Considerações para a definição: atividades intercompanhias em nome de outra empresa
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso de transações intercompanhias em nome de outra empresa. Ele explica:
- Por que configurá-la.
- Como ele se encaixa no restante do Workday.
- Impactos consequentes e interações entre produtos.
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios.
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação.
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes da configuração.
O que é
Transações intercompanhias em nome de outra empresa é uma estrutura de contabilidade financeira que permite transações entre diferentes entidades em uma organização. Em transações intercompanhias em nome de outra empresa, uma entidade na organização compra um bem ou serviço e outra entidade na organização paga por ele.
Vantagens para a empresa
Quando você define seu locatário para registrar atividades intercompanhias diretas, sua organização pode gerar estas atividades em nome de outra entidade:
- Dívidas
- Contas a pagar
- Contas a receber
Casos de uso
Pode ser necessário registrar uma transação contábil que ocorra entre pelo menos duas empresas subsidiárias ou multinacionais em sua organização.
Intercompanhias permite que você registre essas transações em:
- Lançamentos contábeis
- Transações bancárias ad hoc
- Alocações
- Contabilização de ativos
- Contratos de cliente, faturas e ajustes de fatura
- Pagamentos intercompanhias
- Pagamentos em nome de.
- Contabilização da folha de pagamento
- Faturas de fornecedor e ajustes de fatura
Perguntas a considerar
Perguntas | Considerações |
|---|---|
Você tem empresas subsidiárias ou opera multinacionalmente? | Considere configurar perfis intercompanhias.
Os perfis intercompanhias permitem que você registre e processe essas transações intercompanhias. |
Você precisa fornecer documentos de origem para atender aos requisitos legais? | Transações entre empresas em países diferentes geralmente exigem documentos de origem para atender aos requisitos de relatórios obrigatórios.
Transações em nome de outra empresa não geram documentos de origem. Antes de configurar transações intercompanhias, considere se você precisa definir transações intercompanhias diretas. |
Que tipo de transação suas empresas subsidiárias normalmente realizam entre si? | As transações que as empresas de uma organização executam entre si determinam se você precisa estruturar o Workday para transações intercompanhias diretas ou em nome de outra empresa.
Quando você precisa representar transações em que as empresas conduzem negócios como um fornecedor e um cliente, configure transações intercompanhias diretas. Você pode configurar uma empresa tanto como cliente quanto como fornecedor de outra empresa. Quando uma empresa processa os pagamentos e faturas no lugar da empresa que fornece os bens e serviços aos clientes, configure transações intercompanhias em nome de outra empresa. Quando ambos os relacionamentos intercompanhias se aplicarem a você, configure ambos. |
Como suas empresas usam seus conjuntos de contas? | Você só pode criar relacionamentos intercompanhias entre empresas quando essas empresas usam o mesmo conjunto de contas. Antes de configurar seus perfis intercompanhias, certifique-se de que as empresas usem os conjuntos de contas corretos. |
Como você processa e liquida suas transações intercompanhias? | Para liquidar suas transações intercompanhias, você deve configurar estas opções na tarefa Editar perfil intercompanhias :
Se você quiser registrar recebimentos intercompanhias automaticamente, marque a caixa de seleção Registrar recebimentos intercompanhias .O Workday só cria recebimentos para pagamentos intercompanhias correspondentes a uma conta a receber intercompanhias. O Workday não considera lançamentos contábeis sem correspondência quando cria recebimentos automaticamente. Quando você não registra recebimentos automaticamente, deve criar recebimentos manuais para usar em suas execuções de liquidação usando a tarefa Registrar recebimentos intercompanhias . |
Como você configura suas atribuições de função de segurança? | O Workday usa a configuração de segurança da empresa que iniciou a transação para determinar quem pode visualizar a transação intercompanhias. Exemplo: a empresa que cria o lançamento contábil determina os requisitos de segurança para acessar e processar a transação intercompanhias.
