Overwegingen bij instellen: loonstroken
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van de functionaliteit voor loonstroken. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Met de functie voor loonstroken kunt u papieren loonstroken of afdrukbare PDF-loonstroken genereren die u in Workday kunt bekijken.
U kunt loonstroken configureren om het volgende weer te geven:
- Salariscomponenten, zoals inkomsten, voorzieningen, belastingen, inhoudingen en verlofregelingen.
- Bedrijfslogo.
- Sectielabels.
- Handtekeningen.
Workday biedt rapporten en indelingen voor zakelijke formulieren die u kunt gebruiken om loonstroken te maken.
Voor de salarisadministratie voor Canada, Ierland, het VK en de VS kunt u een van deze opties gebruiken:
- Report Designer-indeling, ook wel BIRT (Business Intelligence and Reporting Tools) genoemd. U kunt loonstrookindelingen wijzigen of aanpassen in Workday Studio Report Designer.
- XSLT-indelingen, die u kunt gebruiken, maar niet kunt aanpassen.
Voor de salarisadministratie voor Australië en Frankrijk kunt u alleen de rapportontwerper-indeling gebruiken.
Belangrijkste voordelen
Workday biedt landspecifieke configuraties, zodat u eenvoudiger loonstroken kunt instellen en afdrukken.
U kunt ook:
- Geef een overzicht van de inkomsten van de Fair Labor Standards Act (FLSA) op werkweek en geef de uren van het lopende jaar weer op inkomsten, zodat u uw gegevens gemakkelijker kunt beoordelen (VS).
- Schakel overloop in voor salarisstroken in Report Designer, zodat medewerkers de volledige details van hun salariscomponenten kunnen bekijken (Can, IRL, UK, USA).
- Plan een tijd voor het genereren van PDF's van salarisstroken in Report Designer voor huidige medewerkers of medewerkers met een beëindigd dienstverband.
- Loonstroken vertalen op basis van de voorkeurstaal van de medewerker.
- Combineer loonstroken om bruto-nettobedragen te vereenvoudigen voor medewerkers met meerdere functies bij gerelateerde bedrijven (VS).
- Bekijk loonstroken handig op mobiele apparaten.
Gebruiksscenario's
U kunt de functie voor loonstroken gebruiken om:
- Berichten voor weergave op de loonstroken toevoegen en wijzigen (AUS, FRA, IRL, VK).
- Loonstroken weergeven of verbergen voor bepaalde medewerkers of voor bepaalde salarisperioden.
- Externe loonstroken importeren en weergeven.
- Stel opties in voor hoe en wanneer medewerkers hun loonstroken kunnen weergeven en afdrukken.
Belangrijke vragen
Vraag | Overwegingen |
|---|---|
Wilt u een bedrijfslogo of handtekeningen toevoegen aan uw loonstroken? | U kunt de taak ' Indeling voor zakelijk formulier configureren' gebruiken om afbeeldingen voor uw logo en handtekeningen te uploaden. |
Wat zijn de marges en de grootte van de loonstroken? | Paginagrootte: 8,5 in x 11 in.
Paginamarges:
|
Hoe maakt u een aangepaste loonstrookindeling? (CAN, UK, USA) | U kunt de laatst geleverde loonstrookindeling kopiëren en aanpassen met Workday Studio Report Designer. U vindt de nieuwste indelingen in Community. |
Moet u loonstroken verbergen of weergeven? | U hebt de volgende mogelijkheden:
|
Wilt u de tijd bepalen waarop loonstroken zichtbaar zijn voor medewerkers? (VS) | U kunt de standaardtijd in de tijdzone van de medewerker overschrijven die bepaalt wanneer een loonstrook zichtbaar is.
