Considerações para a definição: entrada de folha de pagamento

Administrator Guide

Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso da entrada de folha de pagamento. O tópico explica:

Por que essa definição é útil

Como essa definição é integrada ao Workday

Impactos consequentes e interações entre produtos

Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios

Perguntas e limitações a considerar antes da implementação

Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.

Apresentação

As entradas de folha de pagamento permitem que você adicione, ajuste ou substitua os cálculos da folha de pagamento. Você pode:

Adicionar ou subtrair um valor de um resultado do componente de pagamento.

Substituir um resultado do componente de pagamento por um valor diferente.

Você pode criar uma entrada única ou contínua que ocorre novamente em cada período de pagamento.

Vantagens para a empresa

As entradas de folha de pagamento aumentam a precisão nos cálculos da folha de pagamento, permitindo que você ajuste um cálculo para um ou vários trabalhadores de uma só vez. Você pode usar a entrada de folha de pagamento para:

Incorpore dados de fontes externas, proporcionando mais flexibilidade nos cálculos da folha de pagamento.

Atribua tipos de dados não numéricos aos cálculos relacionados, incluindo texto, data e booliano.

Casos de uso

Ajuste ou forneça informações de horas ou ausências de uma fonte externa.

Ajuste as entradas de pagamento históricas.

Ajustar cálculos e valores de impostos.

Insira rendimentos únicos ou contínuos e deduções.

Fornecer valores de bonificação ou incentivo de fontes externas.

Para folha de pagamento do Canadá, Irlanda, Reino Unido e EUA:

Insira informações sobre reembolsos de empréstimo.

Fornecer taxas de pagamento calculadas por uma fonte externa.

Para folha de pagamento da França:

Adicione regularizações de imposto de renda.

Forneça valores de pagamento IJSS.

Fornecer detalhes sobre abonos de transporte.

