Considerações para a definição: várias instituições
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração para um locatário com várias instituições. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
O que é
Você pode habilitar a colaboração e o compartilhamento de recursos entre várias instituições quando os configura em um único locatário.
As instituições podem ser faculdades, universidades ou outras instituições de ensino superior. As instituições não são campus, níveis acadêmicos ou outras características de uma única faculdade ou universidade.
Benefícios para a empresa
Quando você opera várias instituições com tarefas e populações distintas no mesmo locatário, é possível:
- Compartilhar recursos Exemplo: membros da equipe que trabalham em mais de uma instituição por vez.
- Padronizar práticas de processamento e segurança em todas as instituições.
- Criar uma experiência consistente para os estudantes que frequentam mais de uma instituição.
- Gere facilmente estatísticas e relatórios em todo o sistema.
Casos de uso
- Várias instituições com a identidade de uma única organização ou marca.
- Um sistema estadual com várias instituições, como faculdades compartilhadas dentro do sistema Board of Regents.
- Acordo de agrupamento entre instituições completamente distintas que permite a colaboração e o compartilhamento de recursos.
Perguntas a serem consideradas
Perguntas | Considerações |
|---|---|
Qual é a estrutura acadêmica do seu sistema? | Você pode definir seu sistema e instituições no Workday. Consulte: Conceito: estrutura acadêmica. Um sistema é uma unidade acadêmica superior a todas as suas instituições. Exemplos: sindicatos, organizações abrangentes, identidades de marca ou conselhos administrativos. Você designa unidades acadêmicas existentes como instituições. Quando você designa uma unidade acadêmica como instituição, algumas funcionalidades são alteradas. Exemplo: as unidades acadêmicas podem compartilhar itens de concessão de auxílio financeiro, enquanto as instituições precisam de seu próprio conjunto de itens de concessão de auxílio financeiro. As instituições podem consolidar em:
Suas instituições podem ter uma ou mais unidades acadêmicas. Essas unidades acadêmicas podem ser faculdades, departamentos, faculdades ou outras organizações de uma instituição de ensino. |
Quanto controle seu sistema tem sobre as instituições individuais? | Algumas configurações no Workday estão no nível de locatário, enquanto outras estão no nível da instituição. Você pode usar configurações no nível da instituição, como políticas e calendários acadêmicos, para permitir a variabilidade e a autonomia entre as instituições. Você pode:
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Quais são os requisitos regulamentares relevantes em relação ao compartilhamento e à separação de dados em suas instituições? | Os sistemas com várias instituições precisam cumprir os regulamentos de compartilhamento de dados, como os requisitos da FERPA. O uso da segurança com base em funções no Workday pode ajudar a garantir a conformidade. Os regulamentos e políticas do sistema que você precisa seguir podem afetar a forma como você configura seu locatário. Exemplos: estratégias de pacote de auxílio financeiro e critérios de admissão para instituições concorrentes entre si. |
De que acesso de segurança os colaboradores precisam? | Você pode controlar o nível de acesso que a equipe e os membros do corpo docente têm dentro de sua instituição de origem e em outras instituições. Você pode conceder acesso a:
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Recomendações
Para obter eficiência, recomendamos que você use uma abordagem de primeiro sistema ao definir seu locatário. Se você determina primeiro as configurações compartilhadas, pode economizar tempo ao definir configurações para instituições individuais.
Exemplo: seu sistema define as configurações de definição e as instituições implementam essas configurações com as personalizações apropriadas.
Exemplo: crie processos de negócios em um nível do sistema para que as instituições copiem. Quando as instituições configuram os próprios processos de negócios, elas precisam apenas atualizar as configurações ausentes em vez de criar processos do zero.
Requisitos
O seu locatário deve incluir os produtos Workday que estão sendo usados atualmente pelo seu sistema, como o Workday HCM e o Financial Management.
Seu locatário também precisa de instituições que:
- Estar sob a mesma organização gestora.
- Você configurou como empresas distintas no Workday.
- Seguir estritas restrições de segurança, conforme exigido pelos regulamentos da FERPA.
- Têm diferentes códigos de instituições de ensino federais. Exemplo: códigos OPEID e agência.
- Conceder auxílio financeiro federal por instituição.
Além disso, cada instituição em seu locatário precisa:
- Ser pessoas jurídicas separadas, conforme definido pelo governo.
- Preencher relatórios federais e estaduais independentes no nível da instituição.
