Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2025-09-19
Stappen: wijzigingen op basis van inkooporderbevestigingen automatiseren

Stappen: wijzigingen op basis van inkooporderbevestigingen automatiseren

  • Schakel 'Inkooporderbevestigingen' in voor de taak 'Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens'.
  • Definieer geldige vervangende items voor uw inkoopitems op het tabblad
    'Vervangingsitems'
    van de taak
    'Inkoopitem maken/bewerken
     '.
  • Beveiliging: domein
    'Proces: inkooporder - massale actie'
     in het functionele gebied 'Procurement'.
U kunt updates voor inkooporders automatiseren om rekening te houden met goedgekeurde wijzigingen op basis van de inkooporderbevestiging. Dit proces omvat het afhandelen van door leveranciers voorgestelde itemvervangingen voor ingeschakelde leveranciers. U kunt het sluiten van afgewezen inkooporderregels ook automatiseren wanneer leveranciers de inkooporders in het inkooporderproces afwijzen. Wanneer u inkooporders met wijzigingsorders bijwerkt, kunt u ook de wijzigingen bekijken die uw leveranciers in de inkooporders hebben aangebracht.
  1. Open de gerelateerde actie 'Leverancierswijziging maken' van een leverancier en schakel het selectievakje
    Vervanging van inkooporderitems inschakelen
    in de sectie
    Procurementinstellingen
    in voor elke leverancier die u voor deze functie wilt inschakelen.
  2. Configureer de servicestap
    'Automatische updates van inkooporderbevestiging inschakelen'
     in het bedrijfsproces
    'Inkooporderbevestigingsgebeurtenis
     '.
    U kunt deze servicestap pas toevoegen na de voltooiingsstap van het bedrijfsproces. Workday identificeert de inkooporderregel met goedgekeurde wijzigingen in de prijs, hoeveelheid of eenheid.
    U kunt de actie
    'Inkooporderregel sluiten bij afwijzing'
     selecteren wanneer u de servicestap configureert om afgewezen inkooporderregels automatisch te laten sluiten.
  3. Als u itemvervanging wilt ondersteunen via een EDI 855-integratie, opent u de taak
    'Typen item-ID's onderhouden'
     en controleert u of het
    leverancierscatalogusnummer
     is geconfigureerd voor integratietoewijzing (meestal VM, VN of VP).
  4. Als u itemvervanging via een EDI 855-integratie wilt ondersteunen, opent u de
    POA-systeemintegratie
     en controleert u of het
    leverancierscatalogusnummer
     is geconfigureerd voor integratietoewijzing (meestal VM, VN of VP).
  5. (Optioneel) Open de taak
    Voorwaardelijke regels voor procurement onderhouden
     . Configureer een regel
    voor het voorkomen van wijzigingsorders voor inkooporders
     om aangepaste validaties voor vervangingen toe te voegen.
  6. (Optioneel) Open het rapport '
    Bevestigde inkooporderregels met wijzigingen
     '.
    U kunt wijzigingen van uw leveranciers in de inkooporderregels bekijken. U kunt ook controleren of de regels in aanmerking komen voor automatische updates.
    U kunt op basis van dit rapport een aangepast rapport kopiëren en maken om bepaalde typen wijzigingen te filteren en dit rapport te gebruiken als invoer voor de taak '
    Automatische updates plannen op basis van inkooporderbevestigingen'
     . Voorbeeld: U wilt automatisch wijzigingsorders maken wanneer de regel heeft hoeveelheid of eenheid, maar geen prijs. Maak een aangepast rapport om wijzigingen in de kosten per eenheid te filteren en selecteer het rapport als invoer voor het plannen van de taak om wijzigingen in hoeveelheden en eenheden te automatiseren.
  7. (Optioneel) Open het rapport
    Aangepaste validaties onderhouden
     .
    U kunt voorwaarden toevoegen aan uw aangepaste validaties voor inkooporders om wijzigingsorders uit te sluiten die automatisch zijn gemaakt met de taak
    'Automatische updates plannen op basis van inkooporderbevestigingen'
     . Elke aangepaste validatie voor uw inkooporders is standaard ook van toepassing op de wijzigingsorder wanneer u Workday inschakelt om automatisch wijzigingsorders te maken op basis van uw inkooporderupdates.
    Voorbeeld: u wilt vereisen dat alle wijzigingsorders een opmerking
    over de reden voor een wijzigingsorder
     bevatten, maar u wilt deze opmerkingen niet vereisen voor de wijzigingsorders die automatisch worden gemaakt. U maakt een aangepaste validatie voor inkooporders om
    opmerkingen bij redenen voor wijzigingsorders
    te vereisen en geeft een voorwaarde op in de aangepaste validatie om wijzigingsorders uit te sluiten die automatisch worden gemaakt.
    Beveiliging:
    instellen: domein Aangepaste validaties
     in het functionele gebied Algemeen financieel beheer.
  8. Open de taak
    'Automatische updates plannen op basis van inkooporderbevestigingen
     '.
    U kunt een taak plannen om één of beide acties tegelijkertijd te automatiseren:
    • Wijzigingsorders maken en uitgeven.
      De wijzigingsorders bevatten eventuele wijzigingen in inkooporderregels door leveranciers.
    • Sluit inkooporderregels nadat de inkooporder is afgewezen in het inkooporderproces.
    U kunt ook:
    • Verwerk de wijzigingen in de inkooporderregels automatisch.
    • Gebruik filters om wijzigingsorders uit te sluiten die u niet automatisch wilt bijwerken.
Workday maakt de wijzigingsorders op basis van de inkoopfactuur ter goedkeuring. Workday sluit ook automatisch inkooporderregels van inkooporders die tijdens het inkooporderproces zijn afgewezen.
U kunt inkooporderbevestigingen configureren om de itemtekorten weer te geven van elke leverancier met een tekort aan hoeveelheden. Als u de wijzigingen met nieuwe hoeveelheden goedkeurt, kunt u automatisch de wijzigingsorders maken. U kunt ook voorwaarderegels instellen om automatische wijzigingen in hoeveelheid, prijs of eenheid goed te keuren.
U kunt een aangepast rapport maken met deze rapportvelden om de inkoopordergegevens met wijzigingen weer te geven en eventuele fouten in de wijzigingsorders te beoordelen:
  • Automatisch bijwerken bevat fouten
  • Wijzigingsorder uit inkoopfactuur
  • Foutbericht
  • Inkooporderregel