Perguntas a considerar

Perguntas	Considerações
Quantas entradas de folha de pagamento você planeja inserir?	Quando você tem apenas algumas entradas a serem feitas, você pode inseri-las facilmente por meio da interface de usuário. Quando você tem várias entradas de folha de pagamento, você pode: Use o serviço Web Import Payroll Input para criar integrações ou use EIBs para carregar em massa entradas de folha de pagamento. Crie uma pasta de trabalho de entrada de folha de pagamento para adicionar e modificar a entrada de folha de pagamento em um formato de planilha. Os dados que você insere na pasta de trabalho atualizam automaticamente as entradas de folha de pagamento do Workday. As entradas de folha de pagamento que você insere no Workday não atualizam automaticamente a pasta de trabalho; para visualizar essas atualizações, gere novamente a pasta de trabalho.
Quem gerenciará as entradas de folha de pagamento?	Você pode permitir que: Administradores de folha de pagamento adicionem entradas de folha de pagamento por meio de tarefas, processos de negócios ou EIBs. Parceiros de folha de pagamento forneçam dados específicos para entrada de folha de pagamento, criando uma pasta de trabalho de entrada de folha de pagamento. Crie um modelo no qual você selecione em quais campos o usuário pode inserir dados. Em seguida, gere uma pasta de trabalho que os parceiros de folha de pagamento possam usar para inserir os dados. Você também pode bloquear e desbloquear pastas de trabalho para impedir a entrada de dados em horários específicos. Exemplo: durante um cálculo de folha de pagamento. Outros administradores de folha de pagamento a encerrar as entradas de folha de pagamento contínuas dos trabalhadores como parte de um desligamento.
Como você quer evitar que os usuários adicionem entradas de folha de pagamento por conta própria?	As tarefas do Workday impedem automaticamente que os usuários adicionem ou editem pagamentos para si mesmos. Os usuários só podem adicionar entrada de folha de pagamento usando um serviço Web. Para evitar que eles façam isso, marque a caixa de seleção Payroll Web Services - Não permitir adição/atualização de trabalhador como si mesmo na tarefa Editar definição de locatário - Folha de pagamento .
Você deseja adicionar a um valor calculado ou substituir um valor calculado?	Para adicionar a um valor calculado, crie uma entrada de folha de pagamento de ajuste. O Workday continua exibindo o cálculo inicial e cria uma entrada adicional para aumentar ou diminuir um pagamento. Para substituir completamente um valor calculado, crie uma entrada de folha de pagamento substituta. O Workday substitui o valor calculado pelo valor de entrada da folha de pagamento.
Como você deseja modificar informações provenientes de outra área de produto Workday, como Controle de horas ou Ausências, ou fornecer informações de uma fonte externa?	Você pode criar: Uma entrada de folha de pagamento substituta para componentes de pagamento que dependem de entradas de folha de pagamento para obter o valor. Uma entrada de folha de pagamento de ajuste quando modificar valores provenientes do Workday. Você pode usar entradas de substituição ou ajuste em qualquer um dos casos, mas as entradas de folha de pagamento de ajuste exibem tanto o valor original quanto o ajuste. Quando você cria uma entrada de ajuste para um componente de pagamento que depende de entradas de folha de pagamento para seu valor, o Workday exibe um resultado zero para o valor do componente de pagamento original.
Você quer substituir um pagamento inteiro?	Você pode usar a entrada de folha de pagamento para substituir um valor de cálculo relacionado de rendimento, dedução ou componente de pagamento (PCRC) para um único resultado dentro do ciclo. Para substituir um resultado de folha de pagamento inteiro, considere criar um pagamento de substituição manual ou sob demanda.
Você está ajustando os pagamentos de remuneração?	Para ajustes nos pagamentos únicos de remuneração, a Workday recomenda que você modifique o pagamento único. O Workday define todos os cálculos de folha de pagamento associados como Requer novo cálculo . Se você decidir usar uma entrada de folha de pagamento para ajustar um pagamento único, insira uma entrada de folha de pagamento de ajuste em vez de uma substituição. Faça também as modificações apropriadas em seus pagamentos únicos em Remuneração.
Que tipos de dados você quer usar nas entradas de folha de pagamento?	Você pode atribuir um desses tipos de valor de entrada a um cálculo relacionado inserido por meio da entrada de folha de pagamento: Booliano Data Texto Numérico Se você seleciona Texto, deve também adicionar uma Tabela de consulta de valor de entrada. Quando você cria um cálculo relacionado, pode inserir um Valor por padrão que é o mesmo tipo de dados do tipo de valor de entrada.
Você está adicionando um pagamento para um trabalhador que fez uma transferência internacional (CAN, IRL, UK, EUA)?	Você pode criar um pagamento final sob demanda em vez de uma entrada de folha de pagamento.
Você precisa calcular impostos específicos para a entrada de folha de pagamento (EUA)?	Quando você ativa e configura o Mapeamento de localizações fiscais, o Workday determina quais impostos calcular com base nas worktags de local na entrada da folha de pagamento. Quando você inclui uma worktag de local em uma entrada de folha de pagamento, o Workday define os impostos associados ao local, independentemente da seleção fiscal do trabalhador.

Recomendações

Quando adicionar uma entrada de folha de pagamento, especifique IDs de lote para que você possa excluir em massa as entradas em caso de erro. Depois de concluir um resultado da folha de pagamento que usa uma ID de lote, você não pode mais excluir a ID de lote.

Quando ajustar as informações de Controle de horas ou Ausências, modifique as informações na origem, em vez de usar a entrada de folha de pagamento, e depois recalcule a folha de pagamento. Isso ajuda a garantir que:

Ajustes futuros nos dados de controle de horas ou ausências não resultem em pagamento a maior ou a menor.

Os saldos de ausências são precisos para pagamento no momento do desligamento.

Outros cálculos de folha de pagamento e relatórios que usam os dados também são precisos.

Os cálculos retroativos futuros usam os valores modificados.

