
como um subprocesso nos processos de negócios Evento de onboarding de estudante
e Evento de onboarding de registro de estudante contínuo
.

Geração de relatórios

Você pode usar estes e outros relatórios com base no acesso de segurança ao definir e gerenciar a funcionalidade Despesas do estudante:

Relatório	Domínio	Caso de uso
Localizar programações de ajuste de despesa por grupo	Set Up: Despesas do estudante	Permite localizar programações de ajuste de despesas por grupo, ano e período acadêmico.
Localizar programações de avaliação de despesa	Manage: Student Charge Processing	Permite que você acesse programações de avaliação de despesa e usa a fonte de dados Charge Assessment Schedules.
Localizar regras para a data de vencimento da despesa	Set Up: Despesas do estudante	Permite que você localize Regras de data de vencimento da despesa.
Localizar registros de período financeiro de estudantes inativos com transações ativas de despesa ou renúncia	Relatórios: conta financeira de estudante	Permite que você identifique estudantes com transações ativas em registros de período financeiro de estudante inativos.
Localizar regras de agregação de despesas de estudante	Set Up: Despesas do estudante	Permite que você acesse as regras agregadas para despesas de estudantes em seu locatário. O relatório usa a fonte de dados de relatório Student Charge Aggregate Rule.
Localizar itens de despesa de estudante	Set Up: Despesas do estudante	Permite localizar itens de despesa do estudante com base em tipo e categoria de receita.
Localizar grupos de tarifas de estudante	Set Up: Despesas do estudante	Permite localizar grupos de tarifas de estudantes com base em nome, unidade acadêmica e nível acadêmico.
Localizar tarifas com base nas inscrições do estudante	Set Up: Despesas do estudante	Permite localizar tarifas com base em registro usando Nome, Item de despesa e Cálculo de nível de tarifa para filtrar os resultados.
Visualizar atribuições de tarifa de estudante	Manage: Student Charge Processing	Permite que você visualize as atribuições de taxas por Unidade acadêmica e Nível ou Programa de estudo para um período acadêmico. Esse relatório inclui os itens de despesa e sua herança.

Integrações

Você pode usar as seguintes operações de serviço Web para importar e exportar despesas e itens de despesa de estudantes:

Serviço Web	Descrição
Obter despesas para estudantes	Fornece informações sobre a despesa e lista os ajustes feitos na despesa.
Solicitar políticas federais de autorização de auxílio estudantil	Fornece as políticas de autorizações de auxílio estudantil federal no nível institucional.
Importar despesas para estudantes	Permite que você carregue um grande número de despesas de estudantes e processe a tarefa em pequenos lotes.
Importar saldos iniciais agregados de despesas de estudante	Permite que você carregue saldos de despesas iniciais para itens de despesa com uma regra de agregação associada para despesas de estudantes.
Inserir política federal de autorizações de auxílio estudantil	Permite que você crie ou atualize as Políticas federais de autorização de auxílio estudantil no nível institucional.
Atualizar item de despesa de estudante	Permite que você crie ou atualize Itens de despesa de estudante.

Relações e interações

Recursos	Considerações
Workday Financial Management	As despesas de estudante exigem: Empresas para unidades acadêmicas associadas Uma estrutura contábil para orientar os lançamentos operacionais. Worktags Categorias de receita
Registro de estudante	O Workday usa o número de unidades de faturamento nas quais um estudante se inscreve para calcular as despesas do estudante.
Desembolsos de auxílio financeiro	Quando você considera os pagamentos antecipados de auxílio financeiro com referência às despesas do estudante, os estudantes podem estimar melhor o que devem após os desembolsos do auxílio financeiro. Você também pode configurar o Workday para considerar um auxílio antecipado em relação às quedas flexíveis de registro de saldos vencidos. Toda instituição deve ter um item de despesa para recuperação de reembolso antes de você poder desembolsar auxílio financeiro.

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.