Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2023-06-23
ID-definities en volgnummergeneratoren maken

ID-definities en volgnummergeneratoren maken

Beveiliging:
  • Instellen: domein Bedrijf Algemeen
     in het functionele gebied Algemeen financieel beheer.
  • Instellen: domein contactgegevens, ID's en persoonlijke gegevens
     in het functionele gebied Contactgegevens.
  • Instellen: systeemdomein
     in het functionele gebied Systeem.
ID-definities geven de notatie aan van ID's die Workday genereert voor verschillende bedrijfsobjecten en velden. Met de variabele [seq] wordt de ID-definitie een reeksgenerator. Een volgnummergenerator identificeert personen, arbeidsplaatsen, incidenten of velden met een nummer dat uniek is binnen een opgegeven periode.
Workday biedt twee typen volgnummergeneratoren:
  • Volgnummergeneratoren die volgnummers genereren die uniek zijn, maar mogelijk hiaten in de nummering bevatten. Met deze volgnummergeneratoren kunt u:
    • Start de reeks opnieuw aan het begin van de dag, de maand of het jaar en bij een opgegeven volgnummer.
    • Geef een gedrag op als de reeks overloopt.
    U maakt deze volgnummergeneratoren door de taak
    ID-definitie/volgnummergenerator maken
     te openen.
  • Volgnummergeneratoren die volgnummers genereren die nooit tussenruimten bevatten. Omdat deze reeksen zonder onderbrekingen zijn, kunt u geen herstartperiode of overloopgedrag selecteren. U kunt dit type volgnummergenerator gebruiken wanneer het belangrijk is om de volgnummering te onderhouden, bijvoorbeeld wanneer uw auditors dit nodig hebben. U maakt deze volgnummergeneratoren door de taak
    ID-definitie maken/Aaneengesloten volgnummergenerator
     te openen.
U kunt zoveel ID-definities en volgnummergeneratoren maken als u nodig hebt. Open de taken
Tenantinstellingen bewerken
 om te selecteren welke moeten worden gebruikt voor facturen, orders, ontvangsten, werknemers, begunstigden, enzovoort.
U kunt beide typen volgnummergeneratoren maken, maar Workday bepaalt welke typen u voor een bepaalde situatie kunt opgeven in de taak
Tenantinstellingen bewerken
 . Voorbeeld: u kunt geen reeksgeneratoren zonder onderbrekingen gebruiken voor uitgaveautorisaties, maar u kunt ze wel gebruiken voor aanvragen voor overige betalingen in de taak
Tenantinstellingen bewerken - Financiële gegevens
 .
U kunt sommige selecties voor een specifiek bedrijf overschrijven door de taak
Definities bedrijfs-ID bewerken
 te openen. Als u geen ID-definitie opgeeft, genereert Workday zijn eigen interne ID-codes.
Volgnummergenerator-ID's wijzen namen toe aan reeksen die in Workday-toepassingen worden gebruikt. U kunt een specifieke ID-definitie bekijken in de rapporten
ID-definitie weergeven/Volgordegenerator
 en
ID-definitie weergeven/Aaneengesloten volgnummergenerator weergeven
 .
  1. Open een van deze taken om het gewenste type volgnummergenerator te maken:
    • ID-definitie/volgnummergenerator maken
    • ID-definitie/generator voor aaneengesloten volgnummers maken
    U kunt de taak voor het maken van de volgnummergenerator ook rechtstreeks selecteren in velden van de taak
    Tenantinstellingen bewerken
     waar ze worden gebruikt. Alleen de taak voor het type volgnummergenerator dat Workday voor dat veld toestaat, wordt in de vervolgkeuzelijst weergegeven.
  2. Voer in het veld
    Volgnummer-ID verhogen
     met een waarde in die niet nul is waarmee het volgnummer wordt verhoogd telkens wanneer Workday een nieuwe ID genereert.
  3. (Optioneel) Gebruik
    Opvulling
     om het aantal cijfers in de reeks aan te geven.
    Voer een opvulwaarde in die groot genoeg is om te voorkomen dat de reeks een overloopvoorwaarde tegenkomt. Workday raadt een opvullingswaarde van ten minste 6 aan.
    Als de reeks groter is dan het aantal cijfers dat u hier invoert, bepaalt de instelling
    Overloop volgnummer-ID
     het volgende getal in de reeks.
    Als u een nul invoert of geen waarde invoert in het veld
    Opvulling
     :
    • Het volgnummer wordt onbeperkt verhoogd.
    • Workday vult
      Overloop volgnummer-ID's
       in met
      Opvulling automatisch negeren
      .
  4. Geef in het veld
    Notatie volgnummer-ID
     een opmaak voor de ID op.
    U kunt elke tekenreeks met deze vier speciale variabelen gebruiken. De aan datum gerelateerde waarden vertegenwoordigen de datum waarop de taak de ID genereert.
    Optie Omschrijving
    [seq]
    Het volgnummer, dat:
    • Wordt verhoogd met de waarde die is opgegeven in het veld
      Volgnummer-ID verhogen met
       .
    • Bevat het aantal cijfers dat is opgegeven in het veld
      Opvulling
       .
    Workday gebruikt een afzonderlijke reeks voor elke ID-definitie die deze variabele gebruikt.
    [day]
    Dag van de maand in tweecijferige notatie, 01 - 31.
    [month]
    Maand in tweecijferige notatie, 01 - 12.
    [year]
    Jaar in viercijferige notatie. Voorbeeld: 2020.
