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Administrator Guide
Última atualização: 2026-03-13
Conceito: pagamentos de cliente

Conceito: pagamentos de cliente

Quando você recebe um pagamento de cliente, pode:
  • Registrar o pagamento e depositá-lo.
  • Aplicá-lo a faturas de cliente ou ajustes de fatura. Durante a aplicação de pagamento, você pode:
    • Aplicar o valor total ou o pagamento parcial e colocar o saldo na conta.
    • Aplicar ou substituir valores de desconto padrão.
    • Desmarque todas as fatura e ajustes de fatura na grade de aplicação de pagamento .
    • Dar baixa nos valores totais ou parciais da fatura .
  • Registrar o pagamento a maior e colocá-lo na conta.
Depois de enviar o pagamento, você pode:
  • Desfazer a aplicação do pagamento integral e editá-lo para fazer correções.
  • Cancelar o pagamento se ele está erro antes do depósito ser conciliado(a).
  • Devolver o pagamento que já foi depositado no banco.
Quando você cancela pagamentos:
  • Os pagamentos pendentes não estão mais disponíveis para liquidação.
  • O Workday não inclui mais esses pagamentos quando você imprime cheques ou gera o arquivo bancário para execuções de liquidação concluídas.
  • Se você já imprimiu o cheque ou enviou o arquivo bancário, o cancelamento interrompe esses pagamentos. Certifique-se de anular o cheque usando a tarefa
    Record Voided Checks
    .
Quando você cancela ou devolve pagamentos, o Workday gera lançamentos para estornar os pagamentos originais, cancela a aplicação deles e disponibiliza a fatura novamente para aplicação de pagamento. Você pode acessar o relatório
Localizar pagamentos
 para visualizar pagamentos emitidos e cancelados em um único local e conciliar seus pagamentos.
Você pode configurar a verificação de saldo de caixa para evitar que pagamentos de saída sejam processados quando você não tem fundos suficientes. ConsultarEtapas: configurar verificação avançada de saldo de caixa .
Você pode usar estas tarefas para executar as várias ações:
  • Registrar pagamentos de cliente
  • Registro em massa de pagamentos de cliente
  • Aplicar pagamento de cliente
  • Aplicação automática de pagamentos de cliente
  • Criar depósito de cliente
  • Criar reembolso de cliente
Quando você tem pagamentos com grandes volumes de linhas de remessa, pode carregá-los por meio de serviços Web e, em seguida, processá-los usando a tarefa
Aplicar automaticamente pagamentos de cliente
.
Nas tarefas
Aplicar automaticamente pagamentos de cliente
 e
Programar pagamentos de cliente aplicados automaticamente
 , você pode processar aplicações de pagamento com:
  • Ajustes de crédito de fatura de cliente que incluem descontos por pagamento lista de opções .
  • Faturas de cliente com valores negativos que incluem descontos por pagamento lista de opções .

Registro em massa de pagamentos de cliente

Quando você precisa registrar grandes quantidades de pagamentos de uma só vez, pode processá-los com a tarefa
Registro em massa de pagamento de cliente
. Use essa tarefa quando os pagamentos fazem referência a apenas uma ou poucas faturas cada. Você também pode registrar pagamentos para diferentes clientes.
Lembre-se de que a tarefa registra apenas pagamentos e não os aplica. Portanto, o Workday não cria lançamentos operacionais. Se você deseja que o Workday crie lançamentos operacionais para registrar o caixa, pode criar um depósito como parte da tarefa. Em seguida, o Workday cria os lançamentos a partir do depósito.

