Etapas: definir despesas de recuperação de reembolso
As concessões de auxílio financeiro ou os contratos de patrocinador de estudante podem reduzir por vários motivos. Essas alterações podem incluir uma alteração prevista na contribuição da família ou alterações de elegibilidade para auxílio financeiro. Quando os prêmios ou contratos reduzem após a emissão de um reembolso, o Workday recupera os fundos pagos a maior por meio de encargos existentes e, quando necessário, de uma taxa de recuperação de reembolso. Você pode configurar uma taxa de recuperação de reembolso para permitir que o Workday recupere os fundos excedentes quando o valor de recuperação exceder as taxas existentes.
Quando você usa o agrupamento de lançamentos, o Workday cria grupos de transações de despesas de estudante para despesas de recuperação de reembolso.
- Crie um item de despesa de estudante com oTipodeRecuperação de reembolsoe o associe a uma unidade acadêmica. Todas as instituições devem ter itens de despesa para recuperação de reembolso.
- Adicione a cobrança de recuperação de reembolso a um grupo de precedências.
- Configure regras de lançamento em conta e dimensões para transações de recuperação de reembolso.
Quando você reduz os valores dos contratos de auxílio financeiro ou de patrocinador de estudante, o Workday tenta recuperar o valor reduzido (diferença) na seguinte ordem:
- Na parte não aplicada da origem de pagamento.
- Na parte da origem do pagamento aplicada aos encargos.
- Na parte da origem do pagamento emitida como um reembolso. Nesse caso, o Workday lança uma taxa de recuperação de reembolso para o valor recuperado.
O Workday detalha as taxas de recuperação de reembolso no ajuste de pagamento e não separadamente. Você pode visualizá-los nas guias
Pagamento
, Ajuste
ou Despesas e pagamentos pendentes
.Exemplo 1: reembolso total, sem despesas
Cenário: Erin recebe um prêmio de auxílio financeiro de 1.500 USD. Todas as despesas semestrais já foram pagas com outros fundos, portanto, o valor total de 1.500 USD é reembolsado diretamente a ela.
Redução da concessão: após o reembolso, a concessão é reduzida para 0 USD.
Recuperação de reembolso: como não há despesas em sua conta, o Workday lança uma taxa de recuperação de reembolso de 1.500 USD para recuperar o valor.
Exemplo 2: reembolso parcial, despesas existentes suficientes para a recuperação
Cenário: Kenny recebe uma bolsas de 1.500 USD para pagar suas mensalidades de 1.000 USD. Isso deixa um excedente de 500 USD, que foi reembolsado a ele.
Redução da concessão: após o reembolso, a bolsas são reduzidas para 800 USD, criando uma diferença de 700 USD.
Recuperação de reembolso: para recuperar 700 USD, o Workday contabiliza um ajuste de despesa de mensalidade. Como as despesas existentes cobrem parte do valor, o Workday não lança uma despesa de recuperação de reembolso.
Exemplo 3: reembolso parcial, despesas existentes insuficientes para uma recuperação total
Cenário: Soncy recebe uma subvenção de 1.500 USD para pagar suas mensalidades de 1.000 USD. Os 500 USD restantes são reembolsados a ele.
Redução da concessão: após o reembolso, a concessão é reduzida para 250 USD, criando uma diferença de 1.250 USD.
Recuperação de reembolso: o Workday lança um ajuste de despesas de mensalidades de 1.000 USD e uma taxa de recuperação de reembolso de 250 USD para recuperar o valor total.
Exemplo 4: vários prêmios, reembolso parcial, despesas existentes insuficientes para recuperação total
Cenário: Amanda recebe dois prêmios, totalizando 1.500 USD (Conceder 600 USD e Bolsa de 900 USD). Esses prêmios pagam as mensalidades de 1.000 USD (600 USD da subvenção e 400 USD da bolsas de estudo), deixando 500 USD de reembolso para ela.
Redução da concessão: após o reembolso, a bolsas são reduzidas para 300 USD, criando uma diferença de 600 USD.
Recuperação de reembolso: como as despesas existentes dela cobrem apenas 400 USD, o Workday lança um ajuste de taxa de mensalidade de 400 USD e uma taxa de recuperação de reembolso de 200 USD para recuperar os 600 USD completos.