Considerações para a definição: ordens de retenção na fonte (EUA)

Administrator Guide

Você pode usar esse tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso das ordens de retenção na fonte (IWOs) dos EUA. O tópico explica:

Por que essa definição é útil

Como essa definição é integrada ao Workday

Impactos consequentes e interações entre produtos

Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios

Perguntas e limitações a considerar antes da implementação

Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.

Apresentação

O Workday permite processar esses tipos de IWOs usando regras que seguem a legislação estadual e federal:

Falência

Penhora de credor

Penhora salarial administrativa federal

Empréstimo estudante federal

Arrecadação de impostos federais

Arrecadação de impostos estadual

Pedido de suporte (inclusive quantia total)

Atribuição de salário

Vantagens para a empresa

O Workday facilita o cumprimento dos requisitos da ordem de retenção:

Determinar o valor a ser retido dos rendimentos disponíveis do colaborador, incluindo atrasos e quaisquer taxas de agência e empregador.

Aplicar limites de retenção e definir prioridades para o que reter.

Atualizar as regras de cálculo de IWO de acordo com as alterações federais e estaduais.

Fornecendo visibilidade das regras de cálculo que o Workday usa para calcular os IWO, por autoridade fiscal e tipo de ordem de retenção.

Fornecer componentes de pagamento obrigatórios fornecidos pelo Workday para cada tipo de retenção.

Exibindo dinamicamente os campos obrigatórios para cada tipo de IWO que você registrar.

Início das deduções automáticas durante o processamento da folha de pagamento, assim que você registrar o IWO.

Calculando vários IWOs com base nas regras para esse tipo e estado de pedido.

Agregar valores de inscrição voluntária (IWO) para evitar exceder os limites de um tipo de ordem de retenção.

Permitindo que você participe do programa eIWO de sistema a sistema com o Office of Child Support Enforcement (OCSE).

Você também pode anexar um documento ao IWO no Workday, como o pedido emitido para:

Elimine a necessidade de papel.

Fornecer flexibilidade para que vários administradores de folha de pagamento visualizem a ordem emitida.

Casos de uso

Os administradores de folha de pagamento podem visualizar ordens de retenção ativas e inativas diretamente no perfil do trabalhador.

Para colaboradores que têm vários reconhecimentos de empresa com valor a reter que excede o limite máximo de retenção, o Workday usa regras legais para calcular o que deve ser retido por pedido.

Você pode substituir a autoridade fiscal para os pedidos de penhora de credor, alíquota estadual, ordem de suporte e pedidos de atribuição de salário.

Você pode substituir a prioridade da ordem de retenção para trabalhadores com várias ordens de retenção.

Quando você recebe um pedido de pensão retificado oficial para um trabalhador que já tem um pedido de ajuda de custo no Workday, pode inserir os detalhes do pedido modificado com datas diferentes. O Workday cria um novo registro para o pedido modificado e retém o pedido original para fins de rastreamento.

Quando trabalhadores transferem empresas ou você cria um novo relacionamento de empresa, você pode copiar seus IWOs de uma empresa para outra.

Perguntas a considerar

Perguntas	Considerações
O trabalhador tem valores vencidos?	Quando registrar um pedido de suporte para um trabalhador, você pode inserir o valor vencido. Nos detalhes do pedido, registre a pensão atual para filhos ou cônjuge e os valores vencidos de pensão para filhos ou cônjuge. O Workday calcula o valor máximo que está disponível para retenção e limita a dedução para esse valor.
Para trabalhadores com várias ordens de retenção, qual tem prioridade mais alta?	Quando um trabalhador tem várias ordens de retenção na fonte, o Workday atribui uma prioridade de processamento a cada ordem com base nas regras das agências emissoras. Você pode substituir essa prioridade nas ações relacionadas da ordem de retenção, conforme necessário.

Recomendações

Se necessário, certifique-se de que os IDs sejam válidos entrando em contato com o órgão ou autoridade emissora.

Notifique o trabalhador sobre o pedido e certifique-se de que ele entenda como isso afetará seu pagamento líquido.

Desligar os colaboradores desligados da empresa após o processamento da verificação final.

Requisitos

Carregar IWOs ativos dos colaboradores no Workday.

Adicione rendimentos e deduções não obrigatórias aos grupos de componentes de pagamento que o Workday usa para calcular a renda disponível.

Defina uma conta com o OSCE para participar do programa eIWO de sistema para sistema.

Limitações

Os trabalhadores não podem visualizar seus IWOs no Workday.

