Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2023-06-23
Ad-hocaanvraag voor offertes maken

Ad-hocaanvraag voor offertes maken

  • Configureer het bedrijfsproces
    Offerteaanvraaggebeurtenis
     in het functionele gebied Procurement.
  • Configureer typen offerteaanvragen (offerteaanvragen) in de taak
    Typen offerteaanvragen onderhouden
     .
U kunt offerteaanvraagdocumenten maken om:
  • Leveranciers uitnodigen om op specifieke goederen en services te bieden.
  • Bestel bestelaanvragen met behulp van sourcing op basis van offertes in Workday.
  1. Open de taak
    Offerteaanvraag maken
     .
  2. Selecteer
    Ad-hocofferteaanvraag maken
     om een nieuwe offerteaanvraag te maken.
  3. Houd bij het invullen van de sectie
    Documentgegevens
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    RFQ Type
    Selecteer het
    type offerteaanvraag
    .
    U hebt deze waarden geconfigureerd in de taak
    Typen offerteaanvragen onderhouden
     .
    Titel offerteaanvraag
    Geef het offerteaanvraagdocument een naam zodat inkopers en leveranciers de inhoud gemakkelijk kunnen identificeren.
    Begin-/einddatum
    Configureer de datum en tijdstempels voor het boeken en sluiten van de offerteaanvraag voor biedingen.
    Sourcinginkoper
    Hiermee wordt automatisch de naam ingevuld van de medewerker die het document maakt.
    Doelprijs uitsluiten
    Selecteer deze optie om de doelprijs in de PDF van de offerteaanvraag voor leveranciers uit te sluiten.
  4. Vermeld eventuele biedingsvereisten voor leveranciers in de sectie
    Voorwaarden
     .
  5. Neem regels op voor de aanschaf van goederen en services op het tabblad
    Regels
     .
    U kunt geen leveranciersspecifieke items toevoegen, zoals catalogus- of webitems. Houd bij het invullen van het tabblad rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Item
    (Optioneel) Wanneer u een item selecteert, koppelt Workday automatisch de
    uitgavecategorie
     aan het item.
    Uitgavecategorie
    Koppelt items aan de bijbehorende rekeningboekingsregels en biedt details voor het maken van facturen. Wanneer u een item selecteert voordat u de uitgavecategorie opgeeft, kunt u de standaardwaarde die aan het item is toegewezen niet wijzigen.
    Doelprijs
    Wanneer u
    Doelprijs uitsluiten
     in de sectie
    Documentgegevens
     inschakelt, geeft Workday de richtprijs niet aan de leverancier weer, inclusief de afgedrukte offerteaanvragen.
    Aangevraagde leveringsdatum
    Voer de datum in waarop leveranciers hun antwoorden op de offerteaanvraagregel moeten verzenden.
    Antwoord vereist
    Selecteer deze optie om ervoor te zorgen dat voor de regel een antwoord op de offerteaanvraag moet worden ingevuld.
    Worktags
    Gebruik worktags als trefwoorden om transacties gemakkelijker te classificeren en te vinden. Configureer de toegestane worktagtypen voor de taak
    Worktaggebruik onderhouden
     . Wanneer u een worktagtype met gerelateerde worktags selecteert, vult Workday transacties automatisch met de gerelateerde worktagwaarden.
    Splitsingen
    Regels splitsen op
    bedrag
     of
    hoeveelheid
    . Vervolgens kunt u de bedragen of hoeveelheden opgeven, een aantekening invoeren en elke splitsing taggen.
  6. Houd bij het invullen van het tabblad
    Voorgestelde leveranciers
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Leveranciers
    Selecteer een of meer leveranciers als het type offerteaanvraag geen
    openbare offerteaanvraag
    is.
    Uitgifteoptie
    Selecteer een leveringsindeling om offerteaanvragen naar leveranciers te verzenden.
    E-mailadres contactpersoon overschrijven
    Selecteer een of meer alternatieve e-mailadressen voor een leverancier.
  7. (Optioneel) Voer biedingsvereisten in op regelniveau of op het tabblad
    Biedingsvereisten
     .
    Optie Omschrijving
    Naam
    De vereiste of vraag voor leveranciers.
    Type
    Het type antwoord dat vereist is voor de biedingsvereiste van leveranciers:
    • Datum
    • Numeriek
    • Tekst
    • Ja/Nee
    Antwoord vereist
    Selecteer deze optie wanneer u een antwoord van leveranciers wilt.
    Dit is van toepassing op
    Selecteer
    Document
     of
    Regels
     om op te geven of de biedingsvereiste van toepassing is op het document of op alle regels in de offerteaanvraag.
  8. (Optioneel) Voeg bestanden toe aan het offerteaanvraagdocument op het tabblad
    Bijlagen
     .
    Schakel het selectievakje
    Extern
     in om de bijlage op te nemen bij het PDF-bedrijfsdocument dat u naar uw leverancier verzendt.
Nadat u de offerteaanvraag hebt verzonden, kunt u deze nu bewerken, annuleren en kopiëren.
De offerteaanvraag beoordelen en goedkeuren of afwijzen.