Conceito: despesas adicionais do estudante
Normalmente, a diretoria do estudante contabiliza a maioria das despesas do estudante nas contas dos estudantes e as programa automaticamente. No entanto, departamentos fora do Tesoureiro precisam, às vezes, lançar despesas ad hoc adicionais nas contas dos estudantes. Exemplo: as bibliotecas podem precisar cobrar dos estudantes por livros de biblioteca vencidos.
Departamentos fora do Telhado têm várias opções para contabilizar despesas secundárias nas contas dos estudantes. Você pode:
- Conceda acesso à equipe não selecionada para a tarefaAplicar despesas do estudante.
- Permitir que equipes não selecionadas solicitem que o acumulador contabilize despesas em seu nome.
- Use um EIB (Enterprise Interface Builder) para carregar despesas de estudantes.
Quando selecionar uma opção, considere o nível de familiaridade de sua equipe com o Workday e o volume de transações.
Acesso à tarefa Aplicar despesas de estudante
Você pode permitir que uma equipe não selecionada use a tarefa
Aplicar despesas do estudante
para inserir despesas manualmente para um estudante por vez.O processo de negócios
Evento de despesa de estudante
protege e inicia essa tarefa, que permite que você:
- Conceda permissões de grupo de segurança a funções específicas.
- Usar regras de condições para encaminhar cobranças que atendam a certas condições ao Tesoureiro para aprovação.Exemplo: você pode solicitar que o Tesoureiro aprove encargos secundários acima de 100 USD.
A segurança contextual permite que você tenha um controle adicional do que uma equipe não selecionada pode fazer com a tarefa. Você pode:
- Limitar a disponibilidade de itens de despesa para equipes não selecionadas para uso na tarefa.
- Configurar atribuições de função nas unidades acadêmicas associadas aos itens de cobrança.
Essa opção é a mais adequada para baixos volumes de despesas de estudantes.
Solicitações
No Workday, as solicitações são uma ferramenta flexível que permite a funcionários que não são do sistema Solicitar que o Bursar contabilize despesas em seu nome. O membro da equipe externa pode especificar os detalhes da cobrança que gostaria de publicar no corpo da solicitação. Você pode configurar solicitações para que, quando uma pessoa não selecionada para a função iniciar uma solicitação, um membro da equipe da fonte superior receba uma tarefa em
Minhas tarefas
. Em seguida, ele usaria a tarefa Aplicar despesas de estudante
para publicar a despesa solicitada. Essa opção requer ação de vários membros da equipe em departamentos separados e é mais adequada para volumes e frequências relativamente baixos.
Enterprise Interface Builder (EIB)
Você pode usar um EIB de entrada com base na operação de serviço Web
Import Charges for Student
para carregar despesas de estudantes em lote. Para usar essa opção:
- Fornece um modelo EIB ao departamento externo.
- O departamento externo preenche os dados obrigatórios no modelo.
- Um contato designado pelo gestor com acesso de segurança e familiaridade com os EIBs em execução carrega os dados nas contas dos estudantes.
As integrações são mais adequadas para processamento de alto volume e são programáveis, mas exigem conhecimento especializados e níveis mais altos de coordenação entre os departamentos.