- Fornecer uma conta aos estudantes para cada instituição em que eles estão inscritos.
- Fazer a inscrição dos estudantes para que eles possam se inscrever nos cursos da instituição.
- Impedir que registradores de outras instituições visualizem os trabalhos do curso feitos em sua instituição.
- Atribuem graus de escolaridade por cada instituição.
Antes da implementação, você também precisa identificar os estudantes que frequentaram mais de uma instituição e planejar como compilar esses registros em um registro de pessoa. Isso inclui estudantes:
- Quem está ativo ou inativo. Seu registro de trabalhador também deve se enquadrar no registro de pessoa.
- Com registros acadêmicos históricos Esses registros se enquadram em um registro histórico do estudante.
Limitações
Locatários com várias instituições não podem operar como uma única instituição de ensino. Você pode configurar várias instituições em um sistema para interagir em vários pontos, mas elas não podem operar como uma única instituição. Exemplo: os estudantes de instituições que fazem parte do Conselho de Regentes podem fazer cursos em outras instituições deste sistema quando você configura cada instituição para:
- Habilite o recrutamento, as admissões e a matrícula de estudantes em várias instituições.
- Ajudar os estudantes a iniciar a transferência de crédito para receber crédito na sua instituição de origem.
Definição do locatário
No menu de ações relacionadas de uma unidade acadêmica, acesse a tarefa
Editar designação de instituição de unidade acadêmica
para criar instituições para o seu locatário. Quando seu locatário contém mais de uma instituição, o Workday o considera um locatário de várias instituições.Security
Configure o domínio
Set Up: Institution Designation
e a política de segurança na área funcional Academic Fundação para permitir que os usuários apropriados designem unidades acadêmicas como instituições.Quando você configura grupos de segurança em um locatário com várias instituições, recomendamos:
- Defina grupos de segurança com funções restritas, que permitem configurar a quantidade de acesso que os usuários podem ter e proteger suas instituições contra acesso não autorizado. Exemplos: registradores, monitores e diretores de auxílio financeiro.
- Atribuir um número limitado de colaboradores a funções sem restrição. Esses grupos de segurança têm acesso no nível do sistema. Exemplos: administrador de segurança, administrador de processos de negócios e administrador de cálculos.
Processos de negócios
Você pode configurar processos de negócios para que tenham configurações compartilhadas entre todas as instituições ou no nível da instituição. Os processos de negócios específicos da instituição podem exigir configuração de segurança adicional.
Alguns processos de negócios devem ser específicos da instituição. Exemplo: os processos de negócios de auxílio financeiro devem ser independentes entre as instituições.
Geração de relatórios
Você pode usar o relatório
Localizar configuração de nível de unidade acadêmica
para visualizar todas as unidades acadêmicas no seu locatário, incluindo as designadas como instituições. Você pode fazer referência a esse relatório à medida que cria a estrutura acadêmica de seu sistema.Quando você criar relatórios, considere consolidar os dados de várias instituições em um relatório para oferecer suporte a relatórios consistentes e consistentes.
Integrações
Quando você criar integrações, considere:
- Quando você pode compartilhar informações no nível de instituição ou sistema. Exemplos: relatórios fiscais e depósitos de dados.
- Quais integrações podem ser padronizadas e consolidadas entre as instituições.
- Quais serviços de terceiros existentes você pode consolidar ou reter no sistema. Exemplo: Processadores de pagamento on-line
- Criar integrações de auxílio financeiro separadas para cada instituição em seu locatário.
Relações e interações
IDs universais | As IDs universais permitem que você crie a mesma ID para estudantes, colaboradores e colaboradores que atualmente frequentam suas instituições. As IDs universais também podem ajudar a gerenciar indivíduos com várias funções em diferentes instituições. |
Auxílio financeiro | Configure e proteja itens de concessão que exigem solicitações de empréstimo por instituição. Exemplo: empréstimos PLUS e empréstimos alternativos. A configuração desses itens de concessão para unidades acadêmicas específicas pode levar a resultados inesperados. Se você quer que os usuários possam oferecer um pacote de auxílio financeiro aos estudantes, atribua-os a uma função que tenha pelo menos acesso de visualização às concessões a estudantes. |
As IDs universais permitem que você crie a mesma ID para estudantes, colaboradores e colaboradores que atualmente frequentam suas instituições. As IDs universais também podem ajudar a gerenciar indivíduos com várias funções em diferentes instituições.
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.