Considerações para a definição: Payroll Tax Setup (EUA)

Administrator Guide

Você pode usar esse tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar a definição de impostos em folha de pagamento. O tópico explica:

Por que essa definição é útil

Como essa definição é integrada ao Workday

Impactos consequentes e interações entre produtos

Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios

Perguntas e limitações a considerar antes da implementação

Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.

Apresentação

O Workday fornece dados fiscais, bem como tarefas e cálculos relacionados que permitem gerenciar impostos federais, estaduais e locais para folha de pagamento. Você insere os dados fiscais específicos da empresa e do trabalhador.

O Workday também fornece um painel Atualizações de conformidade da folha de pagamento
para fornecer informações sobre as atualizações que podem afetar você e seus colaboradores.

Vantagens para a empresa

O Workday Payroll mantém atualizações de impostos por autoridade fiscal e tipo. O Workday Payroll permite que você:

Atender facilmente aos requisitos legais para dedução e geração de relatórios de pagamento e contribuições obrigatórias do trabalhador.

Aumentar a eficiência simplificando o processo de gestão e envio de relatórios fiscais.

Economizar tempo calculando automaticamente impostos federais, estaduais e municipais, incluindo alíquotas, limites salariais e de pagamento e abonos atualizados.

Casos de uso

Você pode definir impostos sobre a folha de pagamento para:

Permitir que os trabalhadores façam seleções fiscais por meio do autoatendimento para colaboradores (ESS).

Calcular e controlar as contribuições fiscais da empresa e dos colaboradores.

Ajustar automaticamente os cálculos de impostos quando a legislação altera as alíquotas.

Gerar relatórios de contribuições fiscais federais, estaduais e locais discriminadas e totais por empresa e colaborador.

Perguntas a considerar

Perguntas	Considerações
Com que frequência seus colaboradores têm atribuições de trabalho em diferentes jurisdições fiscais? OU Qual é a natureza das atribuições de trabalho de seus colaboradores em outras jurisdições fiscais?	Você pode definir impostos para trabalhadores com atribuições de trabalho em diferentes jurisdições fiscais. Para: Com atribuições esporádicas recorrentes, você pode usar entradas de folha de pagamento com worktags. Exemplo: um representante de suporte técnico viaja para uma jurisdição fiscal somente quando ocorre um problema técnico. Atribuições únicas, você pode usar o Mapeamento de localizações fiscais (TLM) ou a entrada de folha de pagamento com worktags para tributar o trabalhador por local de trabalho. Exemplo: um colaborador trabalha às vezes no escritório mais próximo de sua casa. Você pode configurar atribuições recorrentes com base em uma programação definida, as quais você pode configurar Várias jurisdições de trabalho contínuo (OMWJ). Depois de inserir a jurisdição fiscal do colaborador pelos percentuais aplicáveis, o Workday aplica automaticamente esse percentual a cada período de pagamento. Exemplo: um representante da farmácia atribuído a uma área de três estados trabalha o mesmo percentual de tempo em cada jurisdição a cada período de pagamento.
Você emprega aliens não residentes (NRAs)?	Você pode habilitar o Workday para calcular e relatar impostos para NRAs. O Workday faz referência aos acordos fiscais que você define ao calcular impostos e salários tributáveis na geração de relatórios 1042-S.
Onde seus colaboradores trabalham?	O Workday mantém dados fiscais atualizados, calcula e gera relatórios para todos os estados e estes territórios: Guam. Porto Rico Ilhas Virgens Americanas
Alguns colaboradores da sua empresa moram em um estado e trabalham em outro?	Quando os colaboradores moram em um estado e trabalham em outro, o Workday pode calcular automaticamente os impostos com base em acordos de reciprocidade fiscal estaduais. Isso inclui a retenção de impostos na fonte e o método de cálculo de imposto especificado nos acordos. Quando eles trabalham e moram no mesmo estado, o Workday calcula os impostos com base no local de trabalho.
Os colaboradores informam suas horas no Workday Time Tracking?	Você pode definir o TLM para que os colaboradores possam especificar o local de trabalho quando inserirem horas.
Sua empresa usa terceiros para pagamento de licença médica?	Em caso afirmativo, você tem a opção de definir o Workday para exibir o pagamento por doença em recibos de pagamento e formulários W-2. Se seus terceiros fornecerem os formulários W-2, você também poderá definir essa opção no Workday.
Seus colaboradores estão isentos do seguro-desemprego federal (FUI) ou do seguro-desemprego estadual (SUI)?	Em caso afirmativo, você pode definir o Workday para gerenciar essa isenção. Caso contrário, o Workday pode reter e gerar relatórios de impostos FUI e SUI.
Você paga as bonificações usando um cheque separado ou combina as bonificações com o pagamento normal?	Se você combinar bonificações com pagamento regular, poderá definir a tributação federal usando uma alíquota fixa ou retenção padrão. Se você os paga com um cheque separado, tem a opção de usar uma alíquota fixa ou agregada - tributação padrão. Você também pode definir o Workday para reter impostos estaduais e locais sobre rendimentos complementares.

