Considerações para a definição: programações de períodos
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e o uso de programações de períodos. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
Uma programação de períodos é um conjunto de períodos sequenciais de duração padrão que o Workday usa:
- No Workday Absence para determinar a frequência de acúmulo para planos de ausências que controlam saldos e para definir a elegibilidade do trabalhador para um plano de ausências.
- No Workday Payroll para determinar com que frequência você paga os trabalhadores e o período de dias para o qual o pagamento é feito. Ele também controla as provisões futuras de lançamentos contábeis.
- No Workday Time Tracking para controlar quando os usuários podem informar e ajustar as horas de trabalho.
Vantagens para a empresa
Você pode definir várias programações de períodos com frequências diferentes, de acordo com as necessidades de sua empresa.
Você pode economizar tempo e melhorar a eficiência usando:
- Uma integração de EIB para criar uma programação de períodos ou para adicionar períodos a uma programação existente.
- As mesmas programações de períodos para vários produtos Workday.
O Workday aumenta a flexibilidade, permitindo que você ajuste automaticamente as datas de pagamento que costumam cair em um fim de semana.
Casos de uso
- Definir a duração e as datas de pagamento para diferentes ciclos da folha de pagamento. Exemplo: defina uma programação bissemanal para a folha de pagamento regular e uma programação anual para pagamentos de bonificação.
- Definir o período correspondente e as datas do período de pagamento para pagar os colaboradores pelas horas trabalhadas nas mesmas datas cobertas pelo período de pagamento.
- Estabelecer quando os trabalhadores podem informar o tempo trabalhado e quando os administradores podem fazer ajustes nas horas dos trabalhadores para cada período.
- Definir datas limite da folha de pagamento para excluir pagamentos únicos após uma determinada data em cada período.
- Integre calendários de feriados para ajustar automaticamente as datas de pagamento e acomodar dias não úteis.
Perguntas a considerar
Perguntas | Considerações |
|---|---|
Quantos ciclos diferentes para folha de pagamento, controle de horas e ausências existem na sua empresa? | Você precisa criar pelo menos uma programação para cada ciclo de controle de horas e pagamento.
Você pode compartilhar programações nos produtos Absence, Time Tracking e Payroll quando o período e as datas do período de pagamento estão alinhados. Quando não estão alinhados, crie programações de períodos separadas para cada produto e mapeie cada período para os períodos de pagamento. Na folha de pagamento, os grupos de pagamentos com o mesmo ciclo e datas de pagamento podem compartilhar uma programação. Exemplo: grupos de pagamentos para trabalhadores terceirizados e por hora podem compartilhar uma programação de períodos a cada duas semanas. |
Você usa o Workday Payroll em mais de um país? | Você pode usar uma programação de períodos para vários países. Quando necessário, você pode definir uma data de pagamento diferente com base em um período para cada país. Especifique a substituição de data antes de fazer qualquer pagamento referente ao período. |
Você controla os saldos nos seus planos de ausências? | Se o seu plano de ausências controlar os saldos, você poderá criar uma programação de períodos que corresponda à frequência com que seus trabalhadores acumulam as ausências. Exemplo: os trabalhadores acumulam dois dias de ausência por mês. |
Quando você deseja que os trabalhadores insiram as horas de um período? | Você pode definir datas para cada período entre as quais os trabalhadores podem informar as horas para o período. |
Como você quer que seus trabalhadores acumulem ausências? | Você pode configurar sua programação de períodos para que os trabalhadores acumulem suas ausências:
Você também pode antecipar acúmulos. Exemplo: os trabalhadores acumulam cinco dias de licença médica no início do ano. |
Sua empresa tem calendário de feriados? | Você pode integrar o calendário de feriados da sua empresa para ajustar automaticamente as datas de pagamento e acomodar dias não úteis. |
Recomendações
Para economizar tempo e reduzir esforços repetidos, revise as programações de períodos no seu locatário antes de criar uma nova programação. Você pode reutilizar uma programação com a mesma frequência.
As alterações das datas de início e término de uma programação de folha de pagamento podem impactar os cálculos de pagamentos retroativos, de rateios e da FLSA. Em vez de alterar as datas de um período, crie um novo grupo de pagamentos e mova os trabalhadores para ele na data em que a alteração ocorrer.
