Considerações para a definição: recibos de pagamento
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso da funcionalidade de recibos de pagamento. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
A funcionalidade de recibos de pagamento permite que você gere recibos de pagamento impressos ou impressos em PDF que você pode visualizar no Workday.
Você pode configurar recibos de pagamento para exibir:
- Componentes de pagamento, como rendimentos, benefícios, impostos, deduções e planos de ausências.
- Logotipo da empresa
- Rótulos da seção
- Assinaturas
O Workday fornece relatórios e layouts de formulários comerciais que você pode usar para criar recibos de pagamento.
Para folha de pagamento do Canadá, Irlanda, Reino Unido e EUA, você pode usar uma destas opções:
- Layout do Report Designer, também conhecido como Business Intelligence and Reporting Tools (BIRT). Você pode modificar ou personalizar layouts de recibos de pagamento no Workday Studio Report Designer.
- Layouts XSLT, que você pode usar, mas não personalizar.
Para folha de pagamento da Austrália e da França, você só pode usar o layout do Report Designer.
Vantagens para a empresa
O Workday oferece configuração específica para o país, tornando mais fácil definir e imprimir recibos de pagamento.
Você também pode:
- Detalhar os rendimentos da Lei de Padrões de Trabalho Justo (Fair Labor Standards Act - FLSA) por semana de trabalho e exibir as horas acumuladas no ano (YTD) por rendimento, para facilitar a revisão de seus dados (EUA).
- Habilite o excesso em recibos de pagamento do Report Designer para que os trabalhadores possam visualizar detalhes completos de seus componentes de pagamento (CAN, IRL, UK, USA).
- Programe um horário para gerar PDFs dos recibos de pagamento do Report Designer para trabalhadores atuais ou desligados.
- Traduzir recibos de pagamento com base no idioma preferencial do trabalhador.
- Combine recibos de pagamento para simplificar valores do tipo bruto para líquido para trabalhadores com vários cargos em empresas relacionadas (EUA).
- Visualize recibos de pagamento convenientemente em dispositivos móveis.
Casos de uso
Você pode usar a funcionalidade de recibos de pagamento para:
- Adicionar e modificar mensagens a serem exibidas nos recibos de pagamento (AUS, FRA, IRL, UK).
- Exibir ou ocultar recibos de pagamento de determinados trabalhadores ou de determinados períodos de pagamento.
- Importar e exibir recibos de pagamento externos.
- Defina opções de como e quando os trabalhadores podem visualizar e imprimir seus recibos de pagamento.
Perguntas a considerar
Pergunta | Considerações |
|---|---|
Você quer adicionar um logotipo de empresa ou assinaturas aos seus recibos de pagamento? | Você pode usar a tarefa Configurar layout de formulário comercial para carregar imagens para seu logotipo e assinaturas. |
Quais são as margens e o tamanho dos recibos de pagamento? | Tamanho da página: 8,5 pol. x 11 pol.
Margens da página:
|
Como você cria um layout de recibo de pagamento personalizado? (CAN, UK, USA) | Você pode copiar o layout de recibo de pagamento fornecido mais recente e personalizá-lo usando o Workday Studio Report Designer. Você pode encontrar os layouts mais recentes no Community. |
Você precisa ocultar ou exibir recibos de pagamento? | Você pode:
|
Você precisa controlar o tempo em que os recibos de pagamento ficam visíveis para os trabalhadores? (USA) | Você pode substituir a hora por padrão no fuso horário do trabalhador que determina quando um recibo de pagamento é visível.
|
Como você quer que seus trabalhadores recebam os recibos de pagamento? | Você pode usar a tarefa Company Payroll Printing Options para:
Você pode substituir as opções de impressão ou definir o método de entrega de recibos de pagamento impressos para trabalhadores individuais usando a tarefa Entrega de recibo de pagamento . |
Você tem um grande número de trabalhadores que visualizam os recibos de pagamento em PDF? (AUS, CAN, IRL, UK, USA) | Você pode usar a tarefa Schedule BIRT Payslip Pre-print para gerar PDFs de recibos de pagamento do Report Designer durante os horários de menor volume. Isso reduz a carga de processamento no seu locatário durante o horário de pico. Para minimizar o tempo de processamento, selecione a opção Smart Print Payslips para gerar PDFs apenas para os trabalhadores que têm maior probabilidade de visualizá-los nesse formato.
Depois de implementar o Workday Payroll ou adicionar um novo grupo de pagamentos, leva dois meses para estabelecer as tendências de visualização do trabalhador. Durante esse período, a opção Smart Print Payslips gera PDFs para todos os trabalhadores. |
Quais componentes de pagamento você precisa incluir no seu recibo de pagamento? | Você pode usar a tarefa Maintain Payroll Payslip Configuration para configurar componentes de pagamento, planos de ausências e opções adicionais.