Pagamento de cliente excedente

Quando você receber fundos excedentes de um cliente, pode registrar o valor como:
  • Saldo em conta: no cabeçalho de pagamento quando você não sabe a quais faturas aplicar o valor de pagamento excedente. Esse valor é registrado como um passivo em seu livro-razão, mas tem como base suas regras de lançamento em conta. Você também pode processar um reembolso para o saldo. O pagamento permanece em andamento com o status Aplicado em conta. Este não mostra os detalhes sobre para onde vai a candidatura excessiva, exceto para o cliente específico .
  • Valor em conta na grade Aplicação de pagamento para uma linha de fatura que gera um Documento de valor creditado em conta (OAD) que está vinculado à fatura específica e seu associado ao cliente de faturamento. Para esta transação:
    • O pagamento está marcado como concluído e totalmente pago.
    • O valor é mantido como um crédito para faturas futuras e você pode aplicá-lo manualmente, automaticamente, cancelá-lo ou reembolsá-lo, conforme necessário.
    • Inclua o OAD nos demonstrativos do cliente para comunicar as informações de crédito ao cliente.
    • Você pode adicionar um valor na conta para:
      • Faturas de cliente positivas
      • Faturas consolidadas de cliente .
      • Refaturamentos de fatura de cliente
      • Ajustes de fatura de débito, quando o valor aplicado é igual ao valor devido e você não aplica baixas ou descontos aos ajustes.
      • Quando você aplica uma fatura intercompanhias em excesso, o Workday atribui automaticamente a empresa da fatura aplicada ao documento de contabilidade (OAD) recém-gerado, garantindo a contabilização precisa do crédito.
    • O Workday não oferece suporte a valores na conta quando a fatura selecionada:
      • Com uma baixa (n.); dar baixa (v.) ou um desconto.
      • A fatura de cliente é negativa ou com valor zero.
      • For um ajuste de fatura de crédito.
      • Está totalmente pago.
      • É uma fatura intercompanhias com balanceamento por worktag regular ou opcional habilitado.
  • Pagamentos a maior: para dar baixa de um saldo de crédito pequeno e irrelevante que não seja prático de rastrear, aplicar ou reembolsar.
    • Para processar pagamentos a maior, você deve configurar o processo de negócios Pagamento a maior.
    • Você não pode aplicar pagamentos a maior a faturas futuras.
    • Os fundos devem ser reconhecidos como renda.
    • Para reverter a baixa (n.); dar baixa (v.) e devolver os fundos a um status na conta , você deve cancelar o pagamento no menu de ações relacionadas Pagamento a maior do cliente. Quando você cancela um pagamento de cliente, o Workday cancela automaticamente todos os pagamentos a maior associados.
    • Quando você insere um valor de pagamento a maior , o Workday usa o aprendizado de máquina para exibir recomendações sobre o motivo do pagamento a maior , bem como as worktags de centro de custo e local .

Pagamentos intercompanhias

O Workday permite que você centralize o recebimento de pagamentos de clientes de maneira que uma única empresa possa pagar as faturas de empresas relacionadas a ela. Uma empresa pode receber pagamentos de um cliente em nome de outras empresas relacionadas e pagar suas faturas. Essa funcionalidade torna mais rápido e fácil o reconhecimento do recebimento de pagamentos e acelera a remessa de dinheiro aos bancos. No entanto, o Workday não oferece suporte à aplicação de pagamento para transações em nome de um cliente e baixas que incluem faturas com desconto a prazo.
Definição para pagamentos intercompanhias:
  • Use a política de segurança do domínio
    Process: Customer Invoice
     para permitir que seu especialista em contas a receber veja mais detalhes de outra fatura da empresa.
  • Para que as empresas tenham relacionamentos intercompanhias, selecione
    Início permitido
     na tarefa
    Edit Company Intercompany Profile
    .
Outras áreas do Workday que suportam pagamentos intercompanhias incluem:
  • O relatório
    Visualizar contabilidade de transação do cliente
     contém uma guia
    Intercompanhias
     que exibe linhas de contabilidade intercompanhias, incluindo contas a pagar e contas a receber.
  • Os demonstrativos de cliente fornecem uma descrição dos pagamentos de ou para outra empresa, se aplicável.
  • Para processar pagamentos intercompanhias quando o balanceamento por worktag estiver ativo para qualquer uma das empresas, certifique-se de que a empresa que paga em seu nome use a mesma moeda da sua empresa, da fatura e do pagamento.
  • Para localizar faturas em outras empresas, use as categorias de opções
    Same Bill-To
     ou
    Remit-From - By Company
     nestas tarefas:
    • Registrar pagamento de cliente
    • Aplicar pagamento de cliente

