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Última atualização: 2024-11-29
Considerações para a definição: geração de relatórios 1099

Considerações para a definição: geração de relatórios 1099

Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso de relatórios 1099. O tópico explica:
  • Por que essa definição é útil
  • Como essa definição é integrada ao Workday
  • Impactos consequentes e interações entre produtos
  • Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
  • Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.

Apresentação

A funcionalidade de relatório 1099 gera formulários IRS 1099 a partir de seus pagamentos a fornecedores, trabalhadores terceirizados, investidores, favorecidos ad hoc e favorecidos de pagamentos diversos.

Vantagens para a empresa

  • Ajuda você a manter a conformidade do IRS ao preencher os formulários 1099-MISC e 1099-NEC.
  • Reduz o trabalho administrativo de exportar dados de pagamento para aplicativos de terceiros.
  • Contribui para a integridade dos dados, calculando automaticamente os valores retidos de imposto de renda federal e estadual com base nos seus dados do Workday.

Casos de uso

Enquanto sua organização se prepara para o processamento 1099:
  • Você executa o
    relatório de auditoria 1099
     para verificar se configurou corretamente seus favorecidos 1099. Você encontra favorecidos 1099 sem um endereço principal ou número de ID fiscal. Você atualiza esses favorecidos e executa novamente o
    relatório de auditoria 1099
    .
  • Você pré-visualiza os detalhes do pagamento 1099. Você identifica que está faltando um pagamento declarável que ocorreu em um sistema herdado. Você cria um ajuste 1099 para que o formulário 1099-NEC emitido para o favorecido reflita tudo o que sua organização pagou a ele este ano. Você pré-visualiza os detalhes do pagamento 1099 novamente e continua fazendo correções em sua configuração, favorecidos e pagamentos, conforme necessário.
  • Você gera um arquivo de teste no Workday e o carrega no sistema de teste IRS FIRE durante o período de teste.
Quando sua organização inicia o processamento de 1099:
  • Você gera os formulários 1099-MISC e 1099-NEC que imprime e envia pelo correio a todos os seus favorecidos 1099. Você seleciona Cópia B e imprime em um papel em branco com as IDs fiscais truncadas.
  • Você gera os formulários eletrônicos 1099-MISC e 1099-NEC no Workday e os carrega no sistema IRS FIRE.
Depois que você envia os formulários 1099 aos favorecidos e os arquiva no IRS:
  • Um fornecedor entra em contato com você porque ele nunca recebeu o formulário 1099. Você reimprime o formulário 1099 para este favorecido individual.
  • Um fornecedor chama a sua organização para informar que o formulário 1099 dele o relata erroneamente como FATCA. Você cria uma alteração de fornecedor no Workday, imprime um formulário corrigido para o favorecido e gera um arquivo corrigido que você envia ao IRS.
  • Você percebe que perdeu um favorecido. Você cria uma execução 1099 adicional, imprime um formulário 1099 que envia pelo correio ao favorecido e gera um arquivo eletrônico 1099 apenas para o favorecido perdido, que você carrega no sistema IRS FIRE.

Perguntas a considerar

Perguntas
Considerações
Quais caixas 1099-MISC e 1099-NEC você relata?
Com a tarefa
Atualizar configuração 1099
 , você pode:
  • Mapear categorias de despesa ou hierarquias de categorias de despesa para caixas nos formulários 1099.
  • Especifique valores-limite em uma ou mais categorias.
Como você envia suas informações 1099 retorna para o IRS?
O Workday permite que você:
  • Gere formulários eletrônicos 1099 que você pode baixar e envie manualmente no sistema IRS FIRE.
  • Imprimir formulários 1099 para seus favorecidos.
Você pode arquivar para várias empresas com um único código de controle de emissor.
Você apresenta declarações 1099 para estados que participam do Programa de declaração combinada federal/estadual (CF/SF)?
O Workday pode gerar devoluções eletrônicas 1099 que atendem aos requisitos dos programas CF/SF.
Quando você consolida pagamentos de fornecedor em nome de várias empresas para o mesmo fornecedor, qual empresa emite o formulário 1099?
O Workday preenche o pagador em formulários 1099 com a empresa que paga a fatura ou cria a execução de liquidação.