Você pode adicionar novos rendimentos, deduções e substituições de nome de campo nestas tarefas:
|
Você tem uma grande quantidade de dados de ausências para processar? | Você pode calcular e salvar os dados de ausências quando preencher a folha de pagamento para melhorar o desempenho da impressão e visualização de recibos de pagamento. Caso contrário, o Workday deve recalcular o saldo de ausências cada vez que você ou um trabalhador imprime ou visualiza um recibo de pagamento. |
Sua organização pertence a um relacionamento de empresas ou emprega trabalhadores com vários cargos em empresas relacionadas? (USA) | Você pode usar a tarefa Manter configuração de recibo de pagamento da folha de pagamento para combinar recibos de pagamento. A combinação de recibos de pagamento simplifica a forma como os trabalhadores com vários cargos em empresas relacionadas visualizam seus valores brutos para líquidos, agregando seus rendimentos em um único recibo de pagamento. |
Sua organização está localizada no Oregon ou no Distrito de Colúmbia? (USA) | Especifique seu EIN ou FEIN na tarefa Edit Company State and Local US Tax Reporting . Se um resultado da folha de pagamento tiver uma worktag associada de Oregon ou Distrito de Colúmbia, o Workday exibirá o EIN ou FEIN no recibo de pagamento desse resultado. |
Recomendações
Quando você está personalizando recibos de pagamento, pode usar os layouts mais recentes no Community.
Quando você usa layouts de recibo de pagamento fornecidos ou novas funcionalidades, crie uma nova configuração de recibo de pagamento com data de vigência para garantir que os layouts de recibo de pagamento anteriores não sejam alterados.
Para otimizar o desempenho, verifique se os layouts de formulários comerciais fornecidos pela Workday funcionam para os recibos de pagamento do Report Designer antes de criar designs personalizados.
Para Folha de pagamento da França, imprima os recibos de pagamento em cópia impressa e desabilite a visualização de recibos de pagamento no autoatendimento para todos os trabalhadores.
Para folha de pagamento para os EUA, para garantir que os trabalhadores vejam seus recibos de pagamento, deixe a impressão ou visualização de recibos de pagamento habilitada se você também habilitar
a impressão inteligente de recibo de pagamento
na tarefa Schedule BIRT Payslip Pre-print
.Requisitos
Se você estiver usando o Report Designer (BIRT), selecione
Print Payslips Using Report Designer Layout in Self-Service
na tarefa Editar definição de locatário - Folha de pagamento
.Limitações
- Você pode adicionar somente um logotipo de empresa ao layout dos recibos de pagamento fornecidos (AUS, CAN, IRL, UK, USA).
- Você só pode imprimir vários recibos de pagamento para um trabalhador por vez.
- O Workday oferece suporte somente para estouro em recibos de pagamento do Report Designer.
- Você não pode mais personalizar os layouts de recibo de pagamento XSLT no Workday (CAN, FRA, IRL, UK, USA).
Definição do locatário
Você pode selecionar configurações para todo o locatário na tarefa
Editar definição de locatário - Folha de pagamento
para:
- Oculte os botõesImprimirouVisualizarrecibo de pagamento para todos os trabalhadores em seus relatórios de recibos de pagamento.
- Habilitar Report Designer (BIRT)
- Selecione um layout de formulário comercial para recibos de pagamento.
- Permitir que administradores ou trabalhadores imprimam vários recibos de pagamento.
- Salvar saldos de ausências quando a folha de pagamento for concluída, para evitar calculá-los sempre que alguém visualizar ou imprimir um recibo de pagamento.
- Salvar saldos de ausências apenas para trabalhadores que recebem pagamento em cheque ou que imprimem seus recibos de pagamento, em vez de todos os trabalhadores.
