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Última atualização: 2024-03-08
Etapas: gerenciar associações de coortes de estudantes para registros acadêmicos

Etapas: gerenciar associações de coortes de estudantes para registros acadêmicos

  • Criar coortes de estudantes.
  • Confirme ou solicite acesso aos registros acadêmicos dos estudantes cuja associação você quer gerenciar.
Você pode gerenciar quando e quais estudantes pertencem às suas coortes, garantindo que a associação represente com precisão a finalidade das coortes ao longo do tempo. A gestão da associação de coortes ajuda você a:
  • Organizar com flexibilidade e precisão suas populações de estudantes para que você possa oferecer um melhor suporte a eles.
  • Certifique-se de que o Workday aplique o processamento posterior aos estudantes corretos.
Exemplo: você pode aplicar cálculos de forma seletiva apenas aos estudantes cujo registro de relatório pertence ativamente a uma coorte a partir da data de início padrão do período acadêmico.
Você pode:
  • Adicione um estudante a uma ou mais coortes.
  • Adicionar vários estudantes a uma coorte.
  • Remova um estudante de uma ou mais coortes.
  • Remover vários estudantes de uma coorte.
  • Editar quando o status de associação do estudante na coorte mudar.
  • Criar coleções de coortes com base nos tipos de coortes.
  • Atualize manualmente as coortes com base em critérios para que a associação inclua apenas os estudantes que atendem aos critérios.
  • Aplicar substituições temporárias às associações de coortes com base em critérios.
Quando você adiciona ou remove estudantes manualmente de uma coorte com base em critérios, o Workday aplica as alterações como substituições. Você pode especificar substituições temporárias selecionando uma data de início e de término para adicionar ou remover um estudante. O Workday não avalia mais o registro acadêmico de acordo com os critérios de inclusão ou remoção da coorte após as datas especificadas.
Um estudante é um membro ativo de uma coorte somente quando um ou mais de seus registros acadêmicos pertencem atualmente à coorte.
  • Adicionar um estudante às coortes
    1. Acesse a tarefa
      Adicionar estudante à coorte
       .
    2. Selecione quando o estudante inicia a inclusão nas coortes selecionadas.
    3. Para especificar uma substituição temporária, selecione uma opção para adicionar o estudante
      Até uma data específica
      .
      O Workday avalia o estudante para associação à coorte com base em critérios após a data selecionada.
      Para estudantes com vários registros acadêmicos, selecione apenas os registros acadêmicos que você quer adicionar.
      Segurança: domínio
      Manage: Student Cohort Membership for Academic Records
       na área funcional Academic Advising.
  • Remover um estudante das coortes
    1. Acesse a tarefa
      Remover estudante da coorte
       .
    2. Selecione quando o estudante não pertence mais às coortes selecionadas.
    3. Para especificar uma substituição temporária, selecione uma opção para remover o estudante
      Até uma data específica
      .
      O Workday avalia a remoção do estudante da associação com base em critérios da coorte após a data selecionada.
      Para estudantes com vários registros acadêmicos, selecione apenas os registros acadêmicos que você quer remover.
      Segurança: domínio
      Manage: Student Cohort Membership for Academic Records
       na área funcional Academic Advising.
  • Adicionar ou remover vários estudantes de uma coorte
    1. Acesse o relatório
      Localizar registros acadêmicos
       .
      Você pode filtrar os resultados por facetas.
      Segurança: domínio
      Reports: Academic Records
       na área funcional Student Records.
    2. Selecione um estudante específico ou todos os estudantes nos resultados.
    3. Clique em
      Adicionar registros acadêmicos à coorte
       ou
      Remover registros acadêmicos da coorte
      .
      Segurança: domínio
      Manage: Student Cohort Membership for Academic Records
       na área funcional Academic Advising.
    4. Selecione uma
      Coorte de estudantes
      .
    5. Para especificar uma substituição temporária para adicionar ou remover registros acadêmicos, selecione uma opção para
      Em uma data específica
      .
    6. Revise a notificação na página de notificações.
      Detalhar os resultados dos registros acadêmicos que o Workday adicionou ou removeu com êxito.
  • Conceder uma função de cobrança de coorte
    Você pode conceder acesso a outros administradores para criar coortes com base nos tipos. Para isso, você cria um novo grupo de segurança com base em funções para a função de coleta de coortes.
    Você pode permitir que um titular da função em uma coleção de coortes execute estas ações:
    • Criar e manter coortes em suas coleções.
    • Manter a associação de estudantes que atualmente pertencem a coortes em suas cobranças.
    Você também pode conceder aos titulares da função o mesmo acesso que você configura para as funções nas coortes, habilitando a função para as coleções de coortes.
    Você pode conceder acesso aos administradores para adicionar estudantes aos quais eles ainda não tenham acesso por meio de uma função na coorte ou na coleção de coortes. Exemplo: configure o acesso a uma função no domínio
    Student Data: Student Profile
     para permitir que os administradores adicionem estudantes somente às coortes que eles gerenciam.
    Os administradores com função em uma coleção de coortes podem usar a
    opção Criar coorte de estudantes para a coleção
     para criar coortes somente para os tipos de coorte na coleção.
    Segurança: domínio
    Manage: Student Cohorts in Collections
     na área funcional Academic Advising.
  • (Opcional) Reprogramar alterações na associação de um estudante em uma coorte
    1. Acesse a tarefa
      Editar associação à coorte de estudantes
       .
    2. Reprogramar as alterações existentes em uma associação de estudante para que o Workday represente com precisão o status dele em uma coorte ao longo do tempo.
      Segurança: domínio
      Manage: Edit Student Cohort Membership for Academic Records
       na área funcional Academic Advising.
  • (Opcional) Atualizar associação a coortes com base em critérios
    1. Selecione
      Coorte de estudantes
      Atualizar associação de coortes
       no menu de ações relacionadas de uma coorte de estudantes com base em critérios.
    2. Para coortes com base em critérios, atualize a associação para que somente os estudantes que atualmente atendem aos critérios pertençam à coorte.
      O Workday:
      • Atualiza imediatamente os membros da coorte.
      • Retém o status de associação para registros acadêmicos que você já aplicou como substituições.
      Segurança: domínio
      Manage: Edit Student Cohort Membership for Academic Records
       na área funcional Academic Advising.
O Workday aplica o processamento que você configura para ocorrer com base nas alterações na associação da coorte. Exemplo: o Workday atualiza os registros acadêmicos que os titulares da função da coorte podem acessar. As permissões concedidas a funções em coortes funcionam apenas para acessar os registros acadêmicos que atualmente estão na coorte.
Você pode usar estes relatórios para verificar as alterações nos membros da coorte:
  • Estudantes ativos na coorte
     no perfil da coorte de estudantes para ver as alterações de associação que você programou para serem aplicadas imediatamente ou no passado.
  • Future Cohort Membership Assignments
     no perfil de uma coorte manual de estudantes para alterações de associação que você programou para o futuro.
  • Substituições de atribuição de associação de coorte
     no perfil de uma coorte de estudantes com base em critérios. Visualize as substituições na coluna
    Ação
     .
  • Visualizar histórico de coortes de estudantes por estudante
     para estudantes individuais. Visualize as substituições na coluna
    Ação
     .