Considerações para a definição: certificação de dedicação
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso da certificação de dedicação. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
Os patrocinadores do governo dos EUA exigem que os destinatários de subvenções federais certifiquem seus esforços durante a duração das subvenções. Isso garante que os patrocinadores paguem apenas pelo esforço relacionado às subvenções e que os destinatários cumpram seu compromisso de dedicação para as subvenções.
A certificação de dedicação no Workday permite que você gere e encaminhe relatórios de certificação de dedicação com base nas informações da folha de pagamento.
Vantagens para a empresa
A certificação de dedicação do Workday ajuda você a:
- Reduza o processamento manual, tendo sempre informações atualizadas de folha de pagamento e supervisão para o período do trabalhador e de dedicação.
- Certifique-se de que a alocação de custos da folha de pagamento de um trabalhador reflita o tempo real gasto em um projeto.
- Faturar os patrocinadores com o valor correto de remuneração do trabalhador pelo trabalho realizado.
- Manter uma trilha de auditoria de comentários de revisão e aprovação, respostas de pesquisa sobre alterações de dedicação e declarações de atestação para cada dedicação.
Casos de uso
- Permitir que os estudantes comprovem seus próprios esforços e os esforços de seus assistentes de pesquisa.
- Permitir que os administradores de subvenções revisem e aprovem centenas de certificações de dedicação duas vezes por ano.
- Permitir que os administradores de folha de pagamento façam ajustes contábeis na folha de pagamento quando o esforço de um trabalhador for diferente da alocação original.
- Permitir que os gestores de certificação de dedicação recertifiquem uma dedicação porque a folha de pagamento do trabalhador foi alterada após a última certificação da dedicação.
- Permitir que administradores de departamentos ofereçam suporte aos trabalhadores de seu departamento que precisam revisar e certificar esforços.
Perguntas a considerar
Pergunta | Considerações |
|---|---|
Quando você precisa certificar o esforço de seus trabalhadores? | O Workday permite que você especifique um intervalo de datas para sua certificação de dedicação com base nos requisitos do prêmio ou do patrocinador. Você pode criar um relatório de certificação de dedicação assim que concluir a folha de pagamento do trabalhador para o intervalo de datas. |
Quais dedicação do trabalhador você precisa certificar? | Você pode executar a certificação de dedicação para um único trabalhador por nome ou para um grupo de trabalhadores com base em:
|
Quem você quer que revise o relatório de certificação de dedicação? | Quando você configura o processo de negócios Certificação de dedicação do Workday, pode atribuir as etapas de revisão, certificação e aprovação a grupos de segurança específicos em uma organização. Você pode configurar ainda mais o tipo de certificação de dedicação para encaminhar as etapas de revisão e aprovação para organizações específicas, como:
Para trabalhadores desligados, você pode configurar o processo de negócios para encaminhar as etapas de revisão e aprovação para funções nas últimas organizações de supervisão ou centros de custo dos trabalhadores. |
Gostaria de pré-visualizar os resultados da certificação de dedicação antes de iniciá-la? | O relatório de certificação de dedicação pro forma permite pré-validar os resultados da certificação de dedicação e se preparar para quaisquer alterações nos custos da folha de pagamento antes de executar a certificação de dedicação. Você pode usá-lo para eliminar supresas e ajudar a orçar despesas com folha de pagamento antes de iniciar a certificação de dedicação.
Você pode executar o relatório de certificação de dedicação pro forma com base em valores reais ou obrigações de folha de pagamento. |
Você precisa fazer ajustes contábeis na folha de pagamento quando há uma alteração na certificação de dedicação? | Você pode configurar o processo de negócios Certificação de dedicação do Workday para iniciar um ajuste contábil da folha de pagamento depois que um avaliador ou certificador altera uma alocação de dedicação. |
Como você quer lidar com as certificações de dedicação que se tornaram obsoletas? | Se ocorrer uma alteração na folha de pagamento depois que você certificar a dedicação de um trabalhador para o mesmo período de pagamento, sua certificação de dedicação poderá se tornar obsoleta. O Workday permite que você detecte certificações de dedicação obsoletas e as recertifique.