|
Hoe wilt u dat uw medewerkers hun loonstroken ontvangen? | U kunt de taak Afdrukopties salarisadministratie bedrijf gebruiken om:
U kunt afdrukopties overschrijven of de leveringsmethode van afgedrukte loonstroken voor individuele medewerkers instellen met behulp van de taak 'Levering loonstrook' . |
Hebt u een groot aantal medewerkers die PDF-loonstroken weergeven? (AUS, CAN, IRL, UK, USA) | U kunt de taak 'Vooraf afdrukken van BIRT-loonstroken plannen' gebruiken om tijdens stille uren PDF's van salarisstroken in Report Designer te genereren. Het vermindert de verwerkingsbelasting van uw tenant tijdens piekuren. Om de verwerkingstijd tot een minimum te beperken, selecteert u de optie Loonstroken slim afdrukken om alleen PDF's te genereren voor medewerkers voor wie de kans groter is dat ze deze in die indeling bekijken.
Nadat u Workday Payroll hebt geïmplementeerd of een nieuwe salarisgroep hebt toegevoegd, duurt het twee maanden om weergavetrends voor medewerkers vast te stellen. Gedurende die tijd worden met de optie Loonstroken slim afdrukken PDF's gegenereerd voor alle medewerkers. |
Welke salariscomponenten moet u op uw loonstrook opnemen? | U kunt de taak ' Payroll Payslip Configuration onderhouden' gebruiken om salariscomponenten, verlofregelingen en aanvullende opties te configureren.
U kunt nieuwe overschrijvingen voor inkomsten, inhoudingen en veldnamen toevoegen voor de volgende taken:
|
Moet u een grote hoeveelheid verlofgegevens verwerken? | U kunt verlofgegevens berekenen en opslaan wanneer u de salarisadministratie voltooit om de prestaties bij het afdrukken en weergeven van loonstroken te verbeteren. Anders moet het verlofsaldo elke keer dat u of een medewerker een loonstrook afdrukt of bekijkt, opnieuw worden berekend. |
Maakt uw organisatie deel uit van een bedrijfsrelatie of heeft uw organisatie medewerkers in dienst met meerdere functies bij gerelateerde bedrijven? (VS) | U kunt de taak 'Payroll Payslip Configuration onderhouden' gebruiken om loonstroken te combineren. Door loonstroken te combineren, kunnen medewerkers met meerdere functies bij gerelateerde bedrijven hun bruto-nettobedragen eenvoudiger bekijken door hun inkomsten te aggregeren in één loonstrook. |
Is uw organisatie gevestigd in Oregon of het District of Columbia? (VS) | Geef uw EIN of FEIN op in de taak Edit Company State and Local US Tax Reporting . Als een salarisadministratieresultaat een gekoppelde Oregon- of District of Columbia-worktag heeft, wordt het EIN of FEIN op de loonstrook voor dat resultaat weergegeven. |
Aanbevelingen
Wanneer u loonstroken aanpast, kunt u de nieuwste indelingen in Community gebruiken.
Wanneer u geleverde loonstrookindelingen of nieuwe functies gebruikt, maakt u een nieuwe loonstrookconfiguratie met ingangsdatum om ervoor te zorgen dat eerdere loonstrookindelingen ongewijzigd blijven.
Voor geoptimaliseerde prestaties controleert u of door Workday geleverde indelingen voor zakelijke formulieren werken voor uw Report Designer-loonstroken voordat u aangepaste ontwerpen maakt.
Voor Salarisadministratie voor Frankrijk: druk papieren loonstroken af en schakel de weergave van selfserviceloonstroken uit voor alle medewerkers.
Om ervoor te zorgen dat medewerkers hun loonstroken kunnen zien, laat u het afdrukken of weergeven van loonstroken ingeschakeld als u voor Salarisadministratie voor de VS ook
'Slimme loonstrook afdrukken'
inschakelt in de taak ' Vooraf afdrukken van BIRT-loonstroken plannen'
.Vereisten
Als u gebruikmaakt van Report Designer (BIRT), selecteert u
Loonstroken afdrukken met behulp van Report Designer-indeling in Selfservice
in de taak 'Tenantinstellingen bewerken - salarisadministratie'
.Beperkingen
- U kunt slechts één bedrijfslogo toevoegen aan de geleverde loonstrokenindeling (AUS, CAN, IRL, VK, VS).