Recomendações

O Workday Payroll for US foi criado para ajudá-lo a reter impostos e outros valores exigidos por lei. No entanto, você deve verificar de forma independente suas obrigações de retenção e remessa exigidas pelas várias jurisdições em que opera.

Requisitos

Mantenha suas próprias exceções de autoridade fiscal. Exemplo: o grupo de componentes de pagamento (PCG) de Redução tributável retido na fonte estadual
reduz a renda tributável estadual para contribuições 401(k) em todos os estados, exceto Pensilvânia, portanto, o componente de pagamento 401(k) [EUA]
deve ser excluído para a autoridade fiscal da Pensilvânia do Estado de redução tributável retido
na fonte PCG.

Limitações

Independentemente de como você define as alocações de impostos, o Workday não aplica rateios de percentuais a salários tributáveis e sujeitos a SUI. O Workday sempre aplica o SUI e outros impostos com base no SUI ao estado de trabalho principal.

Definição do locatário

Sem impacto.

Segurança

Domínios	Considerações
Domínio Set Up: Company General na área funcional Common Financial Management.	Permite que os usuários registrem números de ID fiscal da empresa.
Domínio Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) na área funcional Core Payroll.	Permite que os usuários definam cálculos específicos da folha de pagamento, como rendimentos, deduções, acúmulos de pagamento e saldos. Ele permite definir períodos de saldo usados nos cálculos da folha de pagamento e na definição de relatórios.
Domínio Set Up: Payroll - Company Specific (Taxes) - USA na área funcional USA Payroll.	Permite que os usuários visualizem e insiram as definições relacionadas à folha de pagamento para os impostos da empresa.

Processos de negócios

Processos de negócios	Considerações
Preencher seleções de retenção federal	Encaminha a tarefa de seleções de retenção federal para os colaboradores para conclusão. Você também pode configurar a lógica condicional e incluir notificações e aprovações.
Preencher seleções de retenção estadual e local	Encaminha a tarefa de seleções de retenção estadual para os colaboradores para conclusão. Você também pode configurar a lógica condicional e incluir notificações e aprovações.
Preencher seleções de retenção estadual e local para um trabalhador	Permite que o administrador da folha de pagamento conclua seleções de retenção estadual e local para trabalhadores.

Geração de relatórios

Usar esses relatórios para visualizar os dados fiscais federais, estaduais e outros que o Workday usa para calcular os impostos da folha de pagamento. O Workday atualiza os dados fiscais em resposta às alterações feitas pelas autoridades fiscais.

