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Última atualização: 2026-03-13
Etapas: criar itens de despesa de estudante

Etapas: criar itens de despesa de estudante

Você pode criar itens de despesa para representar os diferentes tipos de despesas que pode atribuir aos estudantes, como mensalidades, moradia ou tecnologia. Os itens de despesa incluem detalhes das despesas associadas, como:
  • Categorias de receita
  • Worktags relacionadas
  • Capacidade de reembolso
O lançamento de despesas em contas de estudantes permite que os estudantes vejam quanto devem e façam pagamentos referentes a suas despesas.
A maioria das despesas é lançada nas contas de estudantes como:
  • Tarifas com base em registros
  • Cobrar atribuições de itens para unidades acadêmicas ou programas de estudo.
  • Taxas do curso ou taxas adicionais
Outros tipos de origens de despesa podem incluir taxas de plano de pagamento, taxas de acordo de cobrança e taxas de recuperação de reembolso.
Você pode reutilizar itens de cobrança em uma origem. Exemplo: você pode reutilizar o mesmo item de cobrança para várias taxas de cursos.
No entanto, a Workday recomenda enfaticamente que você evite reutilizar itens de despesa entre origens. Exemplo: não use o mesmo item de despesa em uma tarifa com base em registro e como uma atribuição de item de despesa. Quando necessário, copie os itens de despesa para usar em origens separadas.
Quando você agrupa linhas de lançamentos de transações de estudantes, o Workday adiciona despesas criadas usando esses itens de despesa a um grupo de transações de despesas de estudante para simplificar a contabilidade.
  1. (Opcional) Acesse a tarefa
    Manter usos de worktags relacionadas
     .
    Configure tipos de worktag e requisitos para itens de despesa de estudante.
    Segurança: domínio
    Set Up: Enable Worktags
     nas áreas funcionais Common Financial Management e Worktags.
  2. Acesse a tarefa
    Criar item de despesa de estudante
     .
    Segurança: domínio
    Set Up: Student Charges
     na área funcional Student Financials.
  3. Para concluir a seção
    Informações gerais
     , considere:
    Opção Descrição
    Inativo
    Selecione essa opção para evitar que o Workday aplique novas despesas de estudante a esse item de despesa de estudante. Essa configuração não afeta nenhuma despesa de estudante existente associada a este item de despesa de estudante.
    Depois de desativar um item de despesa, remova-o de todas as atribuições de item de despesa ou de atribuição de taxa com base em registro com uma data de vigência futura.
    Tipo
    Agrupar despesas para geração de relatórios e pesquisa, e para uso em regras de precedência de pagamento. O Workday fornece os valores.
    Classificação
    • 1042-S
       : disponibiliza o item de cobrança na declaração de impostos 1042-S.
    • 1098-T
       : disponibiliza o item de cobrança na declaração de impostos 1098-T.
    • Institucional
       : disponibilize o item de despesa para cálculos da planilha Retorno do título IV para tipos de despesa de:
      • Painel
      • Tarifas do curso
      • Moradia
      • Tarifas obrigatórias
      • Mensalidade
    • Título IV
       : você pode configurar regras de precedência de pagamento para dar prioridade mais alta às cobranças com essa classificação.
      As instituições também podem aplicar o auxílio estudantil a despesas não institucionais quando:
      1. Você inclui itens de despesa não classificados como
        Título IV
         em grupos de precedências com a caixa de seleção
        Título IV
         marcada.
      2. Você cria uma política federal de autorização de auxílio estudantil.
      3. Os estudantes autorizam a candidatura de auxílio financeiro para aplicar encargos não institucionais.
      ConsulteConceito: autorizações federais de auxílio ao estudante para obter informações adicionais.
      Você pode classificar uma despesa como
      Institucional
       e
      Título IV
       se ambas as classificações se aplicarem.
    • Outro
       : disponibiliza o item de despesa para relatórios específicos da instituição.
  4. Para concluir a seção
    Detalhes
     , considere:
    Opção Descrição
    Categoria de receita
    Selecione uma worktag a ser usada na geração de relatórios agregados de receita associada às despesas de estudantes. O Workday também a usa como uma dimensão na regra de lançamento em conta para orientar a contabilidade do livro-razão.