Para Folha de pagamento da Austrália, Irlanda e Reino Unido, quando você ajustar os componentes de pagamento com base em impostos, certifique-se de adicionar entrada de folha de pagamento para todos os PCRCs relacionados.

Para Folha de pagamento da França, para modificar as contribuições obrigatórias, substitua os PCRCs das deduções de notas em vez de modificar a dedução da contribuição. A substituição das deduções por nota permite que você mantenha tetos e salários brutos consistentes em todos os cálculos de contribuição. Exemplo: para modificar o valor das contribuições de AGIRC-ARRCO, substitua os salários brutos e os valores de teto da Nota - Valores de referência para dedução de AGIRC-ARRCO [FRA]
.

Para folha de pagamento para os EUA, quando adicionar entrada de folha de pagamento para FLSA, use datas de início e de término que correspondam ao período de FLSA apropriado.

Requisitos

Você só pode processar entrada de folha de pagamento para trabalhadores e componentes de pagamento configurados para serem incluídos no processo de folha de pagamento na guia

Geral

de uma categoria de execução.

Para receber uma entrada de folha de pagamento, os trabalhadores também devem atender à elegibilidade do componente de pagamento de rendimento ou dedução.

Configure a categoria de execução para incluir os trabalhadores e componentes de pagamento apropriados.

Independentemente da configuração na guia

Inativo (em ciclo, substituição sob demanda)

da categoria de execução, o Workday processa a entrada de folha de pagamento única para trabalhadores inativos.

Limitações

Depois de processar uma entrada de folha de pagamento, você não pode substituí-la por uma nova entrada. Quando um trabalhador tem várias entradas de folha de pagamento substitutas, o Workday soma os valores.

Você não pode atualizar uma entrada de folha de pagamento em andamento que esteja em um resultado de folha de pagamento concluído. Para atualizar entradas de folha de pagamento contínuas, encerre a entrada de folha de pagamento existente e crie uma nova.

Quando você exclui entradas de folha de pagamento em massa, deve excluir cada lote correspondente a uma ID de lote individualmente. O Workday não oferece suporte à exclusão de lote de seleção múltipla.

Os processos de folha de pagamento retroativos não atualizam os valores de entrada da folha de pagamento existentes. Quando você cria uma entrada de folha de pagamento de ajuste, o Workday pode ajustar o valor original, mas não a entrada de folha de pagamento de ajuste.

Definição do locatário

Você pode usar a tarefa

Editar definição de locatário - Folha de pagamento

para:

Impedir que administradores de folha de pagamento e parceiros usem serviços Web para adicionar entradas de folha de pagamento por conta própria.

Selecione a data de término a ser sugerida para a tarefa para encerrar as entradas contínuas de folha de pagamento dos trabalhadores como parte de um desligamento. Você pode editar a data na tarefa.

