Overwegingen bij instelling: meerdere instellingen
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie voor een tenant met meerdere instellingen. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Wat het is?
U kunt samenwerking en het delen van resources tussen meerdere instellingen inschakelen wanneer u deze in één tenant instelt.
Instellingen kunnen hogescholen, universiteiten of andere instellingen voor hoger onderwijs zijn. Instellingen zijn geen campussen, academische niveaus of andere kenmerken binnen één hogeschool of universiteit.
Zakelijke voorzieningen
Wanneer u meerdere instellingen met verschillende missies en populaties binnen dezelfde tenant beheert, kunt u:
- Resources delen. Voorbeeld: medewerkers die voor meer dan één instelling tegelijk werken.
- Standaardiseer verwerkings- en beveiligingspraktijken voor alle instellingen.
- Zorg voor een consistente ervaring voor studenten die aan meer dan één instelling deelnemen.
- Genereer eenvoudig systeembrede statistieken en rapporten.
Gebruiksscenario's
- Meerdere instellingen onder de identiteit van één organisatie of merk.
- Een systeem voor de hele staat met meerdere instellingen, zoals community colleges binnen het systeem van de raad van regenten.
- Een consortiumovereenkomst tussen volledig verschillende instellingen waarmee ze kunnen samenwerken en resources kunnen delen.
Te overwegen vragen:
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Wat is de academische structuur van uw systeem? | U kunt uw systeem en instellingen instellen in Workday. Zie: Concept: academische structuur. Een systeem is een academische eenheid die hoger is dan al uw instellingen. Voorbeelden: Consortia, overkoepelende organisaties, huisstijlen of raden van bestuur. U wijst bestaande academische eenheden aan als instelling. Wanneer u een academische eenheid als instelling aanwijst, worden enkele functionaliteiten gewijzigd. Voorbeeld: academische eenheden kunnen toezeggingsitems voor financiële ondersteuning delen, terwijl instellingen hun eigen set toezeggingsitems voor financiële ondersteuning nodig hebben. Instellingen kunnen worden getotaliseerd naar:
Uw instellingen kunnen een of meer academische eenheden hebben. Deze academische eenheden kunnen hogescholen, afdelingen, faculteiten of andere organisaties binnen een opleidingsinstituut zijn. |
Hoeveel controle heeft uw systeem over afzonderlijke instellingen? | Sommige configuraties in Workday bevinden zich op tenantniveau, terwijl andere zich op instellingsniveau bevinden. U kunt configuraties op instellingsniveau gebruiken, zoals beleid en academische kalenders, om variabiliteit en onafhankelijkheid tussen instellingen mogelijk te maken. U hebt de volgende mogelijkheden:
|
Wat zijn de relevante wettelijke vereisten met betrekking tot het delen en scheiden van gegevens tussen uw instellingen? | Systemen met meerdere instellingen moeten voldoen aan voorschriften voor het delen van gegevens, zoals FERPA-vereisten. Met behulp van op rollen gebaseerde beveiliging in Workday kunt u naleving waarborgen. De voorschriften en het systeembeleid die u moet volgen, kunnen van invloed zijn op de manier waarop u uw tenant configureert. Voorbeelden: verpakkingsstrategieën voor financiële ondersteuning en toelatingscriteria voor instellingen die met elkaar concurreren. |
Welke beveiligingstoegang hebben werknemers nodig? | U kunt het toegangsniveau bepalen dat medewerkers en docenten hebben binnen hun eigen instelling en andere instellingen. U kunt toegang verlenen voor:
|
Aanbevelingen
Voor de efficiëntie raden we u aan het systeem eerst te gebruiken wanneer u uw tenant instelt. Door eerst de gedeelde configuraties te bepalen, bespaart u tijd bij het instellen van configuraties voor afzonderlijke instellingen.
Voorbeeld: uw systeem definieert de instellingsconfiguraties en instellingen implementeren deze configuraties met de juiste aanpassingen.
Voorbeeld: bedrijfsprocessen op systeemniveau maken die instellingen kunnen kopiëren. Wanneer instellingen hun eigen bedrijfsprocessen configureren, hoeven ze alleen de ontbrekende configuraties bij te werken in plaats van helemaal opnieuw bedrijfsprocessen te maken.
Vereisten
Uw tenant moet de Workday-producten bevatten die momenteel door uw systeem worden gebruikt, zoals Workday Human Capital Management en Financial Management.
Uw tenant heeft ook instellingen nodig die:
- Onder dezelfde overkoepelende organisatie vallen.
- U hebt geconfigureerd als afzonderlijke bedrijven in Workday.
- Houd u aan strikte beveiligingsbeperkingen, zoals vereist door de FERPA-regelgeving.
- Verschillende federale schoolcodes hebben. Voorbeeld: OPEID- en filiaalcodes.
- Toekenning van federale financiële ondersteuning per instelling.
Daarnaast moet elke instelling in uw tenant:
- Afzonderlijke rechtspersonen zijn zoals gedefinieerd door de overheid.
