Considerações para a definição: conciliação de conta em AP&C
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejamento sua configuração e uso da conciliação de contas no Adaptive Planning and Consolidation (AP&C). O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
A conciliação de contas é uma solução abrangente e completa para comparar dois conjuntos de registros financeiros a fim de garantir que sejam precisos e que estejam de acordo. A conciliação de conta contribui para a multimoeda, permitindo que você converta valores em diferentes moedas contábeis ou de transação para uma moeda especificada para conciliação.
Vantagens para a empresa
Essa funcionalidade permite que você identifique e resolver de forma rápida e fácil discrepâncias em registros financeiros durante o fechamento de fim de mês, ajudando a garantir que seus dados financeiros estejam corretos e confiáveis.
Você pode:
- Simplificar as operações monitorando o progresso e priorizando o trabalho com eficácia.
- Economize tempo acessando todas as informações e ações necessário em um único local.
- Reduzir o esforço manual por meio de uma verificação de cobertura de conciliação que verifique se todas as contas do livro-razão foram incluídas.
- Gerenciar facilmente itens de conciliação, incluindo transferência automática de itens pendentes para o próximo período e controle de aging de itens.
- Entender rapidamente o contexto das conciliações por meio de históricos de comentários e uma trilha de auditoria abrangente.
- Oferecer às suas equipes a opção de certificar as conciliações manual ou automaticamente.
- Gerenciar os riscos e manter o controle sobre seu processo de conciliação de contas por meio de relatórios detalhados.
Casos de uso
Os administradores do sistema podem:
- Controle o acesso às tarefas e aos relatórios de conciliação de contas.
- Defina grupos de preparadores e aprovador .
- Defina as definições de conciliação de conta e atribua usuários a funções nessas definições.
- Defina a certificação automática para conciliações que não foram iniciadas, não têm atividade no período que está sendo conciliado(a) e não têm itens de conciliação ou saldos comprobatórios.
Os contadores podem:
- Visualizem as conciliações de conta às quais foram atribuídas por um administrador do sistema.
- Atribuir-se às conciliações como um preparador.
- Preparar conciliações adicionando saldos comprobatórios e itens de conciliação.
- Enviar conciliações para certificado.
Os gestores e controladores de contabilidade podem:
- Visualizem as conciliações de conta às quais foram atribuídas por um administrador do sistema.
- Certificar ou devolver conciliações.
Perguntas a considerar
Perguntas | Considerações |
|---|---|
Quais critérios você quer usar para definir suas definições de conciliação de conta? | Uma definição de conciliação de conta especifica quais saldos devem ser conciliados.
Você pode definir definições de conciliação de conta por empresa ou hierarquia, contas e resumos de conta do livro-razão -razão, livro, worktag, classificação de risco e frequência. Em cada definição de conciliação de conta, você também atribui usuários às funções de preparador e aprovador para as conciliações criadas a partir da definição. |
Em qual moeda você quer executar a conciliação? | Você pode executar conciliações na moeda da transação, moeda do livro-razão e moeda de conciliação de sua escolha. Você seleciona uma moeda para cada definição de conciliação de conta.
Você não pode executar a conciliação em uma moeda contábil alternativa (ALC). |
Quem será o responsável pela definição da conciliação de contas ? | A Workday recomenda que os administradores do sistema concluam a definição inicial.
Você pode permitir que outros usuários, como gestores de contabilidade, gerenciem a atribuição de função em conciliações para empresas e hierarquias às quais eles tenham acesso. Para fazer isso, conceda a eles acesso de visualização apenas ao domínio Set Up: Account Reconciliation na área funcional Financial Accounting por meio de funções em empresas ou hierarquias e adicione-os na coluna Atribuídas/Revisadas por grupos de segurança para a função na tarefa Manter funções atribuíveis. tarefa.Eles poderão atribuir aos usuários funções nas definições de conciliação de conta para empresas ou hierarquias às quais esses usuários tenham acesso. |
Quem será o responsável por preparar e aprovar as conciliações de contas? | Você pode definir e atribuir usuários a estas funções:
Os usuários que você atribui a essas funções podem assumir responsabilidades por preparar e aprovar conciliações de conta criadas a partir de uma definição de conciliação de conta específica. Essas funções estão vinculadas às definições de conciliação de contas individuais, em vez de empresas ou hierarquias de empresa . Como resultado, os usuários atribuídos a essas funções podem visualizar informações de conciliação derivadas de empresas às quais eles não têm acesso quando essas empresas são especificadas na definição de conciliação de conta. |
Que acesso aos relatórios os preparadores e aprovadores pretendidos têm? | Na seção Resumo da conciliação de uma conciliação de conta, os preparadores e aprovadores podem visualizar os lançamentos subjacentes detalhando o saldo do livro-razão para acessar o relatório Balancete de cada empresa na conciliação.