Quando você recertifica uma certificação de dedicação, o Workday:
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Você precisa revisar várias certificações de dedicação ou certificar em nome de outras pessoas? | O Workday fornece domínios de segurança para os usuários executarem diferentes tarefas em certificações de dedicação. Você pode conceder acesso ao grupo de segurança a esses domínios caso o usuário precise de:
|
Você quer personalizar o texto da certificação de dedicação? | Você pode personalizar a declaração de atestação com a qual os trabalhadores concordam quando certificam seus esforços.
Você também pode criar as perguntas de pesquisa que os avaliadores respondem quando fazem uma alteração em uma certificação de dedicação. O Workday mantém declarações de atestação e respostas a perguntas da pesquisa no relatório de certificação de dedicação para fins de auditoria. |
Como gostaria de gerenciar as certificações de dedicação atribuídas a você? | O Workday fornece uma área de trabalho em que você pode gerenciar certificações de dedicação fora de Minhas tarefas. Você pode:
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Como você quer exibir a certificação de dedicação? | O Workday exibe a certificação de dedicação em uma visualização composta que você pode configurar para:
|
Você quer adicionar anexos ao seu relatório de certificação de dedicação? | Você pode adicionar anexos a um relatório de certificação de dedicação quando:
|
Como você entrega relatórios de certificação de dedicação aos patrocinadores? | Quando você precisa entregar relatórios de certificação de dedicação ao seu patrocinador, o Workday permite que você imprima os relatórios ou os exporte para planilhas do Excel. |
Recomendações
A Workday recomenda:
- Configure o uso de worktag paraa dimensão Certificação de dedicaçãopara incluir todos os tipos de worktag usados emAlocação de custos de folha de pagamento.
- Use worktags completas no tipo de certificação de dedicação para manter as worktags da folha de pagamento nas linhas de certificação de dedicação.
- Quando você executa a certificação de dedicação, selecione a estrutura de empresa usada na contabilidade da folha de pagamento para que o Workday possa associar a certificação de dedicação à empresa correta na folha de pagamento.
- Recertifique as certificações de dedicação com o mesmo acesso de segurança do usuário que iniciou as certificações de dedicação originais para garantir que o Workday detecte apenas as alterações válidas na folha de pagamento.
Requisitos
Para executar a certificação de dedicação, você deve:
- Ter concluído a folha de pagamento do trabalhador para o período de dedicação.
- Não executar a certificação de dedicação para o mesmo tipo de certificação, trabalhador e intervalo de datas.
- Não devem estar executando simultaneamente outra certificação de dedicação com o mesmo tipo de certificação de dedicação, trabalhador e intervalo de datas coincidentes.
Limitações
- Você não pode iniciar o processo de certificação de dedicação ou recertificar uma dedicação enquanto a contabilização da folha de pagamento do período de dedicação está em andamento. Aguarde até concluir a folha de pagamento antes de iniciar ou recertificar suas certificações de dedicação.
- Para alterar algumas configurações no tipo de certificação de dedicação, você precisa primeiro cancelar todas as certificações de dedicação não canceladas desse tipo.
- Você não pode definir os critérios que o Workday usa na recertificação para marcar uma certificação de dedicação como potencialmente obsoleta.
- Devido a uma limitação atual do Workday, as condições de validação de etapa não serão exibidas no processo de negóciosCertificação de dedicação.
Definição do locatário
Você pode acessar a tarefa
Editar definição de locatário - Folha de pagamento
para habilitar a contabilização da folha de pagamento para:
- Salário acima do máximo
- Definição de custos alternativa para datas de início e término de subvenção para concessões.
- Contabilidade intercompanhias.
