Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2023-06-23
Studentenrecruitinggebeurtenissen maken

Studentenrecruitinggebeurtenissen maken

  • De recruitingcampagne is goedgekeurd.
  • Maak engagementitems die u wilt verzenden als uitnodiging voor een gebeurtenis, registratiebevestiging of follow-upcommunicatie.
  • Beveiliging: configureer in het functionele gebied Studentenrecruiting de
    • Studentenrecruitinggebeurtenis Bedrijfsproces en beveiligingsbeleid voor gebeurtenis
       .
    • Beheren: domein communicatieschema's voor studentenrecruiting
       .
Maak een gebeurtenis voor een studentenrecruitingcampagne. Identificeer de datums, het gebeurtenistype, de eigenaar, de campagne en andere details. U kunt de gebeurtenis configureren om engagementitems te verzenden, waaronder:
  • Uitnodigingen.
  • Registratiebevestigingen.
  • Opvolgcommunicatie na de gebeurtenis.
Als u in plaats daarvan een goedgekeurde gebeurtenis wilt kopiëren, selecteert u
Kopiëren
studentenrecruitinggebeurtenis
in het menu met gerelateerde acties. Workday kopieert alles behalve datums, tijden en communicatie.
De
gebeurteniskalender voor studentenrecruiting
 (beveiligd in het domein '
Manage: Recruiting Event Calendar'
 ) biedt een andere manier om snel gebeurtenissen te maken zonder communicatie.
  1. Open de taak
    'Studentenrecruitinggebeurtenis maken'
     .
  2. Houd rekening met het volgende wanneer u de taak voltooit:
    Optie Omschrijving
    Naam
    De naam moet uniek zijn voor de begindatum en -tijd.
    Begindatum/einddatum
    De gebeurtenisdatums moeten binnen het datumbereik van de campagne vallen.
    Tijdzone
    De tijdzone voor de gebeurtenis.
    Type
    Selecteer een door Workday gedefinieerde waarde.
    Privégebeurtenis
    Schakel het selectievakje in om te voorkomen dat de recruitinggebeurtenis extern of in een interne kalender wordt weergegeven.
    Als u gebeurtenissen downloadt met een webservice, kunt u gebeurtenissen identificeren die zijn bedoeld voor externe weergave.
    Campaign
    U kunt een keuze maken uit goedgekeurde campagnes voor uw academische eenheid.
    De academische eenheid die is gekoppeld aan de recruitingcyclus voor de campagne bepaalt welke engagementitems u kunt gebruiken voor de recruitinggebeurtenis. U kunt items voor de academische eenheid van de recruitingcyclus of onderliggende academische eenheden gebruiken.
  3. Houd bij het invoeren van
    locatie- en contactgegevens
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Eigenaar
    In de prompt worden alle actieve toelatingsadviseurs weergegeven. U kunt recruitinggebeurtenissen ook zoeken op eigenaar.
    Gehost door
    De locatie die de gebeurtenis host.
    Contactpersoon host
    Vermeldt de vertegenwoordigers van de onderwijsinstelling of externe koppeling die is geselecteerd in het veld
    'Gehost door'
     .
    Aanwezigheidslimiet
    Het maximum aantal personen dat de gebeurtenis kan bijwonen, inclusief gasten. (U kunt het aantal gasten voor een prospect invoeren wanneer u prospects registreert voor de gebeurtenis.)
    Locatie
    Als u een campus wilt selecteren terwijl een campustoewijzingsbeleid van kracht is, kunt u campuslocaties selecteren die aan het beleid voldoen. Anders kunt u elke locatie met het gebruik 'Campus' selecteren.
    Toelatingsadviseurs kunnen de straat van het adres van de onderwijsinstelling (geen postadres) bekijken wanneer ze de gebeurtenis beoordelen via een mobiel apparaat.
    Als u een worklet met aanwezigheids- en kostengegevens voor eerdere gebeurtenissen op dezelfde locatie wilt openen, klikt u op het pictogram
    Gerelateerde informatie weergeven
     in de titelbalk.
  4. (Optioneel) Houd bij het invoeren
    van budgetteringsgegevens
     rekening met het volgende:
    Veld
    Omschrijving
    Budget
    Als u Workday Expenses of Procurement gebruikt, kunnen toelatingsadviseurs de gebeurtenisnaam als worktag selecteren wanneer ze onkostendeclaraties indienen. Vervolgens kunt u de gebudgetteerde en werkelijke kosten vergelijken wanneer u de gebeurtenis weergeeft.
    Valuta
    De standaardvaluta uit de gebruikersvoorkeuren.
  5. (Optioneel) Selecteer op het tabblad
    Uitnodigingscriteria
     de voorwaarden waaraan potentiële studenten moeten voldoen om een uitnodiging voor de gebeurtenis te ontvangen.
    Houd bij het invoeren van criteria rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Academische eenheid voor recruiting
    Selecteer de academische eenheid die is gekoppeld aan de campagne van de recruitingcyclus of onderliggende academische eenheden.
    Academisch niveau recruiting
    De prompt bevat niveaus van de geselecteerde academische eenheid die zijn geconfigureerd voor het werven van studenten.
    Gerechtigdheidsregel
    Selecteer regels om ontvangers met bepaalde criteria te activeren. Maak regels met behulp van de taak
    'Gerechtigdheidsregel maken'
     voordat u ze gebruikt om ontvangers te beperken.