Security

Domínio	Considerações
Drive na área funcional System	Os usuários podem acessar a interface do Drive para visualizar pastas de trabalho de entrada de folha de pagamento. Os usuários com acesso a esse domínio podem visualizar todos os dados em uma pasta de trabalho compartilhada com eles, independentemente de outras configurações de segurança relacionadas aos dados. Eles não podem editar dados na pasta de trabalho. Exemplo: os usuários podem ver os dados mesmo que não tenham direitos de acesso à entrada de folha de pagamento ou ao grupo de pagamentos específico ao qual a pasta de trabalho se destina.
Um destes domínios na área funcional System: Business Process Administration Manage: Business Process Definitions	Os usuários podem visualizar e editar definições de processo de negócios, como os processos de negócios Encerrar entradas de folha de pagamento e Desligamento .
Set Up: Payroll (Payroll Input Workbooks) na área funcional Core Payroll.	Os usuários podem criar, editar, excluir e visualizar modelos de entrada de folha de pagamento.
Worker Data: Payroll (Payroll Input) na área funcional Core Payroll.	Os usuários podem adicionar entradas de folha de pagamento. Você não pode restringir o acesso às entradas de folha de pagamento por componente de pagamento. Certifique-se de fornecer acesso apenas a usuários que entendem o impacto das entradas de folha de pagamento em todos os componentes de pagamento.
Worker Data: Payroll (Payroll Input Workbooks - Workbook) na área funcional Core Payroll.	Os usuários podem gerar uma pasta de trabalho de entradas de folha de pagamento.
Worker Data: Payroll (Payroll Input Workbook - Generate) na área funcional Core Payroll.	Os usuários podem adicionar ou atualizar entradas de folha de pagamento nas pastas de trabalho geradas.
Worker Data: Payroll (Payroll Input Workbook - Lock) na área funcional Core Payroll.	Os usuários podem bloquear pastas de trabalho de entradas de folha de pagamento.
Worker Data: Payroll (Payroll Input Workbook - Unlock) na área funcional Core Payroll.	Os usuários podem desbloquear pastas de trabalho de entradas de folha de pagamento.
Worksheets na área funcional System	Os usuários podem visualizar todos os dados em uma pasta de trabalho compartilhada com eles, independentemente de outras configurações de segurança relacionadas aos dados. Eles não podem editar dados na pasta de trabalho. Exemplo: os usuários podem ver os dados mesmo quando não têm direitos de acesso à entrada da folha de pagamento ou ao grupo de pagamentos específico ao qual a pasta de trabalho se destina.

Processos de negócios

Processos de negócios	Considerações
Solicitar entradas de folha de pagamento	Permite enviar solicitações de entrada de folha de pagamento para trabalhadores, que o Workday encaminha para revisão e aprovação.
Encerrar entradas de folha de pagamento	Como um subprocesso do processo de negócios Desligamento , permite que você encerre entradas de folha de pagamento contínuas de trabalhadores como parte de um desligamento.

Geração de relatórios

Relatórios ou painéis	Considerações
Entrada de folha de pagamento contínua com ID de referência	Use para coletar as informações necessárias para criar um carregamento de EIB (Enterprise Interface Builder) que modifica a entrada de folha de pagamento em andamento existente. Exemplos: IDs de referência, IDs de lote.
Entrada de folha de pagamento por ID de lote	Use para verificar os carregamentos de entradas de folha de pagamento por meio da verificação dos totais de ajuste e substituição de todas as entradas de folha de pagamento para uma ID de lote específica.
Entrada de folha de pagamento não processada	Use para identificar entradas de folha de pagamento não processadas.
Tenant Analyzer	Use a guia Validações nesse relatório para identificar se a elegibilidade do trabalhador está definida corretamente para os componentes de pagamento que permitem a entrada de dados de folha de pagamento.
Visualizar entrada de folha de pagamento por trabalhador(es)	Use para verificar as entradas de folha de pagamento existentes de um trabalhador e visualizar se a entrada é usada no cálculo de pagamento ou nos resultados de cálculo de pagamento retroativo.
Localizar entrada de folha de pagamento	Use para visualizar facilmente as entradas de folha de pagamento. Quando você executa o relatório, o Workday exibe estes detalhes em cada linha de entrada de folha de pagamento: Total de usos do resultado da folha de pagamento dentro do ciclo Total de usos do resultado da folha de pagamento fora do ciclo Total de usos no resultado de folhas de pagamento retroativas Linhas de entrada (PCRC e valor) Você pode usar várias facetas de pesquisa para filtrar ainda mais as linhas de entrada da folha de pagamento e clicar no botão de ação em massa View Payroll Input Details . Isso gera um relatório detalhado de todas as entradas de folha de pagamento selecionadas. Para acessar o relatório Find Payroll Input , você deve criar uma política de segurança para o domínio Reports: Payroll Input . Na política de segurança, adicione o grupo de segurança Payroll Administrator com permissão de acesso para visualização. Execute a tarefa Ativar alterações de política de segurança pendentes .