    Receita diferida
    (Opcional) Identifique as despesas associadas ao item de despesa como receita diferida para contabilizar bens e serviços não totalmente fornecidos antecipadamente, como mensalidades. Você pode reconhecer a receita à medida que fornece os bens e serviços ao longo do tempo. Para itens de despesa direto para receita, desmarque a caixa de seleção.
    Substituir empresa de receita
    (Opcional) Para direcionar a receita para uma empresa que não está associada à unidade acadêmica, selecione uma empresa de receita substituta . Se você não selecionar uma empresa de receita substituta , o Workday contabiliza a receita na empresa da unidade acadêmica.
    • Você pode selecionar empresas que estão na mesma hierarquia que a empresa da instituição.
    • Você só pode especificar empresas de receita de substituição para itens de despesa associados à instituição.
    • Você não pode editar esse campo porque existem transações para o item de despesa.
    Exemplo: em sua instituição, a receita de despesas com moradia é publicada em uma empresa separada, .
    Cálculo de despesa
    Selecione ou crie o cálculo que calcula o valor da cobrança de um estudante.
    Se você usar este item de despesa em:
    • Uma taxa de curso ou uma taxa com base em registro, a taxa substitui esse cálculo.
    • Na tarefa
      Aplicar despesa de estudante
       , você deve inserir manualmente o valor da despesa. O valor inserido manualmente substitui esse cálculo.
    Regra da data de vencimento
    (Opcional) Selecione uma regra de data de vencimento para calcular automaticamente as datas de vencimento do pagamento quando você contabilizar encargos em contas de estudantes.
    As regras para datas de vencimento não se aplicam:
    • Quando você usa a tarefa
      Aplicar despesas de estudante
       para contabilizar uma despesa para um estudante. Em vez disso, você deve especificar uma data de vencimento manualmente.
    • Para despesas em planos de pagamento. O Workday considera esses encargos vencidos com base nas datas de vencimento das parcelas do plano de pagamento, em vez das regras de data de vencimento do item de despesa.
    Regra de agregação de despesa
    (Opcional) Selecione uma regra de agregação de despesa para limitar o número de vezes ou o valor total que você pode cobrar de um estudante pelo item de cobrança.
    Rateio da despesa
    Especificar se os estudantes devem ser reembolsados quando eles não se qualificarem mais para o item de cobrança.
    Se uma despesa for parcialmente reembolsável, selecione um grupo de programações de ajuste de despesa para ratear as despesas. As programações de ajuste de despesa no grupo especificam quanto reembolsar com base na desistência ou desistência dos estudantes.
    Excluir da consideração de suspensão vencida
    Excluir da consideração de desistência temporária de registro
    Quando essa opção está selecionada, as despesas vencidas associadas ao item de cobrança não são contabilizadas nas suspensões de vencidos ou desistências de registros.
    Excluir dos planos de pagamento de estudante
    Quando selecionada, os estudantes não podem usar planos de pagamento para pagar encargos associados a este item de despesa. Os estudantes devem pagar o valor total das despesas na data de vencimento, mesmo quando estiverem em planos de pagamento com outras despesas.
  5. (Opcional) Na seção
    Worktags relacionadas
     , configure worktags para associar às linhas de lançamento que o Workday gera quando você contabiliza despesas em contas de estudantes.
    Durante a execução da tarefa, considere:
    Opção Descrição
    Tipo de worktag
    Os tipos de worktag estão disponíveis com base na configuração das worktags de item de despesa de estudante.
    Valor por padrão obrigatório
    Quando selecionada, você deve especificar uma worktag por padrão. Para alterar essa configuração, acesse a tarefa
    Manter usos de worktags relacionadas
     .
    Worktag por padrão
    Selecione uma worktag que seja preenchida automaticamente quando você aplica a cobrança.
    Obrigatório na transação
    Quando selecionada, você deve especificar uma worktag ao aplicar a cobrança. Você pode marcar a caixa de seleção depende de como você configurou a worktag na tarefa
    Manter usos de worktags relacionadas
     .
Você pode acessar o relatório
Localizar itens de despesa de estudante
 para revisar ou editar o item de despesa.
Use o item de despesa em:
  • Unidades acadêmicas ou programas de estudo
  • Tarifas de acordo de cobrança
  • Taxas do curso ou taxas adicionais
  • Taxas do plano de pagamento
  • Tarifas com base em registros