Relatórios ou painéis	Considerações
Todos os dados de dedução fiscal em folha de pagamento	Exibe os componentes de pagamento para todas as autoridades fiscais federais e estaduais.
Todos os salários mínimos da autoridade de folha de pagamento	Exibe os salários mínimos estaduais e locais de todos os estados. Você pode adicionar estes grupos de segurança ao domínio Set Up: Payroll ( Minimum Wages View) - USA na área funcional USA Payroll para que eles possam acessar o relatório: Gestor de remuneração Compensation Partner
Todos os dados fiscais de folha de pagamento	Exibido para as combinações de deduções fiscais que você selecionar: Métodos de cálculo Valores do cálculo Taxas ou valores federais e estaduais Limites
Seleções de impostos isentos a vencer	Exibe uma lista de colaboradores isentos da retenção de impostos federais, estaduais ou municipais a partir da data inserida no campo Data de referência da seleção isenta . Oferece suporte a seleções locais isentas para: MIchichina Nova York Imposto sobre serviços locais da Pensilvânia (LST) Exclui colaboradores que: Têm uma cobrança de imposto federal ativa ou um Lock in Letter. Transferido para fora da empresa. No relatório, você pode optar por incluir ou excluir: Trabalhadores desligados Trabalhadores com uma seleção de MSRR.
Painel de atualizações de conformidade da folha de pagamento	Exibe as atualizações de conformidade que são mais importantes para você. Você pode identificar rapidamente se uma atualização de conformidade afeta seus colaboradores e tomar as medidas cabíveis, como: Alertar os colaboradores. Resultados da folha de pagamento da verificação local. Preparando-se para responder a perguntas.
Atributos de autoridade estadual da folha de pagamento	Exibe estados civis, abonos e percentuais de retenção válidos por estado. A data de início por padrão reflete quando o Workday começa a rastrear esses dados.
Valores por padrão de autoridade fiscal da folha de pagamento	Exibe dados por padrão das autoridades fiscais federais e estaduais.
Salários mínimos da autoridade de folha de pagamento	Exibe os salários mínimos estadual e local para o estado especificado. Você pode adicionar estes grupos de segurança ao domínio Set Up: Payroll ( Minimum Wages View) - USA na área funcional USA Payroll para que eles possam acessar o relatório: Gestor de remuneração Compensation Partner
Desativação de mapeamento fiscal de folha de pagamento para o trabalhador	Exibe dados da autoridade fiscal para configurações de TLM no nível do trabalhador.
Mapeamentos de impostos sobre a folha de pagamento no local	Exibe tudo: Locais fiscais da folha de pagamento Status de ativação do TLM Dados da respectiva autoridade fiscal Usado para a funcionalidade TLM.
Visualizar folha de pagamento - Outras autoridades fiscais	Exibe dados fiscais para autoridades fiscais estaduais e locais, exceto retenção na fonte e seguro-desemprego, incluindo: Região Data de início Imposto associado à autoridade Códigos fiscais Se a autoridade permite a taxa de substituição de imposto nos relatórios da empresa. Se a isenção do trabalhador é permitida (para impostos obrigatórios) ou a seleção é obrigatória (para impostos não obrigatórios). Se o imposto para trabalhadores com vários cargos é baseado no estado de trabalho principal (autoridade fiscal SUI).
Visualizar dados de impostos/abonos sobre a folha de pagamento	Exibe para cada autoridade fiscal: Métodos de cálculo Atualizações de conformidade Taxas ou valores federais ou estaduais Limites Valores
Visualizar autoridade fiscal da folha de pagamento	Exibe todas as autoridades fiscais: Abonos por padrão Estados civis válidos e por padrão Métodos de imposto complementar válidos e por padrão
Visualizar trabalhadores sem seleções fiscais dos EUA	Exibe uma lista de trabalhadores que não têm seleções fiscais federais ou estaduais no final do período selecionado.

Integrações

Serviços Web	Considerações
Obter seleção fiscal W-4 federal de folha de pagamento	Recupera dados da seleção fiscal federal W-4 do trabalhador da ID de referência ou da referência do trabalhador/referência da empresa/data de vigência.
Obter FUTAs de folha de pagamento	Recupera os dados da seleção fiscal FUTA do trabalhador a partir da ID de referência ou da Referência do trabalhador/Referência da empresa/Data de vigência.
Obter FICAs de favorecido da folha de pagamento	Recupera dados de isenção FICA para um trabalhador e uma posição. Usa a posição de processamento para trabalhadores com vários cargos, se você habilitou a funcionalidade.
Colocar seleção fiscal W-4 da folha de pagamento federal	Insere os dados da seleção fiscal federal W-4 do trabalhador.
Atualizar FUTA da folha de pagamento	Insere e modifica registros FUTA.
Atualizar FICA de favorecido da folha de pagamento	Insira e modifique registros do FICA. Usa a posição de processamento se você: Habilitava a funcionalidade para trabalhadores com vários cargos. Não especifique uma posição para o trabalhador e defina as regras de posição de processamento da folha de pagamento para usar a substituição de posição.

Relações e interações

Recursos	Considerações
Benefits	O Workday usa os rendimentos que você cria para créditos e renda imputada.
Controle de horas	O Workday Payroll pode usar o local inserido durante a entrada de horas para calcular a tributação estadual e local de rendimentos associados.

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.

Conceito: alocações fiscais para várias jurisdições (EUA)

Referência: painel de atualizações de conformidade de folha de pagamento