Você pode usar estas fontes de dados de relatório quando criar relatórios personalizados sobre entradas de folha de pagamento:

Resultados do cálculo de pagamento para organização, trabalhador, período e intervalo de datas (a partir da data de término do subperíodo)

Entradas de folha de pagamento

Entrada de folha de pagamento para períodos

Para criar um relatório personalizado, você pode recuperar informações de entrada de folha de pagamento de um trabalhador usando o campo de relatório

Payroll Inputs with Optional Filters

no objeto de negócios Trabalhador
.

Integrações

Serviços Web	Considerações
Importar entrada de folha de pagamento Enviar entrada de folha de pagamento	Use o serviço Web Import Payroll Input porque ele é otimizado para importação em massa. Você também pode usar o serviço Web Submit Payroll Input .
Desligar colaborador	Use para encerrar entradas de folha de pagamento contínuas dos trabalhadores como parte de um desligamento.

Relações e interações

Recursos	Considerações
Cálculos de valor bruto (CAN, França, IRL, Reino Unido, EUA)	Você pode usar a entrada de folha de pagamento para fornecer o valor líquido de um rendimento bruto ou dedução.
Pagamentos sob demanda	Quando você cria um pagamento sob demanda, pode carregar entradas de folha de pagamento existentes como os valores de pagamento. O Workday carrega todas as entradas de folha de pagamento ativas de um trabalhador, independentemente da categoria de execução ou da elegibilidade do componente de pagamento.
Componentes de pagamento	Você pode configurar componentes de pagamento para permitir ou não a entrada de folha de pagamento. A elegibilidade do trabalhador de um componente de pagamento também determina se um trabalhador pode receber uma entrada de folha de pagamento. O Workday fornece vários cálculos referentes às entradas de folha de pagamento que você pode usar como critérios de elegibilidade. Exemplos: Entrada de folha de pagamento (única) para componente de pagamento e Entrada de folha de pagamento (em andamento) existente para o componente de pagamento . Certifique-se de selecionar a elegibilidade apropriada para as entradas de folha de pagamento que deseja processar. Quando uma entrada de folha de pagamento não resolve ou não está disponível para entrada, verifique a configuração do componente de pagamento.
Categorias de execução da folha de pagamento	A categoria de execução da folha de pagamento determina quais componentes de pagamento devem ser processados em uma execução de folha de pagamento, incluindo entradas de folha de pagamento. O Workday fornece vários status de processamento referentes à entrada de folha de pagamento que você pode usar para identificar os trabalhadores a serem processados. Exemplo: Desligamento com entrada de folha de pagamento contínua .
Processamento retroativo	Você pode processar entradas de folha de pagamento retroativas para rendimentos e deduções que são configuradas para serem recalculadas durante um cálculo retroativo de folha de pagamento. Os processos de folha de pagamento retroativos não atualizam os valores de entrada da folha de pagamento existentes. Quando você cria uma entrada de folha de pagamento de ajuste, o Workday pode ajustar o valor original, mas não a entrada de folha de pagamento de ajuste.
Alocação de pessoal	Você pode configurar o processo de negócios Desligamento para permitir que administradores que não são de folha de pagamento encerrem entradas de folha de pagamento contínuas.

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.

Outros impactos

Quando um período é dividido em vários subperíodos, o Workday aplica estas regras de processamento para entradas de folha de pagamento:

Para entradas de folha de pagamento únicas: o Workday processa toda a entrada no subperíodo que tem a data de término da entrada.

Para entradas de folha de pagamento contínuas: o Workday resolve a entrada em cada subperíodo e aplica o rateio, se especificado.

Para rateio do valor bruto para o líquido, você pode definir a elegibilidade do trabalhador para o componente de pagamento a fim de resolver apenas uma vez por período de pagamento.

Considerações para a definição: pagamento de trabalhadores desligados

Publicação de novidades da 2023R2: entrada de folha de pagamento não numérica