- U kunt slechts voor één medewerker meerdere loonstroken tegelijk afdrukken.
- Workday ondersteunt alleen overlopen voor salarisstroken in Report Designer.
- U kunt XSLT-loonstrookindelingen niet meer aanpassen in Workday (Can, FRA, IRL, VK, VS).
Tenantinstellingen
U kunt tenantbrede configuraties selecteren in de taak
'Tenantinstellingen bewerken - salarisadministratie
' om:
- Verberg de knoppenvoor het afdrukkenofweergevenvan loonstroken voor alle medewerkers in hun loonstrokenrapport.
- Schakel Report Designer (BIRT) in.
- Selecteer een indeling voor het zakelijk formulier voor loonstroken.
- Beheerders of medewerkers toestaan om meerdere loonstroken af te drukken.
- Sla verlofsaldi op wanneer de salarisadministratie is voltooid, zodat deze niet elke keer worden berekend wanneer iemand een loonstrook bekijkt of afdrukt.
- Verlofsaldi alleen opslaan voor medewerkers die salaris per cheque ontvangen of die hun loonstroken afdrukken in plaats van voor alle medewerkers.
U kunt de taak
'Tenantinstellingen bewerken - systeem'
gebruiken om .rptdesign
te selecteren als toegestaan bestandstype voor het uploaden van Report Designer-bestanden naar Workday.Beveiliging
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Proces: bulksgewijs afdrukken van loonstroken in het functionele gebied 'Salarisbasis'. | Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, hebben toegang tot de functionaliteit voor het vooraf afdrukken van loonstroken. |
Proces: Batchberekeningen (salarisberekening) uitvoeren in het functionele gebied 'Core salarisadministratie' | Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, hebben toegang tot de taak 'Verlofgegevens opslaan voor loonstroken' om verlofwaarden te berekenen en op te slaan. |
| Gebruikers die zijn beveiligd voor deze domeinen, kunnen alle loonstrookdetails weergeven of afdrukken en loonstroken weergeven of verbergen. |
| Gebruikers die zijn beveiligd voor deze domeinen kunnen:
U kunt medewerkers met een beëindigd dienstverband toegang tot hun loonstroken geven door het beveiligingsbeleid van het domein 'Self-Service: Payroll (My Payslips)' te configureren en de volgende beveiligingsgroepen op te nemen:
|
Stel: salarisadministratie (rapportage) in het functionele gebied Kernsalarisadministratie in. | Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, kunnen salarisstroken voor salarisadministratie configureren. |
| Gebruikers die zijn beveiligd voor deze domeinen, kunnen loonstrookberichten voor salarisadministratie voor Frankrijk toevoegen, bewerken en verwijderen. |
| Gebruikers die zijn beveiligd voor deze domeinen, kunnen loonstrookberichten voor de salarisadministratie voor Ierland toevoegen, bewerken en verwijderen. |
| Gebruikers die zijn beveiligd voor deze domeinen, kunnen loonstrookberichten voor de salarisadministratie voor het VK toevoegen, bewerken en verwijderen. |
| Gebruikers die zijn beveiligd voor deze domeinen, kunnen loonstrookberichten voor de Australische salarisadministratie toevoegen, bewerken en verwijderen. |
| Gebruikers die zijn beveiligd voor deze domeinen, kunnen de taak ' Afdrukopties voor salarisadministratie bedrijf' configureren. |
Stel: tenantinstellingen - salarisadministratie in en stel: tenantinstellingen - systeem in in het functionele gebied Systeem. | Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, hebben toegang tot de tenantinstellingen voor de salarisadministratie en het systeem. |
Weergeven: salarisinterface onderhouden in het functionele gebied Salarisinterface. | Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, kunnen het rapport ' Loonstroken voor medewerker' weergeven. |
U bent verantwoordelijk voor het testen en valideren van de instellingen voor het beveiligingsdomein die voldoen aan uw bedrijfsbehoeften.