Pagamentos com valor zero

Você pode registrar e aplicar pagamentos de cliente com um valor de pagamento igual a 0. Isso ajuda a apagar várias faturas em aberto e ajustes que não estão vinculados em uma única transação.
Quando você aplica um valor igual a 0, o Workday cria um pagamento de cliente com status de pagamento
Concluído
 e status de aplicativo de
Totalmente aplicado
 .
Quando você registra pagamentos de cliente com valor zero, não é possível:
  • Registrar um depósito.
  • Têm uma moeda de pagamento e uma fatura diferentes.
  • Insira as informações do aviso de remessa .
  • Selecione o pagamento para aplicação automática.
Quando você aplica pagamentos de cliente com valor zero, não é possível:
  • Registrar pagamentos a maior.
  • Colocar um valor na conta
Se você não deseja registrar pagamentos de cliente com um valor de pagamento igual a 0, pode criar validações personalizadas para
Pagamento de cliente
 no relatório
Manter validações personalizadas
 .
O Workday não oferece suporte a esta funcionalidade no serviço Web
Put Customer Payment
 .

Pagamentos e depósitos de clientes a partir de demonstrativos bancários

Você também pode registrar pagamentos e depósitos de cliente diretamente das linhas do demonstrativo bancário . Você deve configurar conjuntos de regras de pagamento de cliente para definir os critérios de mapeamento da linha do demonstrativo bancário para o pagamento de cliente . Você pode então vínculo (noun) vincular (verb) os conjuntos de regras a uma conta bancária. Quando você registra um demonstrativo bancário e executa a tarefa
Programar pagamento de cliente a partir da linha do demonstrativo bancário
 , ela verifica se a linha do demonstrativo bancário corresponde às regras definidas.
  • Cada linha do demonstrativo bancário cria um pagamento e um depósito.
  • Quando uma empresa está habilitada para sequência sem interrupções de faturas de cliente , você pode definir um conjunto de regras de pagamento de cliente para identificar um Cliente de origem da remessa encontrado na linha do demonstrativo bancário com base em uma correspondência exata ou nos prefixos da fatura .
  • Exceções para correspondência de pagamentos sem interrupções:
    • Se o texto do aviso de remessa excluir os zeros à esquerda, a tarefa de correspondência não conseguirá localizar o número da fatura sem interrupções.
    • Se forem encontradas várias faturas com diferentes clientes de faturamento, as faturas serão preenchidas, mas o campo do cliente permanecerá em branco para entrada manual.
    • Habilitar a sequência sem interrupções faz com que o sistema ignore as faturas padrão durante o processo de correspondência de demonstrativo bancário .

