Considerações para a definição: registro do formulário I-9 externo

Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso de registros do formulário I-9 externo. O tópico explica:

Por que essa definição é útil

Como essa definição é integrada ao Workday

Impactos consequentes e interações entre produtos

Requisito de segurança e configurações de processo de negócios

Perguntas e limitações a considerar antes da implementação

Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.

Apresentação

Você pode importar dados essenciais e anexos de formulários I-9 criados fora do Workday, criando um registro do formulário I-9 externo. Você pode usar esses registros para visualizar dados importantes, facilitando o cumprimento das metas de conformidade. Os registros do formulário I-9 externo sempre têm o status do US Employment Verification de registro externo
.

Vantagens para a empresa

Carregue formulários I-9 e formulários I-9 em papel de sistemas herdados no Workday, proporcionando maior visibilidade dos dados.

Flexibilidade para inserir e carregar dados externos do Formulário I-9 por meio de tarefas ou serviços Web.

Casos de uso

Você tem formulários I-9 destas fontes e precisa transferir os dados para o Workday:

Documento

Sistemas herdados

Perguntas a considerar

Pergunta	Considerações
É preferencial usar as tarefas ou os serviços Web para importar dados de formulários I-9 criados fora do Workday?	Depende da quantidade de Formulários I-9 que você tem. Os serviços Web são mais adequados para inserir dados em massa, enquanto as tarefas são mais adequadas para quantidades menores.

Recomendações

Sem impacto.

Requisitos

Você precisa configurar estas ações de início nestas políticas de segurança do processo de negócios:

Complete Record of External Form I-9
no processo de negócios Complete Form I-9
.

Complete Record of External Form I-9 Section 3
no processo de negócios Complete Form I-9 Section 3
.

Limitações

Você não pode modificar registros do formulário I-9 externo, mas pode corrigir estes eventos:

Preencher o Formulário I-9 - Registro externo

Preencher seção 3 do formulário I-9 - Registro externo

Locatário

Sem impacto.

Security

Os seguintes domínios na área funcional Onboarding:

Domínio	Considerações
Auditoria: formulários I-9	Dá acesso a estes relatórios: Trilha de auditoria do formulário I-9 Colaboradores dos EUA com documentos do Formulário I-9 a vencer
Worker Data: I-9 Forms	Fornece acesso ao relatório Visualizar status de verificação de emprego dos EUA .

Processos de negócios

Estes processos de negócios na área funcional Onboarding:

Processo de negócios	Considerações
Preencha o Formulário I-9 na área funcional Onboarding.	Protege uma tarefa que permite inserir informações essenciais da Seção 1 e da Seção 2 manualmente dos formulários I-9 criados fora do Workday.
Preencha o Form I-9 Section 3 na área funcional Personal Data.	Protege uma tarefa que permite inserir informações essenciais da Seção 3 manualmente dos formulários I-9 criados fora do Workday.

Geração de relatórios

Registros do formulário I-9 externo são exibidos em relatórios como:

Relatório	Considerações
Trilha de auditoria do formulário I-9	Visualize a trilha de auditoria dos processos de negócios Formulário I-9 para uma ou mais organizações, locais, estabelecimentos ou trabalhadores. Os detalhes incluem a data de início do processo de negócios, o iniciador e o status de processos de negócios individuais.
Colaboradores dos EUA com documentos do Formulário I-9 a vencer	Visualize colaboradores dos EUA com documentos vencidos da Seção 2 e Seção 3 que requerem renovação.
Visualizar status de verificação de emprego dos EUA	Visualize o status de verificação de emprego dos colaboradores.

Integrações

Serviço Web	Considerações
Corrigir registro do formulário externo I-9	Permite que você corrija um registro do formulário I-9 externo. Para adicionar um anexo usando os serviços Web para corrigir informações, você deve usar uma sincronização de dados parcial. Para substituir ou excluir anexos, você deve usar uma sincronização de dados completa.
Corrigir registro do formulário externo I-9, seção 3	Permite que você corrija um registro do formulário externo I-9, seção 3. Para adicionar um anexo usando os serviços Web para corrigir informações, você deve usar uma sincronização de dados parcial. Para substituir ou excluir anexos, você deve usar uma sincronização de dados completa.
Obter formulário I-9 externo	Recupera os registros do formulário I-9 externo.
Obter formulário externo I-9, seção 3	Recupera os registros do formulário externo I-9, seção 3.
Obter origem do formulário I-9 externo	Recupera a origem dos registros do formulário I-9 externo.
Atualizar formulário I-9 externo	Cria ou atualiza o registro do formulário I-9 externo.
Atualizar formulário I-9 externo, seção 3	Cria ou atualiza o registro do formulário I-9 externo, seção 3.
Inserir origem do formulário I-9 externo	Cria ou atualiza a origem do registro do formulário I-9 externo.

Relações e interações

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.