Definir regras de lançamento em conta
- Defina conjuntos de contas.
- Segurança: domínioSet Up: Accounting Rulesna área funcional Common Financial Management. Consulte Etapas: definir permissões de segurança.
Você pode configurar conjuntos de regras de lançamento em contas que podem ser associados a uma empresa e usados para determinar onde os lançamentos de transações operacionais são contabilizados nas contas do livro-razão da empresa. Cada conjunto de regras de lançamento em conta é para uma transação operacional específica. O Workday também usa conjuntos de regras de lançamento em conta para lançamentos contábeis manuais que tenham:
- Lançamentos manuais de instalações e administração.
- Lançamentos manuais intercompanhias.
- Balanceamento por worktag habilitado.
- Acesse a tarefaCriar conjunto de regras de lançamento em conta.
- Atribua umNomee especifique oConjunto de contasao qual você quer aplicar as regras contábeis.
- Selecione uma regra contábil e clique emEditar regra contábilpara adicionar regras contábeis.
- Para preencher a seção de cabeçalho, considere:
Opção Descrição Habilitar aviso de conta de controleMarque a caixa de seleção para designar que as contas do livro-razão especificadas nesta regra contábil são contas de controle.Uma conta de controle é uma conta do livro-razão que inclui apenas lançamentos operacionais de transações operacionais. Quando você cria um lançamento contábil e seleciona uma conta do livro-razão de controle, o Workday emite um aviso. Você pode salvar a linha do lançamento na conta de controle.Conta do livro-razão por padrãoSelecione uma conta do livro-razão por padrão para todos os tipos de lançamento em conta.O Workday usa contas por padrão para transações que não correspondem a nenhuma condição em uma regra de lançamento em conta. Quando uma transação não atende a nenhuma condição, o Workday atribui:- Transação para a conta do livro-razão por padrão.
- Worktags resultantes por padrão para a linha do lançamento.
Quando você edita a regra contábil, pode alterar essa conta do livro-razão por padrão para qualquer regra contábil individual.Se você não selecionar uma conta do livro-razão por padrão, o Workday sinaliza as transações que não correspondem a nenhuma regra de lançamento em conta. Para sinalizar como erros transações que não correspondem a nenhuma regra de lançamento em conta, deixe a conta do livro-razão por padrão em branco. Essa configuração facilita a localização e correção de erros de fatura ou regra para transações não correspondentes (usando a tarefaCorrigir lançamentos operacionais com erros).Worktags resultantes por padrãoSelecione uma ou mais worktags resultantes por padrão para a regra de lançamento em conta.O Workday aplica as worktags resultantes por padrão quando as transações são contabilizadas na conta do livro-razão por padrão. - Para preencher a gradeCondições das regras contábeis, considere:
Opção Descrição Ordem de avaliaçãoOrdene as condições da mais restritiva para a menos restritiva usando Ordem de avaliação. Se houver cem ou mais condições, você poderá priorizar cada linha inserindo uma sequência alfanumérica. Se duas ou mais condições têm a mesma sequência, o Workday as prioriza aleatoriamente.Processos de alto volume afetam o desempenho quando processam regras de lançamento em conta. Para otimizar o desempenho, priorize as regras de lançamento em conta mais usadas quando elas não incluírem valores sobrepostos.Conta do livro-razão resultanteSelecione uma conta do livro-razão para que o Workday avalie e contabilize lançamentos de transações em contas específicas do livro-razão com base no fato de a transação atender aos critérios selecionados.Worktags resultantes- Você não pode selecionar worktags resultantes que já estejam em uso como worktags de determinação de saldo principais ou opcionais.
- Quando você seleciona valoresde Worktags resultantes, o Workday não substitui as worktags atuais na linha do lançamento operacional.
Exemplo: você configura estas worktags:- Valores por padrão para trabalhador -Centro de custo 1,Fundo1.
- Substituição de custos -Local 1.
- Worktags resultantes -Região 1,Local 2
Região 1como a worktag resultante e nãoLocal 2. Desde que você tenha definidoLocal 1como uma substituição de custos.CondiçãoPara cada condição, selecione em uma lista predefinida de dimensões aquela que faz sentido para o tipo de transação. Para determinadas dimensões, como vários grupos e categorias contábeis, você pode selecionar de uma lista de valores que você definiu. Se você selecionaEmpresacomo uma dimensão nas regras de lançamento em conta, o Workday valida se a conta do livro-razão é válida para uso com a empresa ou hierarquia de empresas.O Workday avalia as condições de cima para baixo, contabilizando o lançamento da transação na conta do livro-razão resultante das primeiras dimensões e valores que correspondem à regra.O Workday não oferece suporte a regras de condição em linhas derivadas.Exemplo: você contabiliza na Conta A com base na empresa e no centro de custo. Você faz a contabilização na Conta B com base na mesma empresa, no mesmo centro de custo e em uma região. Coloque a última condição, mais restritiva, primeiro. Caso contrário, o Workday contabiliza lançamentos para transações correspondentes à Conta A, que é a primeira correspondência encontrada.O Workday inclui todas as dimensões da conta do livro-razão resultante e qualquer valor em cada dimensão antes que o Workday faça uma correspondência com a regra. - Clique no botãoTestar regra contábilpara testar se as transações são contabilizadas nas contas corretas.
- Para testar uma ou mais dimensões disponíveis da regra contábil, selecione os valores que uma transação deve conter.Com base nas condições da regra contábil, o Workday exibe a conta do livro-razão e a worktag nas quais as transações seriam contabilizadas com os valores inseridos.Exemplo: na regra contábilReceita, você cria uma condição de regra que exige que qualquer transação com categoria de receitaProdutoseja contabilizada na contaReceita de produtos.
O Workday usa a regra contábil para determinar:
- A conta do livro-razão por padrão para contabilizar os lançamentos.
- A worktag resultante por padrão a ser contabilizada na linha de lançamento para transações operacionais específicas.
O Workday usa as condições de regra contábil para determinar quais:
- Contas do livro-razão resultantes a serem contabilizadas para débitos e créditos.
- As worktags resultantes se aplicam à entrada de linha do lançamento.
Para otimizar o desempenho, quando você ultrapassa 100 contas do livro-razão resultantes em uma única regra de lançamento em conta, o Workday:
- Exibe o botãoAdicionar condição, permitindo que você adicione uma única condição por vez.
- Permite que você edite e exclua regras de condição para lançamentos individualmente.
Você cria uma regra de lançamento em conta
Despesa
para registrar o valor da compra de um item. Você também cria uma regra de lançamento em conta A pagar
para rastrear o valor de contas a pagar.Quando você envia uma fatura de fornecedor, o Workday processa as regras de lançamento em conta para debitar a regra
Despesa
e creditar a regra A pagar
.(Opcional) Para atualizar um conjunto de regras, acesse o relatório
Visualizar conjunto de regras de lançamento em conta
. Para um conjunto de regras selecionado, você pode:
- Edite o nome do conjunto de regras de lançamento em conta.
- Edite a conta do livro-razão por padrão.
- Edite a regra contábil.
- Testar a regra contábil editada.