Quando você cria programações de períodos para controle de horas:
- Bloqueie a entrada de horas quando você precisar calcular a folha de pagamento.
- Feche a entrada de horas no máximo 3 meses após a data de término do período.
- Defina os critérios de elegibilidade para ausências e controle de horas que correspondam às diretrizes que você usa para atribuir colaboradores aos grupos de pagamentos.
Quando você cria uma programação, adicione períodos ao ano atual e ao próximo. Isso permite que os trabalhadores solicitem uma ausências para datas no futuro. Para um desempenho melhor, a Workday recomenda a criação de programações de períodos com no máximo dois anos a partir do período atual. Para clientes que usam compromissos, você pode configurar programações de períodos além de dois anos.
Requisitos
Você precisa de pelo menos um período em cada programação com datas anteriores à data de vigência de suas primeiras transações do Workday Payroll ou do HCM.
Quando você cria uma programação de períodos quinzenais, o primeiro período de cada mês deve terminar no dia 15 para garantir o processamento de controle de horas preciso.
Limitações
O Workday não ajusta automaticamente as datas de pagamento que caem em um feriado oficial.
Você não pode alterar a data de pagamento ou sua configuração de acúmulo para um período depois de calcular a folha de pagamento para esse período. Cancele o cálculo de pagamento, faça as alterações na programação de períodos e depois execute novamente o cálculo de pagamento.
O Workday não permite o uso de cálculos que fazem referência a períodos de pagamento acadêmico ou períodos de planos de desembolsos em campos de cálculo de ausências, pois eles não usam programações de períodos de ausências. Consulte:
Quando você gera períodos da programação de períodos para prorrogar uma programação existente:
- Pode adicionar somente períodos para programações semanais, bissemanais, bimensais, mensais e anuais.
- Pode adicionar somente períodos a programações de períodos que tenham menos de 2 anos de períodos futuros já adicionados.
- Precisa editar a programação para atualizar as informações de controle de horas, provisões do livro-razão da folha de pagamento e substituições de data de liquidação da folha de pagamento para os períodos gerados.
Definição de locatário
Sem impacto.
Segurança
Domínios | Considerações |
|---|---|
| Permite criar e gerenciar programações de períodos para folha de pagamento. |
Set Up: Period Schedule na área funcional Project Tracking. | Permite criar e gerenciar programações de períodos para projetos. |
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific na área funcional Time Off and Leave. | Permite criar e gerenciar programações de períodos para planos de ausências. |
Set Up: Time Tracking nas áreas funcionais Time Tracking e Time Tracking Hub. | Permite criar e gerenciar programações de períodos para controle de horas. |
Processos de negócios
Sem impacto.
Relatórios
Relatórios | Considerações |
|---|---|
Auditoria - Trabalhadores com várias programações de períodos
| Permite identificar os trabalhadores que atendem aos requisitos de elegibilidade para mais de uma programação de períodos de controle de horas. |
Tenant Analyzer
| Permite que você verifique a definição da programação de períodos em relação às recomendações da Workday. |
Visualizar a programação de períodos
| Depois de adicionar períodos a uma programação, você poderá verificar se as datas estão corretas para todos os períodos novos. |
Integrações
Integrações ou serviços Web | Considerações |
|---|---|
Get Period Schedule
| Recupera informações sobre as programações de períodos. |
Put Period Schedule
| Carrega uma nova programação de períodos ou adiciona períodos a uma programação existente. |
Relações e interações
Recursos | Considerações |
|---|---|
Cálculo contínuo da folha de pagamento | Você pode definir uma programação de períodos que permite automaticamente:
|
Grupos de pagamentos | Quando você cria um grupo de pagamentos, seleciona a programação de períodos que o Workday usa para cada categoria de execução. |
Contabilização da folha de pagamento | O Workday cria provisões futuras quando um período de pagamento se estende por vários períodos de relatórios contábeis. |
Cálculo da folha de pagamento | O Workday calcula os resultados da folha de pagamento para um período de pagamento especificado. Para cada grupo de pagamentos, conclua a folha de pagamento de um período antes de calculá-la para o próximo período. |
Recibos de pagamento | Um recibo de pagamento exibe o pagamento referente ao período que você define. |
Planos de ausências | Você pode executar relatórios de gestão de ausências com base nas programações de períodos. O Workday usa a programação de períodos para:
|
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.