Quando sua empresa opera como fornecedor, o Workday usa a configuração de segurança do cliente na transação original para determinar quem pode visualizar a transação intercompanhias. Considere definir suas atribuições de função na hierarquia de empresas para atender aos seus requisitos de segurança, caso algum usuário precise acessar os dois lados da transação intercompanhias. |
Recomendações
Funcionalidade | Considerações |
|---|---|
Regras de lançamento em conta | Configure regras separadas para as regras de lançamento em conta Contas a pagar intercompanhias e Contas a receber intercompanhias se você quiser liquidar transações intercompanhias. Regras contábeis separadas permitem que o Workday crie as contas a pagar e a receber necessárias para que você execute o processo de liquidação.
Quando você não configura regras de lançamento em conta separadas, pode ter problemas para localizar transações intercompanhias em nome de outra empresa sem correspondência quando quiser fechar seus períodos do livro-razão. Se você configurar transações intercompanhias diretas e em nome de outra empresa, recomendamos adicionar uma dimensão Transação intercompanhias direta nas regras de lançamento em conta Contas a pagar intercompanhias e Contas a receber intercompanhias . A dimensão permite dividir as regras de lançamento em conta que você usa para transações intercompanhias em nome de outra empresa e diretas.Dependendo dos tipos de transação que você usa, também é necessário configurar regras de lançamento em conta adicionais. As regras contábeis comuns incluem:
Se você não quer contabilizar transações intercompanhias como Caixa , pode configurar uma conta bancária temporária para registrar os custos. Considere configurar a conta bancária temporária quando quiser redirecionar transações de liquidação da conta temporária para outra conta do livro-razão. |
Calendários fiscais | Use um calendário fiscal compartilhado para empresas configuradas para transações intercompanhias. O calendário fiscal compartilhado pode ser um calendário alternativo ou principal.
Compartilhar um calendário fiscal reduz o potencial de criação de transações errôneas que você precisa eliminar usando uma consolidação. |
Worktags de empresas afiliadas intercompanhias | Habilite worktags de empresas afiliadas intercompanhias nas transações intercompanhias de que você precisa. Recomendamos ainda que você crie validações personalizadas que exijam que os usuários adicionem as worktags de empresas afiliadas às linhas de transação associadas.
As worktags de empresas afiliadas intercompanhias ajudam a identificar as empresas credoras e devedoras em transações intercompanhias. A identificação dessas worktags permite que o Workday elimine entradas em demonstrativos financeiros consolidados. A Workday também recomenda que você configure suas regras de lançamento em conta para usar as worktags de empresas afiliadas intercompanhias apropriadas como worktags resultantes. Certifique-se de que sua configuração não faça com que uma empresa crie transações intercompanhias consigo mesma. |
Requisitos
Antes de criar transações intercompanhias, você deve:
- Adicione uma etapaIniciar evento intercompanhiasem todos os processos de negócios que você deseja usar para atividades intercompanhias.
- Crie perfis intercompanhias para todas as suas empresas afiliadas intercompanhias na tarefaEditar perfis intercompanhias da empresa.
- Configure regras de lançamento em conta para contas a pagar intercompanhias e contas a receber intercompanhias.
Limitações
Antes de configurar transações intercompanhias, considere estas limitações:
- Se você contabilizar atividades intercompanhias em códigos de livro que estão fora do código de livro comum, não poderá liquidá-las. Para remover o saldo intercompanhias, execute uma eliminação.
- Se você não consegue adicionar uma etapade Evento intercompanhiasa um processo de negócios, o Workday pode não oferecer suporte a transações intercompanhias para essa atividade.
