Aandachtspunten bij de configuratie: studentenkosten

Definitie

Studentkosten zijn de kosten die Workday aan studenten toewijst. Studentkostenitems beschrijven wat studenten verschuldigd zijn, zoals collegegeld of huisvesting.

Belangrijkste voordelen

U kunt berekenen hoeveel studenten verschuldigd zijn en de informatie aan hen presenteren. Kosten maken downstreamverwerking van financiële gegevens mogelijk, zoals het innen van studentbetalingen en het vastleggen van boekingen voor financiële transacties van studenten.

U kunt studentenkosten configureren voor Workday Financial Aid.

U kunt de financiële afstemming vereenvoudigen en de prestaties verbeteren door transacties van studentenkosten te groeperen in geaggregeerde journaalregels.

Gebruiksscenario's

U kunt studentkosten gebruiken om:

Verschillende collegegeldtarieven toewijzen voor niet-gegradueerde en afgestudeerde studenten.

Labkosten in rekening brengen.

Studenten kosten in rekening brengen voor campusservices zoals huisvesting, maaltijdregelingen en gezondheidsdiensten.

Leg boetes vast voor te late bibliotheekretouren.

Belangrijke vragen

Vragen	Overwegingen
Welke afdeling definieert de vergoedingen die uw instelling aan studenten in rekening brengt?	Wanneer verschillende kantoren verantwoordelijk zijn voor het vaststellen van verschillende vergoedingen, raadpleegt u elk kantoor om inzicht te krijgen in alle kostenitems die bij uw instelling moeten worden geconfigureerd. Voorbeelden: De registreerder definieert het lesgeld, de huisvesting en de verplichte kosten. In hulpservices worden maaltijdregelingen gedefinieerd. Ziektekostenverzekeringen definiëren ziektekostenverzekeringen.
Waar komen uw instellingskosten vandaan?	Gebruik: Op registratie gebaseerde vergoedingen die studenten in rekening moeten brengen op basis van het aantal geregistreerde eenheden. Voorbeeld: verschillende collegegeldtarieven in rekening brengen voor fulltime- en parttimestudenten. Itemtoewijzingen in rekening brengen om alle studenten in een instelling of studieprogramma een gemeenschappelijke set kosten in rekening te brengen. Voorbeeld: wijs verplichte kosten toe aan alle studenten van Alma Mater University. Cursuskosten en aanvullende kosten om studenten in rekening te brengen voor specifieke geregistreerde cursussen. Voorbeeld: laboratoriumvergoedingen beoordelen voor studenten die zijn geregistreerd voor een sectie van BIOL-101. Cursussen met cursusgeld tellen niet mee voor de kosten op basis van registratie. Cursussen met aanvullende kosten kunnen meetellen voor het inschrijvingsgeld als er geen cursusgeld is. Kosten kunnen ook afkomstig zijn van andere bronnen. Voorbeelden: Kosten inningsovereenkomst. Terugvorderingskosten te restitueren. Handmatig geboekte kosten.
Wat is de academische structuur van uw instelling?	Academische eenheden en verkooppunten kunnen op registratie gebaseerde vergoedingen en kostenposten overnemen van hogere instellingen. U kunt aanvullende op registratie gebaseerde vergoedingen en kostenitems toewijzen aan onderliggend instellingen en verkooppunten. U kunt overgenomen vergoedingen of kostenitems niet overschrijven of verwijderen.
Hoe worden vervaldatums voor studentenkosten bepaald?	U kunt de vervaldatum voor kosten verankeren aan bepaalde aanwezig. Voorbeelden: 20 dagen vóór het begin van een academische periode. Twee dagen na boeking van de kosten. De vijfde dag van de maand.
Hoe past u het collegegeld en de kosten aan wanneer een student een cursus verlaat of zich terugtrekt uit uw instelling?	U kunt voor studentenkosten configureren of de gekoppelde kosten restitueerbaar zijn en hoeveel u moet restitueren. Voor gedeeltelijk restitueerbare kosten gebruikt Workday een kostenaanpassingsschema om de kosten van de student pro rata te berekenen. Het schema definieert de pro-rata voor de kosten, op basis van de timing van de gebeurtenis. U kunt kostenaanpassingsschema's koppeling om items in rekening te brengen via een groep kostenaanpassingsschema's. Met het beleid voor wasperioden kunnen studenten in aanmerking komende registraties ruilen zonder financiële gevolgen. Voorbeeld: wanneer een verwijderde registratie wordt gecombineerd met een nieuwe registratie, boekt Workday geen pro-rata voor de verwijderde registratie.
Welke limieten wilt u instellen voor het aantal keren of het totale bedrag dat u studenten in rekening kunt brengen?	U kunt regels voor aggregaties van studentenkosten koppeling aan studentenkosten om de bijbehorende kosten te beperken. Wanneer een student de limiet bereikt, voorkomt de regel dat het kostenitem in Workday verder in rekening wordt gebracht bij de student. Indien nodig kunt u handmatig kosten boeken die de limiet overschrijden.
Welke limieten worden ingesteld voor studenten die cursussen proberen?	U kunt beleid maken om studenten aanvullende kosten in rekening te brengen wanneer ze een cursus te vaak proberen te herhalen.
Hoeveel details moet u bijhouden voor boekingsrapporten voor studentenkosten?	Neem contact op met uw financiële afdeling bij het configureren van worktags en opbrengstcategorieën voor studentenkosten. Analyseer de financiële structuur van uw instelling in Workday Financial Management en bepaal de vereisten voor de juiste rapportage van studentenkosten. Mogelijk hebt uw organisatie ook salderingsworktags nodig.
Hoe gedetailleerd zijn uw transactieworktags voor recordbedragen voor studenten?	Houd rekening met het volgende: Definieer een academisch niveau voor het kostenitem. Er worden kostenitems voor verschillende academische niveaus gemaakt die verder identiek zijn.
Beschouwt u het collegegeld voor de zomerperioden als uitgestelde opbrengsten?	Als u verschillende vereisten voor opbrengstenverantwoording hebt voor verschillende academische perioden, moet u afzonderlijke kostenitems maken met verschillende opbrengstcategorieën.
Voor welke studentengroepen (indien van toepassing) moeten kosten opnieuw worden beoordeeld voor wijzigingen in de lidmaatschap ?	U kunt Workday configureren om de kosten voor een student opnieuw te beoordelen wanneer het lidmaatschap van een studentengroep wordt gewijzigd. Voorbeeld: de student voegt toe aan een cohort- of sportteam '' of voegt de status toe aan of wijzigt zijn of haar status.
Staat uw instelling studenten toe om federale studiefinanciering voor niet-institutionele kosten aan te vragen?	U kunt het beleid voor autorisaties voor federale studiefinanciering configureren bij uw instelling. Met dit beleid kunnen studenten financiële ondersteuning autoriseren die van toepassing is op niet-institutionele kosten, zoals boeken en benodigdheden.