Para acessar este relatório, os usuários exigem acesso a:
Quando um usuário não tem esse acesso, ele pode drill down os saldos do livro-razão para ver um detalhamento por empresa, mas o Workday não exibe um vínculo (noun) vincular (verb) para o relatório Balancete . |
Que ações os aprovadores podem executar nas conciliações de contas? | Os aprovadores podem devolver, comentar e certificar conciliações.
Os domínios Processo: conciliação de conta - Itens de conciliação e Processo: conciliação de conta - Saldos comprobatórios controlam se os usuários podem visualizar ou modificar itens de conciliação e saldos comprobatórios. Certifique-se de que sua função de aprovador de conciliação de conta tenha acesso de visualização apenas para relatórios e tarefas nesses domínios. Isso evita que os aprovadores modifiquem as conciliações e preserva os controles internos. |
Quais calendários fiscais são usados por empresas em suas hierarquias de empresa ? | A conciliação de contas não oferece suporte a hierarquias de empresa que contêm empresas com calendários fiscais principais diferentes. Você não pode selecionar essas hierarquias de empresa ao definir uma definição de conciliação de conta.
Quando você usar uma hierarquia de empresas em uma definição de conciliação de conta, certifique-se de não adicionar uma empresa à hierarquia posteriormente que use outro calendário fiscal principal, . |
Com que frequência você pode alterar suas definições de conciliação de conta? | Depois de criar conciliações para um período usando uma definição, as únicas configurações que podem alterar na definição são as atribuições de função e a regra de certificação automática. Para alterar quaisquer outras configurações, você pode:
|
Como você controla a idade dos itens de conciliação? | O Workday exibe a idade dos itens de conciliação em intervalos, como de 1 a 30 dias ou de 30 a 60 dias.
O Workday calcula o tempo de serviço como o número de dias entre a data do item de conciliação e a primeira das seguintes datas:
|
Recomendações
Se você estiver migrando parcialmente para a conciliação de contas e não incluiu todas as contas contábeis nas suas definições de conciliação , recomendamos que você faça uma cópia do relatório padrão
Verificação de cobertura da definição de conciliação
e adicione um filtro para excluir as contas contábeis.Quando você executa o relatório personalizado, use esse filtro para excluir quaisquer contas do livro-razão que você não queira conciliar usando a funcionalidade de conciliação de conta.
Se atualmente você usa a certificação de conta básica para obter o máximo benefício e simplificar sua relatório financeiro, recomendamos que não use a certificação de conta básica e a conciliação ao mesmo tempo.
Se você optar por usar uma abordagem em fases enquanto continua a usar a certificação de conta, observe que não terá uma visão geral de seu status de conciliação no fim do mês no
Hub de conciliação de conta
.Quando você acessar as tarefas de conciliação de conta pela primeira vez, recomendamos que você congelamento, redimensionamento, reordenar e ocultar colunas nas várias grades para exibir as informações mais importantes para você de uma forma que atenda à sua preferência.
Você pode personalizar:
- gradeConciliaçõesna guiaVisão geraldoHub de conciliação de conta.
- GradeItens de conciliaçãoeSaldos comprobatóriosno relatórioVisualizar espaço de trabalho de conciliação
Para garantir o desempenho, recomendamos que você não ultrapasse 5.000 itens de conciliação ou saldos comprobatórios em cada conciliação.
Requisitos
Sem impacto.
Limitações
Não há suporte para a conciliação de contas para a moeda contábil alternativa (ALC). O Workday contribui para à conciliação somente para o livro-razão principal.
