Overwegingen bij instellen: Workday Strategic Sourcing

Administrator Guide

U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van Workday Strategic Sourcing (WSS). Het volgende wordt uitgelegd:

Redenen om deze functionaliteit in te stellen.

De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.

Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.

Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.

Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.

Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.

Definitie

WSS is een platform dat uw sourcing-naar-contract-proces stroomlijnt. U kunt het volgende maken en beheren:

Projecten.

Sourcinggebeurtenissen.

Contracten.

Leveranciers.

Belangrijkste voordelen

Zichtbaarheid en rapportage van lopende en voltooide sourcingprojecten.

Gestandaardiseerd proces voor sourcingteams en hun zakelijke belanghebbenden.

Stel belanghebbenden in staat op de hoogte te blijven van de projectstatus en -voortgang.

Vergelijk snel leveranciersprijzen en laat leveranciers weten of u ze contracten toekent.

Beheer leverancierscommunicatie en -onderhandelingen rechtstreeks in WSS.

Organiseer contractverplichtingen, inclusief vernieuwingen, in een gecentraliseerde opslagplaats.

Krijg controle over goedkeuringen met inzicht in het hele sourcingproces.

Bevorder onboarding van leveranciers en het verzamelen en goedkeuren van informatie op één plek.

Gebruik rapportages en het leveranciersoverzicht voor één overzicht van alle activiteiten met leveranciers.

Gebruiksscenario's

Beheer procurementprojectprocessen van begin tot eind en werk samen met relevante teams.

Automatiseer contractgoedkeuringsstromen en blijf op de hoogte van geplande vernieuwingsactiviteiten.

Krijg inzicht in belangrijke leveranciersgegevens, zoals risico's, bij het onboardingsproces voor een leverancier.

Verzamel feedback over leveranciers van belanghebbenden om sourcingverbeteringen te stimuleren.

Belangrijke vragen

Onderwerp	Vragen	Overwegingen
Pijplijn	Hoe wilt u de toegang tot projecten voor gebruikers segmenteren?	U kunt teaminstellingen voor projecten in uw pijplijn configureren om verschillende toegangsniveaus in te schakelen voor: Gelicentieerde gebruikers. Belanghebbenden.
Pijplijn/contracten	Welke project- en contracttypen en -processen gebruikt uw organisatie?	U kunt voor elk type project- en contracttypen en sjabloonmijlpalen definiëren.
Pijplijn	Welke projecttypen vragen uw belanghebbenden aan?	U kunt meerdere projecttypen beschikbaar hebben voor de intake of een algemene intake voor meerdere typen aanvragen.
Pijplijn/contracten	Welke gegevens over projecten en contracten moet u bijhouden en rapporteren?	U kunt standaard- en aangepaste velden gebruiken voor project- en contracttypen die uw belanghebbenden en gelicentieerde gebruikers kunnen invullen.
Pijplijn	Welke huidige of toekomstige besparingen moet u bijhouden?	U kunt besparingen op projecten bijhouden door besparingstypen in te stellen in de bedrijfsinstellingen.
Contracten	Hebt u contracten nodig die vóór sluiting door andere partijen zijn goedgekeurd?	U kunt goedkeuringsstromen zo configureren dat ze plaatsvinden voordat het contract 'Actief' wordt.
Sourcing	Zijn er RFx-sjablonen die uw sourcingteam momenteel gebruikt om processen te standaardiseren?	U kunt volledige sourcinggebeurtenissen, vragenlijsten en werkbladen als sjabloon gebruiken. Door standaardtekst of vragen die in uw hele organisatie worden gesteld op RFxs te sjablonen, wordt een basis gelegd voor sourcingmanagers om sneller hun gebeurtenissen in te stellen.
Sourcing	Hoe worden leveranciers op de hoogte gebracht van toegekende of afgewezen biedingen?	U kunt sjablonen instellen voor toezeggingen en afwijzingen. De functie Toezeggingsoverzicht kan toezeggingen in Strategic Sourcing bijhouden voor toekomstige traceerbaarheid.
Leveranciersbeheer	Welke gegevens moeten worden bijgehouden in leveranciersprofielen?	U kunt uw geconfigureerde aangepaste veldgegevens in leveranciersprofielen bijhouden en rapporteren.
Leveranciersbeheer	Welke informatie verzamelt u voor de eerste leveranciersonboarding?	U kunt onboardingformuliersjablonen samenstellen in de sjabloonbibliotheek om te standaardiseren welke informatie u van leveranciers verzamelt.
Leveranciersbeheer	Wat is uw goedkeuringsproces voor het onboarden van leveranciers?	U kunt leveranciersformulieren instellen om ervoor te zorgen dat de juiste partijen de antwoorden van het formulier beoordelen en goedkeuren voordat ze worden voltooid.
Leveranciersbeheer	Op welke prestatiegebieden evalueert u leveranciers?	U kunt een prestatiebeoordelingssjabloon maken om een prestatiebeoordeling uit te voeren. De sectiekoppen in de mastersjabloon bepalen de prestatiegebieden waarop u alle leveranciers evalueert.
Leveranciersbeheer	Hoe betrekt u de leverancier bij het prestatiebeoordelingsproces?	U kunt bepalen welke leveranciers u uitnodigt om deel te nemen aan een prestatiebeoordeling die door u of uw team is gemaakt.