Você não pode excluir os IWOs que o Workday está calculando como parte de uma folha de pagamento, mesmo que o cálculo da folha de pagamento ainda não esteja concluído. Você pode desativar o pedido.

O Workday não oferece suporte a ordens de retenção na fonte para trabalhadores que tenham uma posição de atribuição internacional nos EUA.

Definição do locatário

(Opcional) Defina IDs para os destinatários da dedução, que o Workday usará durante o processamento e com integrações na tarefa

Editar definição de locatário - Finanças

Security

Domínios
Worker Data: Payroll (Income Withholding Orders) na área funcional Core Payroll.	Permite registrar informações de um destinatário de dedução de terceiros no Workday, visualizar IWO por trabalhador e substituir a prioridade de IWO para trabalhadores com vários IWO.
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) na área funcional Core Payroll.	Permite definir grupos de componentes de pagamento para calcular a renda disponível.
Worker Data: Payroll (Income Withholding Orders) - USA na área funcional USA Payroll.	Permite registrar, modificar, encerrar e visualizar ordens de retenção na fonte dos EUA.
Reports: Results for Worker (Pay Calculation) - USA na área funcional USA Payroll.	Permite revisar os resultados da folha de pagamento, onde você pode auditar os resultados da ordem de retenção.
Set Up: Payroll (Income Withholding Orders) na área funcional Core Payroll.	Permite que você visualize os dados de IWO e a alocação.
Process: Payroll (Income Withholding Orders) - USA na área funcional USA Payroll. Security Configuration na área funcional System.	Permite que você preencha e envie uma candidatura a um perfil ao OCSE para aprovação para participar do programa de eIWO sistema a sistema e processar os eIWO.
Setup: Payroll (Income Withholding Orders) na área funcional USA Payroll.	Permite que você substitua a regra de IWO por padrão atribuída pelo Workday.

Processos de negócios

Você pode usar esses processos de negócios para copiar IWOs para um ou vários trabalhadores:

Copiar ordens de retenção

Geração de relatórios

Relatórios	Considerações
Todos os dados de ordem de retenção de folha de pagamento	Exibe regras de cálculo para calcular os trabalhos em andamento por autoridade fiscal e tipo de pedido. Inclui informações sobre: Limites de retenção Métodos de cálculo Priorização
Visualizar dados de ordem de retenção de folha de pagamento	Exibe uma visão geral das informações de IWO que o Workday mantém, como: Regras de cálculo, a partir de uma data. Atualizações de conformidade por país e tipo de IWO.
Ordens de retenção	Permite editar, excluir e alterar a prioridade de processamento e visualizar o histórico de deduções de um IWO.
Resultados do cálculo de pagamento - Registro de deduções	Visualize as deduções de trabalho em andamento em um ou mais períodos, grupos de execuções de pagamentos ou grupos de pagamentos.

Você pode criar relatórios personalizados a partir destas fontes de dados de relatório:

Todas as regras de autoridade fiscal para ordens de retenção na fonte de folha de pagamento

Todas as ordens de retenção

Dados do formulário de retenção de imposto sobre a folha de pagamento para BIRT

Integrações

Você pode usar estes serviços Web quando criar uma integração personalizada para processamento de IWO de ou para um aplicativo de terceiros:

A opção Inserir favorecidos de dedução
carrega as informações do favorecido da dedução no Workday.

A opção Solicitar favorecidos de dedução
recupera informações do Workday.

Use esses serviços Web para integração com fornecedores terceirizados que gerenciam ordens de retenção na fonte e para substituir a regra de IWO por padrão atribuída pelo Workday:

Atualizar ordem de retenção involuntária de folha de pagamento

Solicitar ordens de retenção involuntária de folha de pagamento

Use estas integrações para recuperar e responder a arquivos eIWO no portal da Web OSCE:

A entrada de ordens de retenção na fonte eletrônica de entrada
importa arquivos eIWO no formato XML e como PDFs prontos para imagem.

A saída de pedidos de retenção na fonte eletrônica
gera registros de confirmação de trabalho em andamento (IWO) e os envia ao portal OCSE.

Relações e interações

Crie e defina contas bancárias para pagar aos destinatários de dedução de terceiros.

Registrar uma ID fiscal de Número da empresa
para a empresa do trabalhador.

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.

Outros impactos

Sem impacto.

Conceito: pagamentos de terceiros em folha de pagamento

Criar um pagamento para uma ordem de retenção na fonte ou ordem judicial