- Voltooi onafhankelijke federale en staatsrapportages op instellingsniveau.
- Geef studenten een account voor elke instelling waarvoor ze zijn ingeschreven.
- Laat studenten zich inschrijven voordat ze zich kunnen inschrijven voor cursussen binnen die instelling.
- Voorkom dat registrars van andere instellingen cursuswerk kunnen bekijken dat bij uw instelling is gevolgd.
- Verlenen van diploma's door elke instelling.
Vóór de implementatie moet u ook de studenten identificeren die meer dan één instelling hebben gevolgd en plannen hoe u deze records onder één persoonsrecord kunt samenstellen. Dit omvat studenten:
- Welke actief of inactief zijn. De medewerkersrecord moet ook onder de persoonsrecord vallen.
- Met historische academische records. Deze records vallen onder een historisch studentrecord.
Beperkingen
Tenants met meerdere instellingen kunnen niet als één opleidingsinstituut werken. U kunt meerdere instellingen binnen een systeem configureren om op verschillende punten te communiceren, maar ze kunnen niet als één instelling werken. Voorbeeld: studenten van instellingen binnen de raad van bestuur kunnen cursussen volgen bij andere instellingen in dit systeem wanneer u elke instelling configureert om:
- Werving, toelating en inschrijving voor studenten inschakelen bij meerdere instellingen.
- Studenten helpen bij het starten van studiepunten om studiepunten te ontvangen bij hun eigen instelling.
Tenantinstellingen
Open in het menu met gerelateerde acties van een academische eenheid de taak '
Toewijzing instelling van academische eenheid bewerken'
om instellingen voor uw tenant te maken. Als uw tenant meer dan één instelling bevat, wordt de tenant beschouwd als een tenant met meerdere instellingen.Beveiliging
Configureer het domein
'Set Up: Institution Designation'
en het beveiligingsbeleid in het functionele gebied 'Academische basis' zodat de juiste gebruikers academische eenheden als instelling kunnen aanwijzen.Wanneer u beveiligingsgroepen configureert in een tenant met meerdere instellingen, raden we u aan het volgende te doen:
- Stel beveiligingsgroepen met beperkte rollen in, zodat u kunt configureren hoeveel toegang gebruikers kunnen hebben en uw instellingen kunt beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. Voorbeelden: registrators, econoom en directeuren financiële ondersteuning.
- Wijs een beperkt aantal werknemers toe aan onbeperkte rollen. Deze beveiligingsgroepen hebben toegang op systeemniveau. Voorbeelden: beveiligingsbeheerder, bedrijfsprocesbeheerder en berekeningsbeheerder.
Bedrijfsprocessen
U kunt bedrijfsprocessen configureren voor gedeelde configuraties voor alle instellingen of op instellingsniveau. Voor instellingsspecifieke bedrijfsprocessen kan aanvullende beveiligingsconfiguratie vereist zijn.
Sommige bedrijfsprocessen moeten instellingsspecifiek zijn. Voorbeeld: bedrijfsprocessen voor financiële ondersteuning moeten instellingen onafhankelijk zijn.
Rapportage
U kunt het rapport '
Configuratie niveau academische eenheid zoeken'
gebruiken om alle academische eenheden in uw tenant weer te geven, inclusief de eenheden die zijn aangewezen als instelling. U kunt naar dit rapport verwijzen bij het samenstellen van de academische structuur van uw systeem.Wanneer u rapporten maakt, kunt u overwegen gegevens van meerdere instellingen te consolideren in één rapport om robuuste, consistente rapportages te ondersteunen.
Integraties
Houd bij het samenstellen van integraties rekening met het volgende:
- Wanneer u informatie op instellings- of systeemniveau kunt delen. Voorbeelden: belastingrapportage en datawarehouses.
- Welke integraties kunnen worden gestandaardiseerd en geconsolideerd tussen instellingen.
- Welke bestaande services van derden u in uw systeem kunt consolideren of behouden. Voorbeeld: online betalingsverwerkers.
- Afzonderlijke integraties van financiële ondersteuning maken voor elke instelling in uw tenant.
Relaties en interacties
Universele ID's | Met universele ID's kunt u dezelfde ID maken voor studenten, werknemers en werknemers die momenteel uw instellingen volgen. Met universele ID's kunt u ook personen met meerdere rollen bij verschillende instellingen beheren. |
Financiële ondersteuning | Configureer en beveilig toezeggingsitems waarvoor leningaanvragen zijn vereist op instelling. Voorbeeld: PLUS-leningen en alternatieve leningen. Als deze toezeggingsitems zijn geconfigureerd voor specifieke academische eenheden, kan dit leiden tot onverwachte resultaten. Als u wilt dat gebruikers financiële ondersteuning voor studenten kunnen verpakken, wijst u ze toe aan een rol met ten minste weergavetoegang voor studententoezeggingen. |
Met universele ID's kunt u dezelfde ID maken voor studenten, werknemers en werknemers die momenteel uw instellingen volgen. Met universele ID's kunt u ook personen met meerdere rollen bij verschillende instellingen beheren.
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.