Overwegingen bij instellen: meerdere academische records

Administrator Guide

U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van meerdere academische records. Het volgende wordt uitgelegd:

Redenen om deze functionaliteit in te stellen.

De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.

Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.

Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.

Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.

Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.

Definitie

Elke keer dat een student zich inschrijft voor een studie, wordt in Workday een individueel studierecord gemaakt. Academische records bevatten details over de opleidingsactiviteiten van een student, zoals:

Opleidingsdoelen.

Verwachte voltooiingsdatums.

Academisch plan.

Cursussen.

Cijfers.

U kunt meerdere academische records onderhouden voor studenten die meer dan één opleidingsdoelstelling binnen uw instelling nastreven.

Belangrijkste voordelen

Met meerdere academische records kunt u:

Hiermee wordt de voortgang van studenten bijgehouden op het gebied van specifieke opleidingsdoelen.

Verminder de handmatige inspanningen voor het bijhouden van gegevens voor studenten die meer dan één opleidingsdoel nastreven.

Houd statistieken, studiepunten en academische geschiedenis gescheiden.

Gebruiksscenario's

U kunt meerdere academische records gebruiken om het volgende bij te houden:

Opeenvolgende inschrijving voor terugkerende studenten.

Overlappende inschrijvingen voor studenten die meer dan één studie volgen.

Gelijktijdige inschrijving voor studenten die meer dan één diploma tegelijk behalen.

Belangrijke vragen

Vraag	Overwegingen
Wat gebeurt er met het academische record van een student wanneer deze zich inschrijft voor een studieprogramma?	Elke keer dat een student zich inschrijft voor een studieprogramma, wordt automatisch een academische record gemaakt, tenzij u een toevoegbeleid hebt ingesteld. Wanneer u een studieprogramma toevoegt of handmatig toevoegt, wordt het programma opgeslagen in een bestaande academische record. Alle programma's zijn onderworpen aan gecombineerde statistieken en beleid. Houd rekening met de omstandigheden waaronder u één of meerdere academische records zou selecteren.
Welke invloed heeft het toepassen van cursussen van de ene opleidingsdoelstelling op de andere op het academische record?	Alle cursussen en studiepunten voor één academische record tellen mee voor de academische geschiedenis van een student, waaronder: Academische vereisten. Academische status. Klassestatus. Cumulatieve eenheden. Gemiddeld cijfer (GPA). Laadstatus. Herhaalde cursussen. Als een student meerdere academische records heeft, wordt elke record afzonderlijk weergegeven in de academische geschiedenis van de student.
Als een student meerdere studieprogramma's volgt, hoe kan ik dan over slechts één studie rapporteren?	U kunt meerdere academische records gebruiken als u afzonderlijke academische geschiedenissen wilt onderhouden, bijvoorbeeld voor rapportagedoeleinden. Voorbeeld: een student volgt gelijktijdig de diploma's Bedrijfskunde en Rechten en u wilt alleen rapporteren over zijn/haar cijfer voor bedrijfsresultaat.
Hoe beheert Workday studiepunten die ik voor meer dan één studierecord wil laten meetellen?	Als een student meerdere academische records heeft, kunt u alleen studiepunten toekennen voor een cursus voor de academische record waarvoor de cursus is geregistreerd. U kunt interne articulatie gebruiken om ervoor te zorgen dat studiepunten uit de ene academische record worden meegeteld voor de studiepunten van een andere academische record.
Hoe werkt academisch beleid samen met enkelvoudige en meervoudige academische records?	Het beleid van een student is gebaseerd op het primaire studieprogramma in het academische record van de student. Wanneer een student één academische record heeft met meerdere studieprogramma's, gebruikt Workday het beleid dat is gekoppeld aan het primaire studieprogramma. Wanneer een student meerdere academische records heeft, wijst Workday meerdere primaire studieprogramma's toe, elk met een eigen set beleidsregels. Voorbeeld: het herhalingsbeleid voor twee opleidingen kan verschillen. Wanneer u voor elke opleiding een academisch record hebt, is de student onderworpen aan het herhalingsbeleid voor cursussen van het academische record waarop de registratie betrekking heeft.
Welke invloed hebben meerdere studieprogramma's op het academische record?	Als u meerdere studieprogramma's op één academisch record wilt onderhouden, maar studenten ze wel onafhankelijk van elkaar wilt laten voltooien, configureert u de studieprogramma's zo dat ze stapelbaar zijn. U kunt in de volgende gevallen een afzonderlijke academische record maken voor elk studieprogramma: Er zijn redenen waarom studieprogramma's niet stapelbaar kunnen of mogen zijn. U wilt dat studenten studieprogramma's op verschillende tijdstippen kunnen voltooien.