Transferências de pagamento

As transferências de pagamento registram a atividade de aplicação de pagamento do cliente e não geram contabilidade. O Workday salva essas transações como
transferir de pagamento (entrada)
 ou
transferir de pagamento (saída)
 com base no cliente para quem você executa o relatório. Você pode acessar o relatório
Detalhes da atividade do cliente
 ou
Resumo da atividade do cliente
 para visualizar os detalhes. Faturas intercompanhias não geram transferências de pagamento.
As transferências de pagamento ocorrem quando a aplicação de pagamento é para faturas em que:
  • O
    Cliente de origem da remessa
     é diferente do cliente de pagamento .
    • Por exemplo, em Empresa A, você registra um pagamento de cliente em que o
      Cliente de origem da remessa
       é
      John Doe
       , mas aplica esse pagamento ao
      Cliente
      Bluemoon
       .
    • Transferência de pagamento (saída)
       : quando você acessa o relatório
      Resumo das atividades do cliente
       para John Doe e clica no valor na coluna
      Total do pagamento
       , o Workday exibe uma grade de detalhes da transação com duas linhas para cada transação de pagamento. Uma linha exibe a
      Forma de transação
       de
      Pagamento
       , incluindo
      o Valor do pagamento
       e o valor
      de Redução
       associado. A segunda linha exibe o
      Tipo de transação
       de
      Transferência de pagamento (saída)
       e o valor
      de Aumento
       associado para a remoção do valor do pagamento.
    • Transferência de pagamento (entrada)
       : quando você acessa o relatório
      Resumo de atividades de cliente
       para a Bluemoon e clica no valor na coluna
      Total do pagamento
       , o Workday exibe uma grade de detalhes da transação com apenas uma linha para cada transação de pagamento. A linha exibe o
      tipo de transação
       de
      transferência de pagamento (entrada)
       e o valor
      de redução
       associado, à medida que reduz as contas a receber.
  • A empresa do pagamento é diferente da empresa da fatura.
    • Por exemplo, você registra um pagamento de cliente da
      Empresa
      A
       ao cliente John Doe, mas o aplica a uma fatura da
      Empresa
      B
       ao cliente John Doe.
    • Transferência de pagamento (saída)
       : quando você acessa o relatório
      Resumo de atividades de cliente
       para a empresa A e clica no valor na coluna
      Total do pagamento
       para o cliente John Doe, o Workday exibe uma grade de detalhes da transação com duas linhas para cada transação de pagamento. Uma linha exibe a
      Forma de transação
       de
      Pagamento
       , incluindo o
      Valor do pagamento
       e o valor
      de Redução
       associado. A segunda linha exibe o
      Tipo de transação
       de
      Transferência de pagamento (saída)
       e o valor
      de Aumento
       associado para a remoção do valor do pagamento.
    • Transferência de pagamento (entrada)
       : quando você acessa o relatório
      Resumo de atividades de cliente
       para a Empresa B e clica no valor na coluna
      Total do pagamento
       para o cliente John Doe, o Workday exibe uma grade de detalhes da transação com apenas uma linha de transação. A linha exibe o
      tipo de transação
       de
      transferência de pagamento (entrada)
       e o valor
      de redução
       associado, à medida que reduz as contas a receber.

Pagamentos de contrato de patrocinador de estudante

Os contratos de patrocinador de estudante permitem que instituições educacionais, corporações e órgãos governamentais paguem despesas educacionais de 1 ou mais estudantes. Acesse a tarefa
Record Student Sponsor Payment
 para registrar pagamentos de patrocinadores de estudantes e aplicá-los especificamente a faturas de contratos de patrocinadores de estudantes.

IVA sobre pagamentos

Em alguns países, as empresas podem optar por pagar Imposto sobre Valor Agregado (IVA) nos pagamentos em vez de nas faturas. Após a configuração, você pode registrar o IVA pendente na fatura e o IVA a pagar no momento da cobrança do pagamento. O Workday calcula e contabiliza o IVA automaticamente no pagamento. Quando você configura o IVA sobre os pagamentos de uma empresa:
  • As faturas de cliente que você não pagou ainda usarão a contabilidade original. O Workday não aplica a contabilidade fiscal ao pagamento.
  • As faturas de cliente que você criar após a configuração do IVA usarão o IVA na contabilidade de pagamento.
As considerações de IVA no Workday incluem:
  • A fatura de cliente e os ajustes de fatura de cliente oferecem suporte a taxas diferentes por linha da fatura.
  • Suporte para valores de imposto rateado para pagamentos parciais.
  • Os pagamentos por conta própria usam a alíquota por padrão de uma empresa.
  • Os pagamentos por conta são aplicados a uma fatura de cliente.
O Workday não oferece suporte ao IVA sobre pagamentos de transações intercompanhias diretas quando o balanceamento por worktag está habilitado para recebimentos intercompanhias .

Condições de pagamento

Você pode configurar as condições de pagamento no Workday para definir:
  • Datas de vencimento de uma fatura de cliente.
  • Descontos com base no momento de pagamento da fatura pelo cliente.
  • Condições de pagamento específicas do cliente.

Substituições de pagamento

Quando registrar ou editar pagamentos de cliente , você pode substituir o valor do desconto de pagamento calculado pelo sistema diretamente no aviso de remessa de pagamento do cliente e especificar o valor real do desconto aplicado ao cliente se o desconto aplicado for diferente das condições de pagamento. Este recurso se aplica somente quando você seleciona uma única fatura. A funcionalidade não se aplica quando:
  • Você tem várias faturas em cada linha.
  • O valor nos campos Desconto aplicado e Valor a pagar é superior ao valor devido.
  • Há referências no lado direito (RHS) da linha de remessa.
  • Você seleciona tipos de documento sem suporte no lado esquerdo, , como fatura consolidada , documento na conta ou pagamentos em nome de clientes.
  • O sinal do valor do desconto não corresponde ao documento com suporte.

