Conceito: pacote de auxílio financeiro
Você pode incluir um estudante em um pacote de auxílio financeiro para vários períodos acadêmicos em um ano de concessão de auxílio financeiro de uma só vez. O Workday cria um pacote de auxílio financeiro por período acadêmico para um estudante. Cada pacote de auxílio financeiro contém pelo menos uma fonte de prêmio ou pagamento, como um contrato de patrocinador, isenções ou bolsas de estudo particulares.
Processamento de concessões
Quando processar concessões em um pacote de auxílio financeiro, o Workday considera detalhes como o Índice de Ajuda ao Estudante (SAI), a necessidade não atendida e o custo de frequência não atendido (COA) do estudante. O Workday atende à necessidade de auxílio financeiro do estudante e:
- Todas as alterações manuais que você faz em uma concessão. Exemplo: você bloqueia o prêmio no relatórioAssistência financeira total.
- O tipo de prêmio Exemplo: a concessão é externa ou uma fonte de pagamento que afeta a necessidade de um auxílio financeiro.
- O método de necessidade do item de concessão. Exemplo: você configura um item de concessão com um método de necessidade deSubstituição de EFC/SAI.
- A estratégia de agrupamento de prêmios. Exemplo: você não inclui o prêmio em uma estratégia de embalagem ou o coloca por último em sua estratégia.
O Workday trata os valores de SAI negativos como zero quando calcula a necessidade.
O Workday processa os prêmios nessa ordem, reduzindo a necessidade não atendida do estudante e o COA com:
- Concessões bloqueadas manualmente que não estão em uma estratégia de pacote, incluindo prêmios PLUS e de empréstimo alternativo.
- Prêmios externos que não estão em uma estratégia de pacote.
- Fontes de pagamento com auxílio financeiro precisam de impacto, como contratos de patrocinador, isenções e bolsas de estudo particulares
- Prêmios em uma estratégia de pacote, incluindo prêmios bloqueados O Workday processa os prêmios na ordem que você especificar.
- Prêmios de empréstimo PLUS que não estão em uma estratégia de pacote.
- Prêmios de empréstimo alternativos que não estejam em uma estratégia de pacote
Períodos de embalagem
Um período de empacotamento determina a quais períodos acadêmicos o Workday aplica a SAI do estudante durante a tarefa de empacotamento. O Workday usa o valor de SAI uma vez por período de embalagem. É possível configurar mais de um período de pacote por ano de concessão, o que permite usar a SAI várias vezes em um ano de concessão. Exemplos:
- Você empacota um estudante uma vez para o verão e o verão e uma segunda vez apenas para o verão. Como resultado, o estudante terá dois períodos de pacote no ano da concessão. O Workday usará o SAI uma vez na íntegra para o período de embalagem de verão e verão.
- No ano de concessão de 2024-2025, um estudante BBAY 1 tem dois períodos de empacotamento: um para o verão e o verão de 2024 e um para a verão e o verão de 2025.
Você pode identificar quais períodos acadêmicos um período de pacote contém acessando a guia
Detalhes do período
do plano de frequência de um estudante. Um período acadêmico com um valor de Sim
no início do período de embalagem
é o primeiro período acadêmico do período de embalagem. O Workday trata os períodos desse período até o próximo com um valor Sim
como um período de pacote.
Durante a tarefa de empacotamento, o Workday ignora e não empacota os períodos acadêmicos em um período de empacotamento que não seja elegível para empacotamento. Exemplo: um período acadêmico para o qual o estudante não tem uma inscrição projetada ou real.
Pode haver uma discrepância entre os períodos acadêmicos de um período de empacotamento configurado no plano de frequência e aqueles que o Workday consegue empacotar com êxito durante a tarefa de empacotamento necessário.
Você também pode usar o campo de relatório
Períodos acadêmicos de Período de embalagem
para retornar os períodos acadêmicos que compõem o período de embalagem que contém um determinado registro de período de auxílio financeiro (FAPR).Você pode atualizar o valor
de Início do período de embalagem
para períodos acadêmicos a partir do ano de concessão de 2024-2025, selecionando:
- Alterar início do período de embalagemno menu de ações relacionadas de um FAPR.
- Alterar início dos períodos de embalagemno relatórioExecutar processos de auxílio financeiro ao estudante por período.