Aanbevelingen

Stel een toevoegbeleid in om te definiëren wanneer inkomende studieprogramma's moeten worden toegevoegd aan een bestaande academische record.

Vereisten

Geen invloed.

Beperkingen

Workday wijst automatisch één academische record aan als rapportagerecord van de student als u er nog geen hebt aangewezen. De rapportagerecord is van invloed op het National Student Clearinghouse (NSC) en de financiële services voor studenten. U kunt de rapportagerecord indien nodig handmatig wijzigen.

Tenantinstellingen

Geen invloed.

Beveiliging

Domein	Overwegingen
Beheer: studieprogramma's voor laadstatus in het functionele gebied 'Financiële ondersteuning'.	Hiermee kunt u de webservice 'Reportingrecords ophalen' gebruiken.
Instellen: academische records in het functionele gebied Studentrecords.	Hiermee kunt u het beleid voor het toevoegen van academische records onderhouden.

Bedrijfsprocessen

Bedrijfsproces	Overwegingen
Gebeurtenis voor wijzigen van studentrapportagerecord	Hiermee kunt u het volgende wijzigen: De rapportagerecord van een student met behulp van de taak 'Studentrapportagerecord wijzigen' . Studentrapportagerecords bulksgewijs met behulp van de webservice Import Reporting Record Changes .
Massale toelatingsgebeurtenis	Hiermee wordt de inschrijving gestart en de academische record van de student gemaakt.

Rapportage

Rapporten of dashboards	Overwegingen
Academische records zoeken	Hiermee kunt u alle academische records in uw tenant weergeven.
Academische records voor advies en records	Hiermee kunt u academische trends analyseren en het volgende weergeven en onderhouden: Beleidsconfiguraties. Studieprogramma's. Krediet overdragen.

Workday biedt een rapportgegevensbron voor

'Academische records'

die u in aangepaste rapporten kunt gebruiken.

Integraties

Item	Overwegingen
Webservice Rapportagerecords ophalen	Hiermee kunt u rapportagerecords ophalen voor een record voor financiële ondersteuning, een student of een academische eenheid van de instelling.
Webservice Wijzigingen rapportagerecord importeren	Hiermee kunt u studentrapportagerecords bulksgewijs wijzigen.
Rapportage uitgaande rapportagesjabloon voor NSC's	Hiermee kunt u inschrijvingsgegevens naar het NSC verzenden. Wanneer een student meerdere academische records heeft, gebruikt Workday de academische record die is toegewezen als rapportagerecord bij het verzenden van inschrijvingsgegevens naar het NSC.

Relaties en interacties

Functies	Overwegingen
Studentregistratie	U kunt registratieafspraken toewijzen aan studenten op basis van: Elk van hun academische records. De eerste beschikbare aanstelling in alle academische records. Wanneer studenten met meerdere academische records zich registreren voor cursussen, matcht Workday de registraties met de juiste academische records. Voorbeeld: een student heeft afzonderlijke academische records voor een bedrijfsdiploma en een diploma in de rechten. Wanneer de student zich registreert voor een bedrijfscursus op hoog niveau, slaat Workday de registratie op in de academische record waarin Bedrijfsleven het primaire studieprogramma is. U kunt registraties, inclusief het overdragen van studiepunten, handmatig opnieuw toewijzen van de ene academische record naar de andere.
Evaluatie kredietoverdracht	Voor evaluaties van automatische overdracht van studiepunten wordt de overdracht van studiepunten in deze volgorde toegekend aan de academische records van een student: Een actieve academische record die al overdrachtspunten bevat voor dezelfde onderwijsinstelling of opleidingstest. De vroegst actieve academische record, op basis van de begindatum van de academische record, gevolgd door de aanmaakdatum en -tijd. U kunt de overdracht van studiepunten voor een specifieke academische record ook handmatig toewijzen en beheren.
Academisch advies	Studenten hebben verschillende academische regelingen en vereisten op basis van elk afzonderlijk studierecord.
Financiële ondersteuning	Studenten hebben één record voor financiële ondersteuning en één aanwezigheidsregeling, ongeacht het aantal academische records. Het primaire studieprogramma van de student is in de rapportagegegevens verantwoordelijk voor de volgende gebieden van financiële ondersteuning: Aanwezigheidsregelingen. Kosten voor aanwezigheid. Verpakking voor financiële ondersteuning. Financiële kosten.

Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.