Conceito: pagamentos de cliente

Quando você precisa registrar grandes quantidades de pagamentos de uma só vez, pode processá-los com a tarefa

Registro em massa de pagamento de cliente

. Use essa tarefa quando os pagamentos fazem referência a apenas uma ou poucas faturas cada. Você também pode registrar pagamentos para diferentes clientes.

Lembre-se de que a tarefa registra apenas pagamentos e não os aplica. Portanto, o Workday não cria lançamentos operacionais. Se você deseja que o Workday crie lançamentos operacionais para registrar o caixa, pode criar um depósito como parte da tarefa. Em seguida, o Workday cria os lançamentos a partir do depósito.

O Workday permite que você centralize o recebimento de pagamentos de clientes de maneira que uma única empresa possa pagar as faturas de empresas relacionadas a ela. Uma empresa pode receber pagamentos de um cliente em nome de outras empresas relacionadas e pagar suas faturas. Essa funcionalidade torna mais rápido e fácil o reconhecimento do recebimento de pagamentos e acelera a remessa de dinheiro aos bancos. No entanto, o Workday não oferece suporte à aplicação de pagamento para transações em nome de um cliente e baixas que incluem faturas com desconto a prazo.

Definição para pagamentos intercompanhias:

Use a política de segurança do domínio
Process: Customer Invoice
para permitir que seu especialista em contas a receber veja mais detalhes de outra fatura da empresa.
Para que as empresas tenham relacionamentos intercompanhias, selecione
Início permitido
na tarefa
Edit Company Intercompany Profile
.

Outras áreas do Workday que suportam pagamentos intercompanhias incluem:

O relatório
Visualizar contabilidade de transação do cliente
contém uma guia
Intercompanhias
que exibe linhas de contabilidade intercompanhias, incluindo contas a pagar e contas a receber.
Os demonstrativos de cliente fornecem uma descrição dos pagamentos de ou para outra empresa, se aplicável.
Para processar pagamentos intercompanhias quando o balanceamento por worktag estiver ativo para qualquer uma das empresas, certifique-se de que a empresa que paga em seu nome use a mesma moeda da sua empresa, da fatura e do pagamento.
Para localizar faturas em outras empresas, use as categorias de opções
Same Bill-To
ou
Remit-From - By Company
nestas tarefas:
Registrar pagamento de cliente
Aplicar pagamento de cliente

Você pode registrar e aplicar pagamentos de cliente com um valor de pagamento igual a 0. Isso ajuda a compensar várias faturas e ajustes em aberto que não estão vinculados a uma única transação.

Quando você aplica um valor igual a 0, o Workday cria um pagamento de cliente com o status do pagamento

Concluído

e o status da aplicação

Totalmente aplicado

.

Quando você registra pagamentos de cliente com valor zero, não pode:

Registrar um depósito
Têm um pagamento e uma moeda da fatura diferentes.
Insira as informações de aviso de remessa.
Selecione o pagamento para aplicação automática.

Quando você aplica pagamentos de cliente com valor zero, não pode:

Registrar pagamentos a maior.
Colocar um valor na conta

Se você não quer registrar pagamentos de cliente com um valor de pagamento igual a 0, pode criar validações personalizadas para

Pagamento de cliente

no relatório

Manter validações personalizadas

.

As transferências de pagamento registram a atividade de aplicação de pagamento do cliente e não geram contabilidade. O Workday salva essas transações como

Transferência de pagamento (entrada)

ou

Transferência de pagamento (saída)

com base no cliente para quem você executa o relatório. Você pode acessar o relatório

Detalhes da atividade de cliente

ou o relatório

Resumo da atividade de cliente

para visualizar os detalhes. Faturas intercompanhias não geram transferências de pagamento.

As transferências de pagamento ocorrem quando a aplicação de pagamento é para faturas em que:

O
cliente de origem da remessa
é diferente do cliente do pagamento.
Por exemplo, na Empresa A, você registra um pagamento de cliente em que o
Cliente de origem da remessa
é
John Doe
, mas aplica esse pagamento ao
cliente
Bluemoon
.
Transferência de pagamento (saída)
: quando você acessa o relatório
Resumo da atividade do cliente
para John Doe e clica no valor na coluna
Total do pagamento
, o Workday exibe uma grade de detalhes da transação com duas linhas para cada transação de pagamento. Uma linha exibe a
Forma
de
pagamento
da transação , incluindo
o Valor do pagamento
e o Valor
da redução
associado. A segunda linha exibe o
Tipo de transação
de
Transferência de pagamento (saída)
e o valor
de Aumento
associado para a remoção do valor do pagamento.
Transferência de pagamento de entrada
: quando você acessa o relatório
Resumo da atividade do cliente
para o Bluemoon e clica no valor na coluna
Total do pagamento
, o Workday exibe uma grade de detalhes da transação com apenas uma linha para cada transação de pagamento. A linha exibe o
Tipo de transação
de
Transferência de pagamento em
e o valor associado
de Redução
, à medida que reduz as contas a receber.
A empresa do pagamento é diferente da empresa da fatura.
Por exemplo, você registra um pagamento de cliente para
a Empresa
A
ao cliente John Doe, mas o aplica a uma fatura da
Empresa
B
ao cliente John Doe.
Transferência de pagamento (saída)
: quando você acessa o relatório
Resumo da atividade do cliente
para a Empresa A e clica no valor na coluna
Total do pagamento
para o cliente John Doe, o Workday exibe uma grade de detalhes da transação com duas linhas para cada transação de pagamento. Uma linha exibe a
forma
de
pagamento
da transação , incluindo o
valor do pagamento
e o valor
da redução
associado. A segunda linha exibe o
Tipo de transação
de
Transferência de pagamento (saída)
e o valor
de Aumento
associado para a remoção do valor do pagamento.
Transferência de pagamento de entrada
: quando você acessa o relatório
Resumo da atividade do cliente
para a Empresa B e clica no valor na coluna
Total do pagamento
para o cliente John Doe, o Workday exibe uma grade de detalhes da transação com apenas uma linha de transação. A linha exibe o
Tipo de transação
de
Transferência de pagamento em
e o valor associado
de Redução
, à medida que reduz as contas a receber.