Bedrijfsprocessen
Voor salarisadministratie voor Canada, Ierland, het VK en de VS:
Bedrijfsproces | Overwegingen |
|---|---|
Gebeurtenis op aanvraag
| Met dit bedrijfsproces kunt u een afzonderlijke loonstrook of salarischeque voor medewerkers maken. |
Beëindigen
| U kunt op de dag van beëindiging of op een andere dag het laatste salaris en de laatste loonstrook aan medewerkers doorgeven. Wanneer u het bedrijfsproces 'Gebeurtenis op aanvraag' toevoegt aan het bedrijfsproces ' Beëindiging' , kunnen andere Workday-beheerders, zoals HR-partners, het volgende doen:
|
Rapportage
Rapporten of dashboards | Details |
|---|---|
Loonstroken voor medewerker
| Voor de salarisadministratie voor Australië, Canada, Ierland, het VK en de VS kunt u dit rapport gebruiken om alle loonstroken voor een specifieke medewerker weer te geven. |
Aggregaties salarisstroken weergeven
| U kunt een gedetailleerd rapport weergeven over elk van de volgende items en hoe ze met elkaar in verband staan:
|
Af te drukken loonstrook - GBR
| Voor de salarisadministratie voor het VK kunt u dit standaardrapport naar een aangepast rapport kopiëren, zodat u uw eigen salarisstrokenindeling in Report Designer kunt aanpassen. |
Af te drukken loonstrook - Australië
| Voor Salarisadministratie voor Australië kunt u dit standaardrapport naar een aangepast rapport kopiëren, zodat u uw eigen salarisstrokenindeling in Report Designer kunt aanpassen. |
Af te drukken loonstrook - rapportontwerp
| Voor salarisadministratie voor Canada en de VS kunt u dit standaardrapport naar een aangepast rapport kopiëren, zodat u uw eigen salarisstrokenindeling in Report Designer kunt aanpassen. |
Af te drukken loonstrook - FRA
| Voor Salarisadministratie voor Frankrijk kunt u dit standaardrapport naar een aangepast rapport kopiëren, zodat u uw eigen salarisstrokenindeling in Report Designer kunt aanpassen. |
Af te drukken loonstrook - IRL
| Voor Salarisadministratie voor Ierland kunt u dit standaardrapport naar een aangepast rapport kopiëren, zodat u uw eigen salarisstrokenindeling in Report Designer kunt aanpassen. |
Resultaten salarisberekening FRA - weergave loonstrook
| Voor Salarisadministratie voor Frankrijk kunt u dit rapport gebruiken om de salarisberekeningsresultaten op loonstroken weer te geven |
Salarisdashboard:
| U kunt de worklet ' Perioden vergelijken' op dit dashboard gebruiken om twee loonstroken van alle salarisperioden te vergelijken. |
Integraties
- Via de taak 'Aanbieder externe salarisadministratie maken'of de integratie'Externe loonstroken importeren'kunt u medewerkers of beheerders rechtstreeks vanuit Workday toegang geven tot loonstroken in een extern salarisadministratiesysteem.
- U kunt de webservice'Get Payroll Payslips ophalen'gebruiken om gegevens over salarisstroken van medewerkers te exporteren op basis van betalingsgroep, datum of afdrukopties.
- Voor 'Salarisadministratie voor de VS' kunt u de tijd overschrijven en de tijd van de dag kiezen die loonstroken zichtbaar zijn voor medewerkers wanneer u het veld'Referentie voor tijdoverschrijving van loonstrookzichtbaarheid'gebruikt in de webservices'Reden salarisactie invoeren'en 'Reden salarisactie ophalen'.
Relaties en interacties
Pas salarisstroken in Report Designer aan met Workday Studio Report Designer.
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.