Recomendações

  • Quando você migra para o Workday no meio do ano e carrega os saldos iniciais 1099 com ajustes de 1099:
    • Crie um ajuste no Workday para cada pagamento herdado.
    • Insira as informações do pagamento herdado no campo da nota para que você possa consultar posteriormente.
  • Use os ajustes 1099 somente quando não for possível corrigir a transação original no Workday.

Requisitos

Para registrar eletronicamente no IRS:
Defina códigos de imposto retido na fonte e de transação que contenham alíquotas para estas autoridades fiscais:
  • O IRS
  • Estados em que você declara a renda 1099.
Consulte Etapas: definir impostos sobre transações e Etapas: definir impostos retidos na fonte.
Para que o Workday inclua um pagamento em um formulário 1099 para um exercício de declaração e uma autoridade fiscal federal ou estadual, você deve:
  • Inclua o pagamento em uma destas transações:
    • 1099 ajustes.
    • Pagamentos ad hoc
    • Pagamentos diversos.
    • Faturas de fornecedor
  • Defina o destinatário do seu pagamento como um favorecido 1099.
  • Selecione as categorias de despesa e os valores que você mapeou para as categorias do IRS 1099.
  • Use um código fiscal que você mapeou para o seguinte:
    • Uma alíquota federal
    • Uma alíquota estadual, quando você declara ao estado.
    O Workday usa o código fiscal do seu pagamento para determinar a autoridade fiscal à qual você deve declarar o pagamento. Exemplo: você declara pagamentos sem imposto retido na fonte à Califórnia. Você usa um código fiscal que contém a alíquota federal e uma alíquota estadual da Califórnia de zero por cento.
  • Pague ou liquide a transação durante o exercício do relatório.
    O Workday usa a data de pagamento para relatórios 1099, não a data da transação. Exemplo: um trabalhador terceirizado independente envia uma fatura de fornecedor em 25 de dezembro e sua empresa a paga em 2 de janeiro. O pagamento é aplicado aos relatórios 1099 do novo exercício.
  • Certifique-se de que o pagamento tem um status de
    Aceito
     quando você usar a funcionalidade de confirmação de pagamento.

Limitações

O Workday não oferece suporte ao preenchimento eletrônico de formulários 1099 com o Sistema de captação de devoluções de informações (IRIS).
O Workday oferece suporte à geração de relatórios 1099 apenas para empresas com moeda base USD.
O Workday oferece suporte apenas a estes formulários:
  • 1099-MISC.
  • 1099-NEC.
  • 1096.

Definição do locatário

Sem impacto.

Segurança

Domínios
Considerações
Reports: Supplier Accounts 1099 - USA
 e
Set Up: Payee Tax Authority Information
 na área funcional Supplier Accounts.
Os usuários com acesso em ambos os domínios podem selecionar os layouts de formulário 1099 e 1096.
Reports: Supplier Accounts 1099 - USA
 na área funcional Supplier Accounts.
Os usuários podem:
  • Use a
    área de trabalho 1099
    .
  • Execute o
    relatório 1099
    .
  • Execute o
    relatório de auditoria 1099
    .
  • Crie execuções do 1099.
  • Criar execuções 1099 corrigidas.
  • Imprimir formulários 1099 e 1096.
Reports: Supplier Accounts
 na área funcional Supplier Accounts.
Os usuários podem executar o
Relatório de números de ID de contribuinte de fornecedor duplicado
.
Set Up: Payee Tax Authority Information
 na área funcional Supplier Accounts.
Os usuários podem mapear:
  • Categorias do 1099 para categorias e hierarquias de despesas.
  • Uma autoridade fiscal para retenção 1099 federal ou estadual.
Set Up: Tax
 na área funcional Common Financial Management.
Os usuários podem definir detalhes fiscais da empresa para relatórios 1099.

