Registrar pagamentos de cliente
Configure o processo de negócios
Evento de aplicação de pagamento de cliente
e a segurança na área funcional Customer Accounts.Registrar o recebimento de pagamentos de clientes e aplicá-los a faturas e ajustes de fatura. Você também pode registrar depósitos ao mesmo tempo.
Durante o registro de pagamentos de clientes:
- Se um cliente pagar a mais o valor de uma fatura, você poderá aplicar o pagamento a maior a outra fatura em aberto ou colocá-lo na conta.
- Se você o colocar na conta, poderá aplicá-lo a outra fatura posteriormente ou reembolsá-lo.
- Se você inserir um valor de pagamento zero, poderá compensar várias faturas e ajustes que resultam em zero.
- Acesse a tarefaRegistrar pagamento de cliente.Durante o preenchimento dasInformações de pagamento, considere:
Opção Descrição Cliente de origem da remessaObrigatório se você quiser aplicar um pagamento ou selecionarPronto para aplicação automática.Moeda de pagamentoO Workday preenche automaticamente a moeda quando você especifica umaMoeda por padrãono perfil do cliente.Valor total do pagamentoVocê pode definir o valor do pagamento como 0 para compensar itens em aberto sem incluir um valor no pagamento do cliente.Referência do pagamentoUma referência que você pode usar para identificar esse pagamento durante a conciliação bancária. Exemplo: para pagamento em cheque, insira o número do cheque.Criar depósitoMarque essa caixa de seleção para criar automaticamente um depósito para o pagamento registrado. Especifique os valoresde Conta bancáriaeReferência do depósito.Quando você cria um depósito para um único pagamento, o Workday cria a aplicação de pagamento e o depósito como uma transação de contas a receber.Quando a empresa no depósito é diferente da empresa na fatura do cliente para pagamentos em nome do cliente, o Workday não cria um depósito no momento do registro do pagamento. Você precisa registrar o depósito separadamente.Você não pode criar depósitos de cliente quando registra um pagamento de cliente de valor zero.Link do documentoSe você armazena documentos de comprovação ou imagens em um repositório externo, insira o URL desse local. Depois de salvar a transação, o Workday exibe o URL como um hiperlink dinâmico para a imagem. Os aprovadores podem fazer referência a esse documento antes de aprovar a transação.O Workday valida o link para garantir que ele tenha um padrão de URI (Uniform Resource Identifier) válido, conforme definido pelo seu administrador de segurança. Esse processo fornece segurança adicional para ajudar a evitar conteúdo malicioso em links externos.Para adicionar um URI válido, defina oTipo de linkcomoCustomer Invoice Document Linkna tarefaMaintain External Link Validation. Quando o local do conteúdo externo é alterado, certifique-se de atualizar o URL no Workday. - (Opcional) Ao selecionaras Opções de pagamento, considere:
Opção Descrição Pronto para aplicação automáticaMarque essa caixa de seleção para pagamentos que você quer aplicar a faturas usando a tarefaAplicar automaticamente pagamentos de cliente. Você pode registrar vários pagamentos um após o outro e, em seguida, executar a tarefa de aplicação automática para aplicá-los todos de uma vez.Você não pode marcar essa caixa de seleção quando registra pagamentos de valor zero.Não aplicar pagamento a faturas em suspensoQuando você marca essa caixa de seleção, o Workday não exibe as faturas que estão em suspenso na gradeAplicar pagamentos de cliente.Mostrar somente faturas correspondentes na aplicaçãoMarque essa caixa de seleção para filtrar a grade na tarefaAplicar pagamento de clientea fim de exibir apenas as faturas que correspondem às referências noAviso de remessa. - (Opcional) Durante o preenchimentodo Aviso de remessa, considere:Você não pode inserir um aviso de remessa para um pagamento de valor zero.
Opção Descrição FaturaPesquise uma fatura específica para este cliente.Valor a pagarPague um valor parcial na fatura ou aplique o pagamento integral ao valor devido.Outras informações de remessaVocê pode fazer referência a uma fatura a pagar usando o campoTipo de aviso de remessapara identificar uma fatura por:- Fatura consolidada
- ID de cliente
- Nome do cliente
- Número da fatura
- Outro
- Número do pedido de compra
Detalhes.Taxa cambialQuando a moeda da sua fatura é diferente da moeda do pagamento, você pode substituir manualmente a taxa cambial no campoSubstituição manual da taxa cambialna guiaTaxa cambialdo aviso de remessa. - (Opcional) Crie validações críticas e mensagens de aviso acessando a tarefaManter validações personalizadaspara evitar erros de processamento quando você registra ou edita um pagamento.
Você pode registrar, aplicar e depositar o pagamento com base nas opções selecionadas.
Quando você configura:
- Gerador de IDs para pagamentos de clientena tarefaEditar definição de locatário - Finanças, o Workday gera um número de ID exclusivo que é exibido como oNúmero do pagamentoquando você visualiza o pagamento.
- Validações personalizadas essenciais, o Workday salva um pagamento no statusRascunhoe impede que você o aplique ou vincule a um depósito.
O Workday só gera lançamentos contábeis para pagamentos aplicados e depositados.
- Edite um pagamento de cliente acessando a tarefaAtualizar aviso de remessano menu de ações relacionadas do pagamento do cliente. Após suas edições, acesse a tarefaAplicar automaticamente pagamento de clientepara corresponder o pagamento às faturas corretas.
- Você também pode cancelar, devolver, cancelar a aplicação de um pagamento ou registrar um pagamento a maior, exceto quando o pagamento tiver um reembolso de cliente associado no statusRascunho.
- Liquide pagamentos de cliente com cartão de crédito e débito automático não pagos. O processo de liquidação cria e liquida os pagamentos faturados. Quando o processo é concluído, o Workday atualiza os lançamentos contábeis de cada pagamento.