Concept: voorwaardelijke regels voor procurement

U kunt voorwaardelijke regels voor procurement gebruiken om te voorkomen dat medewerkers acties ondernemen op basis van procurementdocumenten in Workday. In Workday kunt u geen acties voltooien als de respectieve regels waar zijn.

Voor documenten die voldoen aan de criteria voor de voorwaardelijke regel voor procurement is de geblokkeerde actie niet zichtbaar in de gerelateerde acties van het document. Het document is ook niet zichtbaar in resultaattaken. Voorbeeld: wanneer u een voorwaardelijke regel hebt om ontvangst voor een bepaalde leverancier te voorkomen, ziet u geen inkooporders voor die leverancier in de taak

'Ontvangsten maken

'. U kunt geen ontvangsten maken voor de inkooporders van de leverancier.

Met voorwaardelijke regels voor procurement kunt u:

Voorkom dat de actie wordt gestart en beperk overtollige concepttransacties in Workday.

Gebruik voorwaardelijke regels met context voor de inkooporder in voorwaardelijke regels voor procurement. Als u het veld dat u nodig hebt niet kunt vinden wanneer u uw voorwaardelijke regel maakt, moet u mogelijk een berekend veld gebruiken.

Voorwaardelijke regels voor procurement worden niet geactiveerd voor webservices, tenzij hieronder aangegeven. Als u acties van inkomende webservices wilt beperken, maakt u een aangepaste validatie om verzending van documenten te voorkomen. U kunt ook samenwerken met uw integratiepartner om de gegevens in het inkomende bestand te beperken.

Voorwaardelijke regel	Omschrijving
Wijzigingsorder uit inkoopfactuur - automatische uitgifte voorkomen	Blokkeert het automatisch uitgeven van een wijzigingsorder die is gemaakt op basis van de inkooporderbevestiging (POA).
Inkooporder - wijzigingsorder voorkomen	Voorkomt dat er een wijzigingsorder wordt gemaakt op basis van een inkooporderbevestiging wanneer aan de voorwaarderegel wordt voldaan. Gebruik deze regel om verschillende validaties aan het inkooporderproces toe te voegen, bijvoorbeeld om te controleren of een voorgesteld vervangend item een geldige vervanging is voor het oorspronkelijk bestelde item.
Inkooporder - voorkom verzendbericht	Voorkomt het maken van geavanceerde verzendberichten. Voorkomt ook het maken van verzendberichten met behulp van de webservices.
Inkooporder - Automatisch sluiten voorkomen	Hiermee wordt het automatisch sluiten van inkooporders voorkomen.
Inkooporder - annuleren niet mogelijk	Voorkomt de actie 'Annuleren' wanneer de voorwaarderegel waar is.
Inkooporder - sluiten van regel niet toestaan	Blokkeert de gerelateerde actie 'Regels sluiten' voor de inkooporder. Hiermee wordt voorkomen dat inkooporders worden geselecteerd die voldoen aan de voorwaarderegel voor de taak 'Procurementdocument massaal sluiten' .
Inkooporder - sluiten van regel voor ontvangst niet toestaan	Hiermee wordt voorkomen dat gebruikers inkooporderregels sluiten voor ontvangst.
Inkooporder - niet kopiëren	Hiermee wordt voorkomen dat gebruikers inkooporders kopiëren uit gerelateerde acties voor de taak 'Inkooporder maken' .
Inkooporder - niet bewerken zonder wijzigingsorder	Hiermee wordt voorkomen dat gebruikers inkooporders kunnen bewerken met de taak 'Bewerken zonder wijzigingsorder' .
Inkooporder - voorkom ontvangsten	Voorkomt dat ontvangsten worden gemaakt via de gerelateerde acties en de taak ' Ontvangst maken '. belet ontvangst van te ontvangen leverancierscontracten niet.
Ontvangstaanpassing - annulering niet toestaan	Hiermee wordt voorkomen dat gebruikers ontvangstaanpassingen annuleren.
Ontvangst - niet annuleren	Voorkomt het annuleren van ontvangsten via gerelateerde acties.
Ontvangst - ontvangstaanpassingen voorkomen	Voorkomt dat ontvangstaanpassingen worden gemaakt. Hiermee worden de gerelateerde acties en de taak ' Ontvangstaanpassing maken ' geblokkeerd.
Bestelaanvraagregel - automatische sourcing voorkomen	Voorkomt automatische sourcing van aanvraag .

Gebruiksscenario's

Inkooporder - annuleren niet mogelijk

Voorkomt annulering wanneer de status ' Uitgegeven
' is. Inkopers moeten inkooporders en inkooporderregels op uitgegeven inkooporders sluiten in plaats van het document te annuleren. De actie

'Annuleren'

voor de inkooporderregel is nog steeds beschikbaar voor wijzigingsorders, maar deze voorwaardelijke regel beperkt de mogelijkheid om te annuleren op inkooporderkopniveau na uitgifte.

Inkooporder - voorkom ontvangsten

Voorkomt ontvangsten als er bestaande ontvangsten met de status
'Concept'
of 'Wordt uitgevoerd'
zijn. Stroomlijnt automatisch sluiten van inkooporders, omdat het automatisch sluiten van inkooporderregels met openstaande ontvangsten niet wordt ondersteund.

Voorkomt ontvangsten bij gebruik van een magazijnbeheersysteem (WMS) op basis van het inkoopordertype. Hiermee wordt de ontvangst van externe inkooporders voorkomen wanneer de ontvangst in het WMS wordt voltooid.

Inkooporder - niet bewerken zonder wijzigingsorder

In Workday wordt 'Bewerken zonder wijzigingsorder voorkomen'
ingesteld op ' Altijd waar (door Workday geleverd)'
. Verwijder deze regel als u een wijzigingsorder voor alle inkooporders wilt bewerken zonder wijzigingsorder.

Voorkomt bewerken zonder wijzigingsorder wanneer de status van de inkooporder 'Goedgekeurd'
is. Voorkomt dat inkopers wijzigingen kunnen aanbrengen zonder een wijzigingsorder voor een inkooporder nadat deze is goedgekeurd. Als u de voorwaarderegel toevoegt, worden

Bewerken

Bewerken zonder wijzigingsorder

niet tegelijkertijd weergegeven in het menu met gerelateerde acties van een inkooporder.

Voorkomt dat er bewerkingen worden aangebracht zonder een wijzigingsorder wanneer de inkooporder wordt gegenereerd op basis van een integratie.