Métodos de pagamento

Os métodos de pagamento determinam a conta que o Workday usa para várias transações. O Workday fornece vários métodos de pagamento que você pode usar para configurar os formas de pagamento em seu ambiente usando a tarefa
Manter formas de pagamento
. Alguns dos métodos de pagamento são eletrônicos, o que tem considerações adicionais de processamento. Você pode usar o método de pagamento por débito automático para os formas de pagamento eletrônico.
Quando você usa um fornecedor terceirizado para processar pagamentos fora do Workday, recomendamos mapear o seu tipo de pagamento para
Método de pagamento
Manual
.

Formas de pagamento

Uma forma de pagamento é um método válido que você usa para fazer pagamentos. O Workday permite que você configure cada forma de pagamento e a mapeie para um método de pagamento válido fornecido pela Workday. Os formas de pagamento eletrônico, como débito automático ou cartão de crédito, são processados por meio de execuções de liquidação. O Workday cria automaticamente um depósito e um pagamento combinados. Depois que o mecanismo de liquidação conclui os pagamentos, ele gera os lançamentos contábeis associados a cada pagamento.
Para outras formas de pagamento, registre os pagamentos com a tarefa
Registrar pagamento de cliente
 e aplique-os às faturas associadas. Exemplo: você pode mapear um
Método de pagamento
 com
cartão de crédito
 para a
Forma de pagamento
Visa
.

Relatório de pagamento

O Workday fornece vários relatórios para lhe dar uma visão clara do processo de pagamento, incluindo:
  • Contas de cliente aguardando uma ação
  • Detalhes da atividade do cliente
  • Resumo da atividade do cliente
  • Detalhes do saldo de cliente
  • Resumo do saldo de cliente
  • Depósitos de cliente aguardando uma ação
  • Itens em aberto do cliente
  • Pagamentos de cliente aguardando uma ação
  • Localizar pagamentos
  • Visualizar declaração de valor creditado em conta
Para visualizar os detalhes das transações de pagamento de clientes, você pode criar um relatório personalizado avançado. Use o objeto de negócios
Histórico de transações de cliente
 da fonte de dados
Customer Payment for Invoices Report
 e selecione os campos de relatório relevantes:
  • Data contábil
  • Aplicações de pagamento de cliente
  • Moeda da fatura
  • Valor em conta
  • Valor do pagamento a maior
  • Motivo do pagamento a maior
  • Worktags de pagamento a maior
  • Total de pagamentos aplicados
  • Data da transação
Você pode criar um relatório personalizado avançado para visualizar o pagamento de clientes e os detalhes da transação relevante.
  1. Acesse a tarefa
    Criar relatório personalizado
    .
    • Selecione
      Avançado
       para Tipo de relatório.
    • Selecione
      Pagamento do cliente para faturas
       para
      a fonte de dados
       .
  2. Acesse o objeto de negócios
    Pagamento de faturas pelo cliente
     e selecione as colunas de relatórios relevantes.
  3. Acesse o objeto de negócios
    Histórico de transações de cliente
     e selecione as colunas de relatórios relevantes, incluindo estes campos, e selecione
    OK
     :
    • Data contábil
       : recupera a data contábil da transação de cliente.
    • Aplicações de pagamento de cliente
       : recupera as aplicações de pagamento de cliente para a transação de cliente.
    • Moeda da fatura
       : recupera a moeda da fatura usada na transação de cliente.
    • Motivo do pagamento a maior
       : recupera o motivo usado para a transação de cliente de pagamento a maior do cliente.
    • Worktags de pagamento a maior
       : recupera as worktags usadas para a transação de cliente de pagamento a maior : .
    • Data da transação
       : recupera a data da transação para a transação de cliente: .
O Workday também contribui para à geração de relatórios sobre todas as transações do cliente , incluindo pagamentos de cliente , vendas à vista e baixas, a partir de uma única fonte de dados de relatório
Customer Transactions
 .