Aanbevelingen

Pijplijn en contracten: Maak ten minste één team dat volledige toegang heeft tot alle projecten.
Houd velden in een intakeformulier minimaal om het verzenden voor belanghebbenden eenvoudiger en sneller te maken.
U kunt ervoor kiezen om meerdere projecten en contracten beschikbaar te maken bij de intake of om één intakeformulier voor de bijbehorende organisatie te maken. Voor een klein aantal aangepaste velden in een intakeformulier of project verplaatst u alle velden naar Projectdetails.
Gebruik voorwaardelijke velden om het aantal benodigde contract- en projecttypen te verminderen.
Minimaliseer het aantal statuswaarden Actief (voor projecten) en In uitvoering (voor contracten) waar teamleden projecten handmatig doorheen kunnen verplaatsen.
Gebruik mijlpalen om goedkeuringen aan te geven die plaatsvinden terwijl een project de status 'Actief' heeft of een contract de status 'Wordt uitgevoerd' heeft.
Gebruik sjabloonmijlpalen om taken te beheren waarvan een andere belanghebbende dan de eigenaar eigenaar moet zijn of voor rapportagedoeleinden.
Beheer categorieën en subcategorieën met enkelvoudige, afhankelijke aangepaste velden in plaats van het standaardcategorieveld voor rapporteerbaarheid. Het standaardcategorieveld dwingt u niet om een subcategorie te selecteren. Wanneer een gebruiker een subcategorie selecteert, kan het categorieveld niet worden gerapporteerd.
Gebruik de standaard tweerichtingssynchronisatie van belanghebbenden voor Strategic Sourcing-projecten, tenzij er een specifieke toepassing is waarvoor eenrichtingssynchronisatie of geen synchronisatie vereist is.
Sourcing: Houd aangepaste velden bij voor een gebeurtenis op projectniveau om de beschikbaarheid van relevante sourcinggegevens in projectrapportage te garanderen.
Maak ten minste één gebeurtenissjabloon die u deelt met
'Mijn hele bedrijf'
. Deze sjabloon biedt een basis die gebruikers kunnen bewerken en toevoegen voor hun afzonderlijke gebeurtenissen.
Gebruik voorwaardelijke secties en voorwaardelijk vereiste vragen bij het samenstellen van gebeurtenissjablonen om de hoeveelheid informatie die nodig is van leveranciers te verminderen.
Verlaag het aantal gebeurtenissjablonen dat wordt gedeeld met bepaalde groepen belanghebbenden om het administratieve onderhoud te verminderen.
Leveranciersbeheer: Gebruik voorwaardelijke secties en voorwaardelijk vereiste vragen bij het samenstellen van formuliersjablonen om de hoeveelheid informatie die nodig is van leveranciers te verminderen.
Beperk het aantal leveranciersformuliervragen dat u aan een leveranciersprofiel toewijst tot een minimum om het weergeven van leveranciersprofielen eenvoudig en eenvoudig te maken.
Voor onboardinggegevens die u vandaag intern voltooit, houdt u velden bij voor een project in plaats van een formuliersjabloon.
Gebruik aangepaste velden in plaats van tags in een leveranciersprofiel. Deze velden maken standaardisatie van terminologie tussen leveranciers mogelijk en maken het bijwerken van de gegevens via gegevensimportprogramma's mogelijk.

Vereisten

Geen invloed.

Beperkingen

Geen invloed.

Tenantinstellingen

Geen invloed.

Beveiliging

Domein	Overwegingen
In het functionele gebied Integraties: Domein Integratiebuild Integratie Domein configureren	U kunt sourcinggegevens tussen Workday en WSS overdragen met behulp van een integratie.
Het domein 'Beveiligingsconfiguratie' in het functionele gebied 'Systeem'.	U kunt eenmalige aanmelding instellen voor WSS.

Bedrijfsprocessen

Geen invloed.

Rapportage

Rapport of dashboard	Omschrijving
Pijplijnoverzicht	Het hoofdprojectdashboard met een overzicht van uw projecten en besparingen.
Dashboard gebeurtenissen	Het dashboard voor hoofdgebeurtenissen met een overzicht van uw gebeurtenissen en uitgaven.
Dashboards: contracten	Het hoofdcontractdashboard met een overzicht van uw contracten.
Aangepaste rapporten	Op de pagina Rapporten kunt u rapporten maken op basis van de gegevens die u selecteert.

Integraties

Integratietype	Omschrijving
Leveranciersconnector:	Maakt onboarding van leveranciers en overdracht van leveranciersgegevens tussen WSS en Workday mogelijk.
Toekennen aan integratie bestelaanvraag	Automatiseert het proces voor het maken van bestelaanvragen in Workday op basis van toezeggingen in WSS.

Relaties en interacties

Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.