Os contratos de patrocinador de estudante permitem que instituições educacionais, corporações e órgãos governamentais paguem despesas educacionais de 1 ou mais estudantes. Acesse a tarefa

Record Student Sponsor Payment

para registrar pagamentos de patrocinadores de estudantes e aplicá-los especificamente a faturas de contratos de patrocinadores de estudantes.

Em alguns países, as empresas podem optar por pagar Imposto sobre Valor Agregado (IVA) nos pagamentos em vez de nas faturas. Após a configuração, você pode registrar o IVA pendente na fatura e o IVA a pagar no momento da cobrança do pagamento. O Workday calcula e contabiliza o IVA automaticamente no pagamento. Quando você configura o IVA sobre os pagamentos de uma empresa:

As faturas de cliente que você não pagou ainda usarão a contabilidade original. O Workday não aplica a contabilidade fiscal ao pagamento.
As faturas de cliente que você criar após a configuração do IVA usarão o IVA na contabilidade de pagamento.

As considerações de IVA no Workday incluem:

A fatura de cliente e os ajustes de fatura de cliente oferecem suporte a taxas diferentes por linha da fatura.
Suporte para valores de imposto rateado para pagamentos parciais.
Os pagamentos por conta própria usam a alíquota por padrão de uma empresa.
Os pagamentos por conta são aplicados a uma fatura de cliente.

Você pode configurar as condições de pagamento no Workday para definir:

Datas de vencimento de uma fatura de cliente.
Descontos com base no momento de pagamento da fatura pelo cliente.
Condições de pagamento específicas do cliente.

Os métodos de pagamento determinam a conta que o Workday usa para várias transações. O Workday fornece vários métodos de pagamento que você pode usar para configurar os formas de pagamento em seu ambiente usando a tarefa

Manter formas de pagamento

. Alguns dos métodos de pagamento são eletrônicos, o que tem considerações adicionais de processamento. Você pode usar o método de pagamento por débito automático para os formas de pagamento eletrônico.

Quando você usa um fornecedor terceirizado para processar pagamentos fora do Workday, recomendamos mapear o seu tipo de pagamento para

Método de pagamento

Manual

.

Uma forma de pagamento é um método válido que você usa para fazer pagamentos. O Workday permite que você configure cada forma de pagamento e a mapeie para um método de pagamento válido fornecido pela Workday. Os formas de pagamento eletrônico, como débito automático ou cartão de crédito, são processados por meio de execuções de liquidação. O Workday cria automaticamente um depósito e um pagamento combinados. Depois que o mecanismo de liquidação conclui os pagamentos, ele gera os lançamentos contábeis associados a cada pagamento.

Para outras formas de pagamento, registre os pagamentos com a tarefa

Registrar pagamento de cliente

e aplique-os às faturas associadas. Exemplo: você pode mapear um

Método de pagamento

com

cartão de crédito

para a

Forma de pagamento

Visa

.

O Workday fornece vários relatórios para lhe dar uma visão clara do processo de pagamento, incluindo:

Para visualizar detalhes das transações de pagamento de clientes, você pode criar um relatório personalizado avançado. Use o objeto de negócios

Customer Transaction History

da fonte de dados

Customer Payment for Invoices Report

e selecione os campos de relatório relevantes:

Data contábil
Aplicações de pagamento de cliente
Moeda da fatura
Valor na conta
Valor do pagamento a maior
Motivo do pagamento a maior
Worktags de pagamento a maior
Total do pagamento aplicado
Data da transação

Você pode criar um relatório personalizado avançado para visualizar o pagamento dos clientes e os detalhes relevantes da transação.

Acesse a tarefa
Criar relatório personalizado
.
Selecione
Avançado
em Tipo de relatório.
Selecione
Customer Payment for Invoices
para
a fonte de dados
.
Acesse o objeto de negócios
Pagamento de cliente para faturas
e selecione as colunas de relatório relevantes.
Acesse o objeto de negócios
Histórico de transações de cliente
, selecione as colunas de relatório relevantes, incluindo esses campos, e selecione
OK
:
Data contábil
: recupera a data contábil da transação de cliente.
Customer Payment Applications
: recupera as aplicações de pagamento do cliente para a transação de cliente.
Moeda da fatura
: recupera a moeda da fatura usada na transação de cliente.
Motivo do pagamento a maior
: recupera o motivo usado para a transação de cliente de pagamento a maior.
Worktags de pagamento a maior
: recupera as worktags usadas para a transação de cliente de pagamento a maior.
Data da transação
: recupera a data da transação do cliente.

O Workday também oferece suporte à geração de relatórios sobre todas as transações de cliente, incluindo pagamentos de cliente, vendas à vista e baixas, a partir de uma única fonte de dados de relatório

Customer Transactions

.