Atualmente, o Workday não fornece uma trilha de auditoria para o processo de negócios
Evento de período de conciliação
no relatório Visualizar espaço de trabalho de conciliação
. Em vez disso, você pode visualizar a trilha de auditoria por meio do relatório Localizar eventos
(com protegido para o domínio Business Process Administration
na área funcional System).Definição do locatário
Sem impacto.
Segurança
Domínio | Consideração |
|---|---|
Set Up: Account Reconciliation na área funcional Financial Accounting. | Permite aos usuários acessar tarefas de definição para definições de conciliação de conta. Os usuários com acesso a este domínio podem visualizar todas as definições de conciliação de conta.
Você pode adicionar estes tipos de grupo de segurança a este domínio:
|
Process: Account Reconciliation - Run Period na área funcional Financial Accounting. | Permite aos usuários acessar tarefas para criar conciliações de conta. |
Process: Account Reconciliation na área funcional Financial Accounting. | Permite aos usuários acessar tarefas e relatórios para visualizar e gerenciar conciliações de contas.
Este domínio tem cinco subdomínios:
|
Process: Automatic Certification for Account Reconciliation na área funcional Financial Accounting. | Permite que os usuários configurem o Workday para certificar automaticamente as conciliações de conta que não tenham atividade no período que está sendo conciliado(a). |
Reports: Financial Accounting na área funcional Financial Accounting. | Permite que os usuários acessem o relatório Balancete .
Os preparadores e aprovadores de conciliação de contas com acesso a este domínio podem drill down os saldos nas conciliações e visualizar os lançamentos subjacentes de empresas e contas do livro-razão às quais tenham acesso. |
Processos de negócios
Você define o processo de negócios
Evento de período de conciliação
para gerenciar aprovações de conciliações. Quando os aprovadores receber uma conciliação, eles podem aprová-la ou devolvê-la ao preparador. O processo de negócios contribui para ao roteamento avançado e à delegação. Consulte:
Para adicionar várias aprovações, adicione duas ou mais etapas
de aprovação
na sequência necessário .Quando mais de um aprovador é atribuído a uma conciliação, você não pode atribuir um determinado aprovador a etapas específicas
de aprovação
, mas pode configurar o processo de negócios para exigir um aprovador diferente para aprovações subsequentes.No momento, este processo de negócios não oferece suporte à aprovação condicional.
Recomendamos que você defina o processo de negócios para exibir as tarefas de conciliação de conta apenas por meio do
Hub de conciliação de conta
.Se você optar por manter as notificações da caixa de entrada , o Workday fornecerá um vínculo (noun) vincular (verb) do item da caixa de entrada para o espaço de trabalho de conciliação para facilitar a navegação.
Geração de relatórios
Objeto de relatório | Name | Descrição |
|---|---|---|
Relatório avançado | Verificação de cobertura por definição de conciliação
| Este relatório avançado permite aos administradores financeiros e gestores contábeis determinar se as linhas de lançamento no exercício atual estão cobertas por uma definição de conciliação de conta. Este relatório usa a fonte de dados de relatório Reconciliation Definition Coverage Check , .
Opções obrigatórias: Conjunto de contas , Empresas/Hierarquias , Período . |
Relatório de pesquisa | Localizar eventos
| Este relatório de pesquisa permite aos usuários acessar trilhas de auditoria para o processo de negócios Evento de período de conciliação . |
fonte de dados Business View | Visão corporativa de itens de conciliação de conciliação de conta
| Fornece informações abrangentes sobre itens de conciliação e definições de conciliação de conta.
Permite que os usuários visualizem detalhes sobre itens de conciliação em conciliações de conta e a definição de conciliação de conta a partir da qual cada conciliação foi criada. Retorna somente dados aos quais o usuário tem acesso. Inclui a empresa, conta do livro-razão, tipo de item, valores, duração do item e outros dados, como comentários e anexos. A granularidade mais baixa para cada linha de dados é um item de conciliação em uma conciliação. Quando você cria relatórios personalizados usando essa fonte de dados de visão corporativa , recomendamos que você desmarque a caixa de seleção Otimizado para desempenho para garantir que possa filtro e lista de opções por todos os campos de relatório na visão corporativa.Para obter mais informações, consulte:
|
fonte de dados Business View | Visão corporativa de saldos comprobatórios de conciliação de conta
| Fornece informações abrangentes sobre saldos comprobatórios e definições de conciliação de conta.