Aanbevelingen

Maak betekenisvolle namen en omschrijvingen voor studentenkosten . Vermijd acroniemen en steno's, zoals TUIT voor collegegeld. Wanneer studenten hun rekeningtransacties beoordelen, kunnen beschrijvende kostenitems hen helpen de kosten beter te begrijpen.

Kostenitems voor studenten beperken tot één herkomst. Gebruik studentenkosten niet opnieuw voor verschillende herkomsten. Voorbeeld: gebruik niet hetzelfde kostenitem als zowel een op registratie gebaseerde vergoeding als een toewijzing van een kostenitem. Kopieer kostenitems voor gebruik in afzonderlijke herkomsten indien nodig.

Vereisten

Instellingen moeten een:

Het gekoppelde bedrijf dat studentenkosten boekt in operationele boekingsjournalen en over deze kosten rapporteert.

Breng een item voor restitutieherstel in rekening voordat u financiële ondersteuning, betalingen of sponsor kunt uitbetalen.

Beperkingen

Workday biedt geen ondersteuning voor berekeningen op basis van niet-standaard academische perioden voor kostenitems die u toewijst aan academische eenheden, studieprogramma's of programma . De kosten voor deze vergoedingen worden altijd geboekt bij standaard academische perioden.

Tenantinstellingen

Geen invloed.

Beveiliging

De volgende domeinen in het functionele gebied 'financiële gegevens student' :

Domeinen	Overwegingen
Manage: Federal Student Aid Authorizations	Toegewezen gebruikers hebben toegang tot taken en rapporten voor de autorisatie van federale studiefinanciering.
Beheren: verwerking studentkosten	Toegewezen gebruikers kunnen studentenkosten verwerken.
Beheren: verwerking studentkostenaanpassing	Toegewezen gebruikers kunnen studentenkosten aanpassen.
Self-Service: financiële gegevens student	Studenten kunnen hun studentkosten bekijken.
Studentenkosten instellen	Toegewezen gebruikers kunnen studentenkosten configureren.

Bedrijfsprocessen

U kunt de taak

Studentkosten toepassen

gebruiken om op ad-hocbasis handmatig kosten voor een student te boeken en goed te keuren. Met de taak wordt het bedrijfsproces
Studentkostengebeurtenis
gestart, zodat u een vervaldatum, bedrag, worktags en andere details kunt selecteren die afwijken van:

Wat Workday toewijst met de nachtelijke taak Studentkosten toewijzen.

Wanneer u de handmatige taak in het rapport '

Proces financiële gegevens student uitvoeren op periode'

gebruikt.