Para agrupar as linhas de certificação de dedicação por subvenção e programa, você precisa marcar suas alocações de custos de folha de pagamento com worktags de subvenção e programa. Acesse a tarefa
Manter usos de worktags
e adicione os tipos de worktag Subvenção
e Programa
à opção Alocação de custos de folha de pagamento
que pode ser marcada.Security
Configure estes domínios na área funcional Core Payroll:
Domínio | Considerações |
|---|---|
Set Up: Certificação de dedicação
|
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Processo: certificação de dedicação
| Fornece acesso às tarefas e relatórios de certificação de dedicação. Ela é restrita a grupos com base em usuários e grupos com base em funções de empresa ou hierarquia de empresas. |
Relatórios: certificação de dedicação
| Fornece acesso aos relatórios relacionados à certificação de dedicação. Ela é restrita a grupos com base em usuários e grupos com base em funções de empresa ou hierarquia de empresas. |
Reports: Manager (Certificação de dedicação)
| Fornece acesso à certificação de dedicação por organização, principalmente para gestores de organização. |
Visualizar: certificação de dedicação
| Fornece acesso aos usuários para visualizar as certificações de dedicação nas quais eles têm uma função. |
Dados do trabalhador: certificação de dedicação
| Fornece acesso aos relatórios de certificação de dedicação com base nas atribuições organizacionais do trabalhador associadas à posição principal.
O Workday fornece esse domínio em modo suspenso . Habilite a política de segurança do domínio antes de usá-la. |
Manage: Effort Certification Work Area
| Fornece acesso somente para visualização às certificações de dedicação na visão geral da área de trabalho.
O Workday fornece esse domínio em modo suspenso . Habilite a política de segurança do domínio antes de usá-la. |
Process: Effort Certification Work Queue
| Fornece acesso ao processo de negócios Certificação de dedicação na fila da área de trabalho.
O Workday fornece esse domínio em modo suspenso . Habilite a política de segurança do domínio antes de usá-la. |
Processo: envio em massa da certificação de dedicação
| Fornece acesso às ações de envio em massa na fila da área de trabalho.
O Workday fornece esse domínio em modo suspenso . Habilite a política de segurança do domínio antes de usá-la. |
Processo: certificação de dedicação pro forma
| Fornece acesso a tarefas, relatórios e dados relacionados a:
|
Dados do trabalhador: posição e worktag de colaborador
| Para que as worktags de nome e posição do colaborador da folha de pagamento sejam mantidas nas linhas de certificação de dedicação. A segurança desse domínio é necessária para:
|
Processos de negócios
Processo de negócios | Considerações |
|---|---|
Certificação de dedicação
| Configure esse processo de negócios para atribuir as etapas de revisão, certificação e aprovação aos grupos de segurança apropriados em sua organização. Você também pode determinar para qual destas organizações as etapas de revisão e aprovação são encaminhadas configurando o tipo de certificação de dedicação:
|
Criar ajustes contábeis da folha de pagamento para certificação de dedicação
| Para iniciar ajustes contábeis na folha de pagamento após uma alteração de dedicação, adicione esse subprocesso ao processo de negócios Certificação de dedicação após a etapa de Conclusão. |
Geração de relatórios
Para visualizar os relatórios disponíveis para Certificação de dedicação do Workday, acesse o relatório
Relatórios padrão do Workday
e selecione a categoria de relatório Certificação de dedicação
.O Workday exibe a certificação de dedicação e os relatórios pro forma em visualizações compostas. Você pode configurar as visualizações compostas para incorporar um relatório personalizado, exibir ou ocultar guias de seleção e ordenar as guias de acordo com sua preferência.
Integrações
Serviço Web | Considerações |
|---|---|
Códigos de motivo da alteração da certificação de dedicação
| Use para criar, atualizar ou recuperar códigos de motivos que descrevem as alterações feitas pelos avaliadores nas certificações de dedicação. |
Tipos de certificação de dedicação
| Use para criar, atualizar ou recuperar tipos de certificação de dedicação. |
Textos da certificação de dedicação
| Use para criar, atualizar ou recuperar as declarações de atestação que os trabalhadores usam para certificar seus esforços. |
Relações e interações
Interação | Considerações |
|---|---|
Contabilidade financeira | A certificação de dedicação usa worktags de contabilidade financeira nas linhas de dedicação.
A contabilidade financeira também fornece a worktag de subvenção na alocação de custos da folha de pagamento e a planilha de horas que o Workday usa para alocar o esforço. |
HCM | Oferece dados do colaborador e relacionados ao cargo para certificação de dedicação, como:
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Folha de pagamento | Quando um avaliador de certificação de dedicação faz uma alteração que afeta a folha de pagamento, você deve fazer ajustes contábeis na folha de pagamento para refletir a alteração.
O Payroll também oferece:
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Controle de horas | A certificação de dedicação obtém a certificação de hora no Controle de horas. |
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.