Processos de negócios

Processo de negócios
Considerações
Ajuste 1099
Os usuários podem ajustar categorias de despesa e saldos iniciais do 1099.
Evento de execução de preenchimento eletrônico de relatórios 1099
Os usuários podem gerar formulários 1099 eletrônicos.

Geração de relatórios

Relatórios
Considerações
Relatório de auditoria 1099
Visualize favorecidos 1099 com atividade de fatura ou pagamento que exigem informações fiscais adicionais para exibição nos formulários 1099, como:
  • Uma ID fiscal dos Estados Unidos.
  • Declaração de imposto de renda ou endereço principal.
1099 Detalhes do pagamento
Revise todas as transações de pagamento para favorecidos 1099, incluindo pagamentos:
  • Abaixo dos limites de 1099.
  • Em categorias de despesa e hierarquias de categorias de despesa que você não mapeou para nenhuma caixa de IRS.
  • Com formas de pagamento que você exclui da geração de relatórios 1099.
Você pode acessar o relatório na tarefa
Criar detalhes do pagamento 1099
 e no relatório
Localizar detalhes do pagamento 1099
 . Consulte Etapas: pré-visualização de detalhes do pagamento 1099.
Recomendamos não acessar as tarefas
Executar
 ou
Programar
 no menu de ações relacionadas do relatório
Detalhes do pagamento 1099
 , pois isso pode retornar informações incompletas.
Você não pode copiar o relatório
Detalhes do pagamento 1099
 .
Relatório de números de ID de contribuinte de fornecedor duplicados
Identifique fornecedores que podem ter números de ID de contribuinte duplicados.
Localizar 1099
Visualize os detalhes do formulário 1099 para a empresa e o exercício fiscal selecionados.
Localizar ajustes 1099
Visualize os ajustes do formulário 1099 para uma ou mais empresas, exercícios fiscais ou favorecidos.
Localizar execuções do 1099
Visualize as execuções do formulário 1099 que você já gerou para as empresas e anos-calendário selecionados.
Visualizar configuração do formulário 1099
Visualize o mapeamento de categorias de despesa ou hierarquias de categorias de despesa e limites para caixas 1099-MISC ou 1099-NEC para o ano selecionado.

Integrações

Serviços Web
Considerações
Obter 1099 MISCs
Recupere dados de uma execução do formulário 1099-MISC ou 1099-NEC, opcionalmente filtrado por empresa.
Obter dados MISC 1099 da empresa
Recupere todos os dados de uma execução inteira do formulário 1099-MISC ou 1099-NEC, incluindo informações de resumo por pagador.
Inserir código da receita 1042-S
Adicione ou atualize códigos de receita 1042-S, bem como categorias ou hierarquias de despesas de retenção.
Enviar ajuste 1099
Quando você migra para o Workday no meio do ano, pode usar um EIB e criar ajustes para carregar seus saldos 1099 iniciais.

Relações e interações

Recursos
Considerações
Caixa
O Workday usa os dados de seus pagamentos ad hoc a fornecedores, trabalhadores terceirizados, favorecidos ad hoc e investidores para calcular os valores 1099.
Liquidações
  • O Workday inclui apenas os valores de documentos pagos ou liquidados em seus valores 1099.
  • Quando você usa a funcionalidade de confirmação de pagamento, a confirmação de pagamento deve estar no status
    Aceito
     da instituição financeira.
  • O Workday usa os dados dos pagamentos diversos aos favorecidos de pagamentos diversos para calcular seus valores 1099.
Supplier Accounts
O Workday usa os dados de faturas de fornecedor e de ajustes de fatura de fornecedor para fornecedores e trabalhadores terceirizados a fim de calcular seus valores 1099.
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.