U kunt het bedrijfsproces ' Gebeurtenis voor autorisaties autorisaties federale studiefinanciering'
configureren als een subproces in de bedrijfsprocessen 'Onboardinggebeurtenis student'
en 'Onboardinggebeurtenis doorlopende studentregistratie'
.

Rapportage

U kunt deze en andere rapporten gebruiken op basis van toegangsrechten bij het definiëren en beheren van de functionaliteit voor studentenkosten:

Rapporten	Overwegingen
Kostenaanpassingsschema's zoeken op groep	Hiermee kunt u kostenaanpassingsschema's zoeken op groep, jaar en academische periode ().
Beoordelingsschema's voor kosten zoeken	Biedt u toegang tot kostenbeoordelingsschema's en maakt gebruik van de gegevensbron Charge Assessment Schedules.
Regels voor vervaldatum kosten zoeken	Hiermee kunt u regels voor vervaldatums van kosten zoeken .
Inactieve records voor periode financiële gegevens student zoeken met actieve kosten- of vrijstellingstransacties	Hiermee kunt u studenten identificeren met actieve transacties in inactieve records voor de periode met financiële gegevens van studenten.
Aggregatieregels studentenkosten zoeken	Hiermee kunt u de aggregatieregels voor studentenkosten in uw tenant weergeven. Het rapport maakt gebruik van de gegevensbron'Student Charge Aggregate Rule'.
Studentkosten zoeken	Hiermee kunt u details voor studentenkosten weergeven, inclusief de naam van de kosten, de student, de transactiedatum, de vervaldatum, het kostenbedrag en het verschuldigd bedrag. U kunt een drilldown om afzonderlijke kosten weer te geven. Het verouderde veld 'Student voor studentenkosten ' wordt in een toekomstige release buiten gebruik stellen gesteld. Workday wordt aangeraden in plaats daarvan het berekend veld ' Student voor studentenkosten' te gebruiken. U kunt uw aangepaste rapporten bijwerken door het verouderde veld te vervangen door de versie van het berekend veld om de stabiliteit van rapporten op de lange termijn te waarborgen.
Studentkostenitems zoeken	Hiermee kunt u studentenkosten zoeken op type en opbrengstcategorie.
Groepen studentvergoedingen zoeken	Hiermee kunt u studentvergoedingsgroepen zoeken op naam, academische eenheid en academisch niveau.
Kosten op basis van studentregistratie zoeken	Hiermee kunt u op registratie gebaseerde vergoedingen zoeken met behulp van de naam, het kostenitem en de berekening van het vergoedingsniveau om de resultaten filter .
Toewijzingen studentkosten weergeven	Hiermee kunt u de vergoedingstoewijzingen voor een academische eenheid en niveau of studieprogramma voor een academische periode weergeven. Dit rapport bevat de kostenitems en de overname ervan.

Integraties

U kunt de volgende service gebruiken om studentenkosten en kostenitems te importeren en exporteren:

Webservice	Omschrijving
Kosten voor studenten ophalen	Biedt u informatie over de kosten en een overzicht van de aanpassingen die in de kosten zijn aangebracht.
Beleid voor autorisaties voor federale studiefinanciering ophalen	Hiermee vindt u het beleid voor autorisaties voor federale studiefinanciering op instellingsniveau.
Importkosten voor studenten	Hiermee kunt u een groot aantal studentkosten laden en de functie in kleine batches verwerken
Geaggregeerde beginsaldi studentenkosten importeren	Hiermee kunt u aanvangssaldi laden voor kostenitems met een gekoppelde aggregatieregel voor studentenkosten.
Put Federal Student Aid Authorizations Policy	Hiermee kunt u beleid voor autorisaties voor federale studiefinanciering maken of bijwerken op instellingsniveau.
Studentenkostenitem plaatsen	Hiermee kunt u studentenkostenitems maken of bijwerken.

Relaties en interacties

Functies	Overwegingen
Workday Financial Management	Voor studentenkosten is het volgende vereist: Bedrijven voor gekoppelde academische eenheden. Een boekingsstructuur als basis voor operationele journalen. Worktags. Opbrengstcategorieën.
Studentregistratie	Workday gebruikt het aantal factureringseenheden waarvoor een student zich registreert om de studentkosten te berekenen.
Uitbetalingen voor financiële ondersteuning	Wanneer u rekening houdt met verwachte betalingen voor financiële ondersteuning ten opzichte van studentkosten, kunnen studenten beter inschatten wat ze verschuldigd zijn nadat hun financiële ondersteuning is uitbetaald. U kunt Workday ook configureren om rekening te houden met verwachte ondersteuning op basis van zachte registraties voor achterstallige saldi. Elke instelling moet een kostenitem voor terugvordering hebben voordat u financiële ondersteuning kunt uitbetalen.

Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Ga voor meer informatie over de Workday Touchpoints Kit naar Workday Community.