Alterar os períodos de empacotamento após o Workday ter empacotado um estudante pode afetar os cálculos de necessidade de auxílio financeiro e a elegibilidade do prêmio. O Workday não ajusta valores de prêmios bloqueados mesmo que a elegibilidade do estudante seja alterada, e também pode haver impacto nas concessões e períodos de empréstimo do estudante. Recomendamos que você reempacote todos os períodos acadêmicos afetados e revise os auxílios bloqueados depois de alterar o início de um período de agrupamento.
O Workday preenche um valor de
Sim
para o início do período de embalagem
para o primeiro período acadêmico de uma nova sequência de ano acadêmico ou grupo de níveis de remuneração. Você não pode substituir esse valor. Você também não pode alterar o valor de Início do período de embalagem
para candidatos a estudantes.O que a embalagem de premiação faz
Quando você oferece um pacote de auxílio financeiro, o Workday:
- Identifica:
- Estudantes que atendem aos seus critérios de seleção.
- A estratégia de agrupamento de prêmios para cada estudante com base em sua unidade acadêmica e nível, ou programa de estudo.
- Todas as retenções que impedem a embalagem.
- Determina:
- Os períodos acadêmicos a serem incluídos com base em:
- Inscrição projetada ou inscrição real de acordo com a datade início do uso real da inscrição.
- Plano de frequência de auxílio financeiro
- O ano da concessão do auxílio financeiro e os tipos de período acadêmico para os quais você está executando o processo de agrupamento.
- Os prêmios a serem processados, incluindo prêmios externos
- Avalia a elegibilidade de um estudante para cada prêmio, incluindo se ele:
- Têm um COA, para pacotes de necessidades e prêmios com base em remuneração por mérito que exigem COA.
- Ter um ISIR ativo com um nível de série que corresponda à FAPR do estudante, apenas para uso necessário.
- Atendem aos critérios de elegibilidade para a concessão.
- Transição de um programa de iniciação acadêmica para um de pós-requisito durante o ano da concessão.
- Calcula:
- Valor da concessão ao estudante, considerando-se isenções, limites e a configuração do pacote.
- Valores e datas de desembolso antecipados, de acordo com a programação de desembolso e as regras de programação.
- Define o status da premiação para o status inicial da premiação configurado no item da premiação.
- Exibe desembolsos antecipados nas contas de estudantes, com base em suas regras de exibição de pagamento antecipado.
Reempacotamento
Você pode executar o processo de empacotamento com a frequência necessária. No entanto, a Workday recomenda que você não execute pacotes para grandes volumes de estudantes fora da orquestração de tarefas noturnas de estudantes. Você não pode ajustar manualmente o pacote de auxílio financeiro de um estudante enquanto um trabalho de Packaging que inclui o estudante está em andamento.
O Workday automaticamente:
- Reavalia o pacote de auxílio financeiro existente do estudante toda vez que você executa o processo de agrupamento para o estudante.
- Ajusta valores de desembolso quando o valor de um prêmio é alterado e reflete os ajustes na conta do estudante. O Workday também ajusta os dados de origem de COD e de desembolso.
- Sinaliza os estudantes para revisão manual ou reempacote quando há uma alteração nos dados com base em suas políticas de reação ao agrupamento. O Workday também sinaliza os estudantes para nova embalagem quando a suspensão por mérito ou de necessidade é removida.
A Workday recomenda que você execute novamente o processo de embalagem para:
- Reempacote todos os períodos acadêmicos de um estudante quando ele obtém um novo ISIR ou alterações nas semanas de instrução (WOI). Alterações no ISIR ou WOI de um estudante podem afetar sua elegibilidade para auxílio financeiro.
- Aceitar as atualizações de conformidade fornecidas pela Workday.
- Use os valores máximo e mínimo de Pell Grant mais atualizados. Consulte Manter limites da subvenção Pell para concessões a estudantes.
- Garantir a precisão de seus dados após fazer alterações em sua configuração de embalagem.
Visualização de execuções da tarefa de embalagem
Você pode usar o relatório
Localizar execuções de tarefas de auxílio financeiro
para visualizar uma descrição detalhada das execuções de tarefas de Packaging dos últimos 30 dias. O relatório exibe informações como valores de concessão, estudantes não processados e motivos de falha de embalagem.