Definição de locatário
Você pode configurar estas opções de locatário na tarefa
Editar definição de locatário - Finanças
:Opções | Considerações |
|---|---|
Não há linhas a pagar/a receber intercompanhias quando os lançamentos são balanceados automaticamente por empresa
| Quando você marca essa caixa de seleção, o Workday não gera linhas a pagar e a receber intercompanhias em lançamentos balanceados por cada empresa da linha. |
Agrupar linhas de contas a pagar/a receber intercompanhias
| Reduz o número de linhas geradas no lançamento e exibe apenas as linhas a pagar e a receber das transações. Agrupa os valores das linhas a pagar e a receber intercompanhias com os mesmos:
O Workday não compensa contas a pagar e a receber na linha de resumo. |
Seleção de empresa afiliada intercompanhias irrestrita
| Permite que qualquer empresa adicione empresas com perfis intercompanhias válidos como empresas afiliadas intercompanhias nas linhas de lançamento. |
Copiar anexos para lançamentos contábeis intercompanhias
| Conceda acesso a outras empresas aos anexos que você adiciona em lançamentos intercompanhias principais. As outras empresas podem visualizar seus anexos a partir de seus lançamentos intercompanhias secundários. Você só pode visualizar anexos de empresas com um relacionamento intercompanhias configurado. |
Segurança
Para criar atividades intercompanhias para outra empresa, você deve configurar funções de segurança para a atividade na outra empresa. Exemplo: se você está na empresa A e quer criar uma atividade intercompanhias para a empresa B, deve ter uma função de segurança que permita criar a atividade também para a empresa B.
Domínios | Considerações |
|---|---|
Set Up: Company Accounting na área funcional Common Financial Management. | Defina perfis intercompanhias. Você precisa de perfis intercompanhias para criar transações intercompanhias. |
Set Up: Accounting Rules na área funcional Common Financial Management. | Defina regras de lançamento em conta. Você precisa de regras de lançamento em conta separadas para suas contas a pagar e a receber intercompanhias quando quiser liquidar saldos intercompanhias. |
Processos de negócios
Configure o processo de negócios
Evento de lançamento contábil
. Adicione a etapa de processo de negócios Iniciar evento intercompanhias de lançamento contábil
, que permite criar lançamentos contábeis para transações intercompanhias em nome de outra empresa. Se sua empresa precisar processar e liquidar transações intercompanhias em nome de outra empresa, configure o processo de negócios
Evento de execução de liquidação
.Geração de relatórios
Relatórios ou painéis | Considerações |
|---|---|
Relatório desbalanceado intercompanhias
| Identifique e resolva problemas de desbalanceamento intercompanhias. |
Relatório de eliminações intercompanhias desbalanceadas
| Use esse relatório para conciliar:
Por padrão, o relatório é executado para todas as regras de eliminação, mas você pode optar por executá-lo para uma regra específica. |
Conciliação de contas a pagar e a receber intercompanhias
| Localize e revise valores desbalanceados de linhas de lançamento contabilizadas em livros-razão de empresas afiliadas intercompanhias que permanecem no final do período. Permite que você identifique e concilie todos os itens intercompanhias para cada empresa afiliada intercompanhias, incluindo transações correspondentes e não correspondentes. |
Área de trabalho intercompanhias
| Revise as atividades intercompanhias entre empresas com histórico de pagamentos intercompanhias, incluindo linhas de lançamento em andamento, recebimentos não registrados e execuções de liquidação. Permite que você localize valores pendentes devidos de ou para uma empresa afiliada intercompanhias. |
Transações intercompanhias pendentes
| Localize e revise informações detalhadas sobre transações intercompanhias pendentes. |
Integrações
Serviços Web | Considerações |
|---|---|
Obter conjuntos de regras de lançamento em conta
| Recupera informações detalhadas sobre conjuntos de regras de lançamento em conta configurados. |
Obter perfis intercompanhias
| Recupera informações detalhadas sobre perfis intercompanhias configurados. Permite que você visualize informações detalhadas em vários perfis intercompanhias. |
Atualizar conjunto de regras de lançamento em conta
| Cria ou configura conjuntos de regras de lançamento em conta. Permite que você defina vários conjuntos de regras de lançamento em conta de uma só vez. |
Inserir perfil intercompanhias
| Cria perfis intercompanhias. Permite que você defina vários perfis intercompanhias de uma só vez. |
Relações e interações
Você pode usar transações intercompanhias em nome de outra empresa com muitas atividades no Workday. Transações intercompanhias expandem a funcionalidade existente, permitindo que você gere atividades nas contas de outras empresas. O perfil intercompanhias que você configura habilita muitas atividades intercompanhias no Workday.
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.