Permite que os usuários visualizem detalhes sobre os saldos comprobatórios nas conciliações de contas e a definição de conciliação de conta a partir da qual cada conciliação foi criada. Retorna somente dados aos quais o usuário tem acesso. Inclui a empresa, conta do livro-razão, valor, data do saldo e outros dados, como comentários e anexos. A granularidade mais baixa para cada linha de dados é um saldo comprobatório em uma conciliação. |
fonte de dados de relatório | Verificação de cobertura por definição de conciliação
| Acessa a verificação de cobertura de definição de conciliação como o não se aplica e retorna uma linha para cada combinação de empresa, conta do livro-razão, código de livro e worktags nas linhas de lançamento que não correspondem à combinação em uma definição de conciliação de conta. Avalia somente linhas de lançamento desde o início do ano até o término do período especificado. Solicita que você informe o período para filtro os resultados do relatório. |
Você pode acessar esses campos de relatório por meio da fonte de dados de visão
corporativa Business View for Account Reconciliation Reconciliation Items
(protegido para o domínioProcess: Account Reconciliation - Reporting
):Para definições de conciliação :
- Inativo
- Nome de definição de conciliação
- Classificação de risco
Para itens de conciliação:
- Adicionado por
- Idade em dias
- Idade em dias na data do relatório
- Anexos
- Código de livro
- Comentário
- Empresa
- Data
- Descrição
- Conta do livro-razão
- Valor do livro-razão
- Moeda do livro-razão
- Definição de conciliação
- Item de conciliação
- Data do item de conciliação
- Status do item de conciliação
- Status do item de conciliação na data do relatório
- Tipo de item de conciliação
- Observação de referência
- Data de resolução
- Valor da transação
- Moeda da transação
- Worktags
Você pode acessar esses campos de relatório por meio da fonte de dados de visão
corporativa Business View for Account Reconciliation Supporting Balances
(protegido para o domínioProcess: Account Reconciliation - Reporting
):Para definições de conciliação :
- Inativo
- Nome de definição de conciliação
- Classificação de risco
Para saldos comprobatórios:
- Anexos
- Data do saldo
- Código de livro
- Comentário
- Empresa
- Descrição
- Conta do livro-razão
- Definição de conciliação
- Observação de referência
- Fonte
- Saldo comprobatório
- Valor da transação
- Moeda da transação
- Worktags
Você também pode usar estes campos de relatório no objeto de negócios Verificação de cobertura de definição de conciliação (derivado) (com protegido para o domínio
Public Reporting Items
) em seus relatórios personalizados:
- Worktag de contabilidade
- Código de livro
- Empresa
- Conta do livro-razão
Integrações
Integração ou serviço Web | Considerações |
|---|---|
Operação de serviço Web Get Account Reconciliation Definitions
Operação de serviço Web Put Account Reconciliation Definition | Você pode usar essas operações de serviço Web para criar, atualizar e recuperar definições de conciliação de conta. |
Operação de serviço Web Get Reconciliation Items
Operação de serviço Web Put Reconciliation Item | Você pode usar essas operações de serviço Web para criar, atualizar e recuperar itens de conciliação em conciliações de conta. Para usar a operação de serviço Web Get Reconciling Items , você precisa:
Para usar a operação de serviço Web Put Reconciling Item , você precisa:
|
Operação de serviço Web Get Comprobation Balances
Operações do serviço Web Put Suporteing Balance | Você pode usar essas operações de serviço Web para criar, atualizar e recuperar saldos comprobatórios em conciliações de contas.
Para usar a operação de serviço Web Get Compensation Balances , você precisa:
Para usar a operação de serviço Web Put Supplier Balance , você precisa:
|
Operação do serviço Web Assign Roles
| Você pode usar essa operação de serviço Web para atribuir usuários a funções nas definições de conciliação de conta. |
Relações e interações
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.