Você pode usar a tarefa
Editar definição de locatário - Sistema
para selecionar .rptdesign
como um tipo de arquivo permitido para carregar arquivos do Report Designer no Workday.Security
Domínios | Considerações |
|---|---|
Process: Payslip Bulk Print na área funcional Core Payroll. | Os usuários protegidos neste domínio podem acessar a funcionalidade de pré-impressão de recibos de pagamento. |
Process: Run Batch Calculations (Pay Calculation) na área funcional Core Payroll | Os usuários protegidos por esse domínio podem acessar a tarefa Persist Absence Data for Payslips para calcular e salvar valores de ausência. |
| Os usuários com segurança definida para esses domínios podem visualizar ou imprimir todos os detalhes do recibo de pagamento e exibir ou ocultar recibos de pagamento. |
| Os usuários com segurança definida para esses domínios podem:
Você pode fornecer aos trabalhadores desligados acesso aos seus recibos de pagamento configurando a política de segurança do domínio Self-Service: Payroll (My Payslips) de modo a incluir estes grupos de segurança:
|
Set Up: Payroll (Reporting) na área funcional Core Payroll. | Os usuários com segurança definida para este domínio podem configurar recibos de pagamento. |
| Os usuários com segurança definida para esses domínios podem adicionar, editar e excluir mensagens de recibo de pagamento da folha de pagamento da França. |
| Os usuários com segurança definida para esses domínios podem adicionar, editar e excluir mensagens de recibo de pagamento da folha de pagamento da Irlanda. |
| Os usuários com segurança definida para esses domínios podem adicionar, editar e excluir mensagens de recibo de pagamento da folha de pagamento para o Reino Unido. |
| Os usuários com segurança definida para esses domínios podem adicionar, editar e excluir mensagens de recibo de pagamento da folha de pagamento para a Austrália. |
| Os usuários protegidos por esses domínios podem configurar a tarefa Opções de impressão de folha de pagamento da empresa . |
Set Up: Tenant Setup - Payroll e Set Up: Tenant Setup - System na área funcional System. | Os usuários protegidos por esse domínio podem acessar a definição de locatário para folha de pagamento e sistema. |
View: Maintain Payroll Interface na área funcional Payroll Interface. | Os usuários protegidos por esse domínio podem visualizar o relatório Payslips for Worker . |
Você é responsável por testar e validar se as configurações de domínio de segurança atendem às suas necessidades comerciais.
Processos de negócios
Para folha de pagamento do Canadá, Irlanda, Reino Unido e EUA:
Processo de negócios | Considerações |
|---|---|
Evento sob demanda
| Você pode criar um recibo de pagamento ou cheque de pagamento separado para trabalhadores usando esse processo de negócios. |
Desligamento
| Você pode dar aos trabalhadores desligados o pagamento final e o recibo de pagamento no dia do desligamento ou em qualquer outro dia. Quando você adiciona o processo de negócios Evento sob demanda ao processo de negócios Desligamento , permite que outros administradores do Workday, como parceiros de RH:
|
Geração de relatórios
Relatórios ou painéis | Detail |
|---|---|
Recibos de pagamento de trabalhador
| Para folha de pagamento da Austrália, Canadá, Irlanda, Reino Unido e EUA, você pode usar esse relatório para visualizar todos os recibos de pagamento de um trabalhador específico. |
Visualizar agregações de recibo de pagamento da folha de pagamento
| Você pode visualizar um relatório detalhado sobre cada um destes itens e como eles se inter-relacionam:
|
Recibo de pagamento para impressão - GBR
| Para folha de pagamento para o Reino Unido, você pode copiar este relatório padrão para um relatório personalizado, permitindo que você personalize seu próprio layout de recibos de pagamento do Report Designer. |
Recibo de pagamento a imprimir - Austrália
| Para folha de pagamento para a Austrália, você pode copiar este relatório padrão para um relatório personalizado, permitindo que você personalize seu próprio layout de recibos de pagamento do Report Designer. |
Recibo de pagamento para impressão - Design do relatório
| Para folha de pagamento do Canadá e dos EUA, você pode copiar este relatório padrão para um relatório personalizado, permitindo que você personalize seu próprio layout de recibos de pagamento do Report Designer. |
Recibo de pagamento a imprimir - França
| Para Folha de pagamento da França, você pode copiar este relatório padrão para um relatório personalizado, permitindo que você personalize o seu próprio layout de recibos de pagamento do Report Designer. |
Recibo de pagamento a imprimir - IRL
| Para Payroll for Ireland, você pode copiar este relatório padrão para um relatório personalizado, permitindo que você personalize seu próprio layout de recibos de pagamento do Report Designer. |
Resultados do cálculo de pagamento da França - Visualização de recibo de pagamento
| Para Folha de pagamento da França, você pode usar este relatório para visualizar os resultados do cálculo de pagamento em recibos de pagamento. |
Painel de pagamento
| Você pode usar o worklet Comparar períodos nesse painel para comparar dois recibos de pagamento de qualquer período de pagamento. |
Integrações
- Você pode permitir que trabalhadores ou administradores acessem recibos de pagamento em um sistema de folha de pagamento externa diretamente no Workday por meio da tarefaCriar fornecedor de folha de pagamento externaou da integraçãoImportar recibos de pagamento externos.
- Você pode usar o serviço WebGet Payroll Payslipspara exportar dados do recibo de pagamento do trabalhador com base no grupo de pagamentos, na data ou nas opções de impressão.
- Para Folha de pagamento para os EUA, você pode substituir a hora e escolher a hora em que os recibos de pagamento ficam visíveis para os trabalhadores quando usar o campoPayslip Visibility Time Override Referencenos serviços WebPut Payroll Action ReasoneGet Payroll Action Reason.
Relações e interações
Personalizar recibos de pagamento do Report Designer usando o Workday Studio Report Designer.
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudá-lo a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.