  6. Selecteer op het tabblad
    Communicatie
     een engagementitem dat is gedefinieerd voor de academische eenheid en onderliggende academische eenheden die aan de campagne zijn gekoppeld. De categorie van het item bepaalt de beschikbaarheid in engagement-itemprompts.
    Optie Omschrijving
    Verzonden naar e-mail - prioriteit
    Als de ontvanger niet het eerste e-mailtype heeft, worden e-mails verzonden naar het volgende type in de recruitinggebeurtenis.
    Als u het e-mailadres
    'Instelling'
     wilt gebruiken, mag de volgende academische eenheid van de
    campagne
     niet het volgende zijn:
    • Bovenliggend aan een instelling.
    • Ondergeschikt aan een academische eenheid die geen instelling is.
    Item uitnodigen
    De uitnodiging die naar prospects moet worden verzonden tussen de
    begindatum
     en
    de einddatum.
    Workday verzendt het item naar alle prospects die voldoen aan de voorwaarden op het tabblad
    'Uitnodigingscriteria'
     , tenzij ze de engagementvoorkeur 'Afmelden' hebben.
    Details registratiebevestiging
    Workday verzendt dit item naar prospects die zich voor de gebeurtenis hebben geregistreerd, ongeacht of ze de engagementvoorkeur 'Afmelden' hebben.
    Details follow-up na gebeurtenis
    Workday verzendt deze follow-upitems naar een groot aantal prospects, waaronder prospects die zijn gemarkeerd als:
    • Uitgenodigd
    • Geregistreerd
    • Bijgewoond
    • Niet-aanwezig
    Voorbeeld: als u 5 dagen na de gebeurtenis een follow-up-e-mail wilt verzenden, voert u het volgende in:
    Verzenden na:
     5
    Datuminterval:
     dagen
  7. Selecteer op het tabblad
    'Personeel
     ' andere toelatingsadviseurs, medewerkers of prospects die aan de gebeurtenis deelnemen.
    In Workday worden hun primaire, openbare telefoonnummer en e-mailadres weergegeven.
  8. Als u de locatie, datum, tijd of tijdzone later moet invoeren, klikt u op
    Opslaan voor later
    .
    Als u deze gegevens voor een goedgekeurde gebeurtenis wijzigt, moet de planning opnieuw worden gepland.
Workday:
  • Hiermee wordt de gebeurtenis beschikbaar gemaakt via de rapporten '
    Gebeurtenissen voor studentenrecruiting zoeken'
     en de rapporten
    'Gebeurteniskalender voor studentenrecruiting'
     .
  • Hiermee wordt de gebeurtenis ter goedkeuring gerouteerd op basis van uw bedrijfsproces. Na goedkeuring:
    • Hiermee worden de eigenaar en het personeel van de gebeurtenis op de hoogte gebracht dat ze aan de gebeurtenis zijn toegewezen, als u het bedrijfsproces
      'Gebeurtenis voor studentenrecruiting'
       hebt geconfigureerd voor goedkeuringen.
    • Verzendt uitnodigingen naar potentiële studenten volgens uw instructies en werkt de profielgroep Geschiedenis bij in het profiel van de prospect.
    • Hiermee kunt u een drilldown uitvoeren voor het aantal
      uitgenodigd
      ,
      geregistreerd
      ,
      verwachte aanwezigheid
       (inclusief geregistreerde prospects en gasten),
      aanwezigen
      en
      gesprekken
       met betrekking tot de gebeurtenis.
    • Hiermee wordt het veld
      'Totale kosten'
       waarop een drilldown kan worden uitgevoerd, weergegeven, waarin de onkosten worden bijgehouden die met de gebeurtenisworktag zijn ingevoerd.
Voer deze waarden in op het tabblad
'Uitnodigingscriteria'
 om uitnodigingen te verzenden naar prospects in de fase 'Aanvrager' die:
  • Woonachtig in regio Zuidwest
    EN
  • Studenten met de tag Lacrosse - F of Lacrosse - M hebben.
Veld
Waarde
Fase potentiële student
Aanvrager
Studenttag:
Lacrosse - V
Lacrosse - miljoen
Recruitingregio:
Regio zuidwest
Stel een schema in of gebruik het tenantbrede schema om de gebeurtenis te communiceren. Selecteer
Communicatie gebeurtenis starten/plannen
 in de gerelateerde actie van een recruitinggebeurtenis.
  • Als u '
    Nu uitvoeren'
    selecteert, wordt de recruitinggebeurtenis onmiddellijk geëvalueerd. Dit wordt opnieuw geëvalueerd wanneer het tenantschema de volgende keer wordt uitgevoerd.
  • Als u
    Dagelijkse herhaling
    selecteert, wordt de gebeurtenis geëvalueerd op basis van het schema dat u definieert.
Als u een afzonderlijk schema gebruikt, wordt de recruitinggebeurtenis uitgesloten van het tenantbrede schema. Het definiëren van een individueel schema biedt ook meer flexibiliteit voor gerichte communicatie over gebeurtenissen die matchen met de doelgroep van studenten.
Registreer prospects voor de gebeurtenis.
Toelatingsadviseurs kunnen de details van hun gebeurtenissen bekijken via een mobiel apparaat of de desktoptoepassing. Ze kunnen zien wie is uitgenodigd en prospects inklokken. Er is een evenementenkalender beschikbaar met alle recruitinggebeurtenissen voor mobiel en desktopgebruik.