    In het veld
    Voorbeeldvolgorde
     wordt de volgende volgnummer-ID weergegeven, op basis van de
    volgnummer-ID-notatie
     en andere huidige instellingen van de volgnummergenerator.
    Als u het interval
    voor opnieuw starten
     instelt, moet u ervoor zorgen dat het gegenereerde volgnummer uniek is door de specifieke periode in de notatie op te nemen. Voorbeeld: als de periode voor
    Frequentie voor opnieuw starten
    Maand
    is, neemt u [month] en [year] op in de notatie. Zorg ervoor dat de opvullingswaarde groot genoeg is om te voorkomen dat de reeksgenerator gedurende de periode een overloopvoorwaarde tegenkomt. Het veld
    Frequentie voor opnieuw starten
     is niet beschikbaar voor generatoren van reeksen zonder onderbrekingen.
    Vermijd witruimte in de notatie als de volgnummers URL's kunnen genereren. Voorbeeld: sommige externe vacaturesites voegen de vacatureaanvraag-ID (die is gegenereerd tijdens de integratie van vacatureaanvragen) toe aan de vacature-URL. Als een site geen speciale tekens, zoals spaties, codeert, is het resultaat een ongeldige URL.
    Voor deze bedrijfsobjecten gebruikt Workday de volgnummergenerator-ID die u hebt ingesteld als integratiereferentie-ID:
    • Verzendbericht vooraf
    • Inkooporder
    • Inkooporderbevestiging
    • Ontvangsten
    • Toezeggingen offerteaanvraag (offerteaanvraag)
    • Bestelaanvraag
    • RFQ Response
    Voor de bedrijfsobjecten geldt het volgende als:
    • U hebt meerdere bedrijven.
    • U wilt dat Workday voor elk bedrijf ID's in numerieke volgorde genereert.
    Voer voor elk bedrijf getallen in met een grote opening tussen de
    laatst gebruikte reeks
     voor de reeksgenerator. Open de taak
    Bedrijfs-ID bewerken
     om deze unieke volgnummergeneratoren toe te wijzen aan bedrijven in uw tenant.
    Voorbeeld: een beheerder voert 1000001 in het veld
    Laatst gebruikte reeks
     in voor de volgnummergenerator voor Bedrijf A. De beheerder voert ook 2000002 in het veld
    Laatst gebruikte reeks
     in voor de volgnummergenerator voor Bedrijf B.
    Het resultaat is dat afzonderlijke volgnummergeneratoren ID's in numerieke volgorde maken op inkooporders voor elk bedrijf:
    PO#1 - ID of Company A: CA-PO-2018-09-1000001
    PO#2 - ID of Company A: CA-PO-2018-09-1000002
    PO#3 - ID of Company B: CB-PO-2018-09-2000002
    PO#4 - ID of Company B: CB-PO-2018-09-2000003
    Workday combineert deze reeksgeneratoren om ID's voor bedrijven te leveren als u:
    • Laat het veld
      Laatst gebruikte rij
       hetzelfde.
    • Zorg voor een kleine opening tussen getallen.
    Het resultaat zijn hiaten tussen ID-nummers op inkoopdocumenten voor bedrijven.
    Voorbeeld: een beheerder voert hetzelfde getal in het veld
    Laatst gebruikte rij
     in voor elke volgnummergenerator voor Bedrijf A en Bedrijf B.
    Het resultaat is dat dezelfde volgnummergenerator ID-nummers levert die voor bedrijven zijn gegenereerd op hun inkooporders:
    Inkooporder 1 - ID van bedrijf A: PO-2018-09-00001
    IO2 - ID van bedrijf B: PO-09-2018-00002
    PO#3 - ID of Company B: PO-2018-09-00003
    PO#4 - ID of Company A: PO-2018-09-00004
  5. (Optioneel) Als u de waarde [seq] met regelmatige tussenpozen opnieuw wilt instellen op een beginwaarde, moet u rekening houden met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Frequentie voor opnieuw starten
    Het tijdsinterval wanneer de variabele [seq] opnieuw begint bij de waarde
    voor Getal opnieuw starten
     .
    De opties zijn
    Dag
    ,
    Maand
    of
    Jaar
    . laat het veld leeg als u wilt dat [seq] uniek is binnen deze ID-definitie. Dagen beginnen om 12:01 uur. Maanden beginnen om 12:01 uur op de eerste van die maand. Jaren beginnen op 1 januari om 12:01 uur.
    Als u een
    herstartfrequentie
     instelt en Workday instelt om een reeks voort te zetten vanuit een ander systeem voor het genereren van ID's, moet u het volgende instellen:
    • Een geldige
      laatste gebruiksdatum
      .
    • Laatst gebruikte volgnummer
      niet gelijk aan nul.
    Nummer opnieuw starten
    De waarde waarmee [seq] moet beginnen wanneer u de ID-definitie voor het eerst gebruikt en elke keer dat de reeks opnieuw wordt gestart.
    Gebruik tijdzone
    Een alternatieve tijdzone waarop het interval wordt gebaseerd dat is opgegeven in het veld
    Frequentie voor opnieuw starten
     .
    Deze waarde geeft niet aan wanneer het genereren van de ID daadwerkelijk plaatsvindt. Workday gebruikt deze waarde alleen om de datum te lokaliseren naar de opgegeven tijdzone. Als u geen tijdzone opgeeft, gebruikt Workday Pacific Standard Time/Pacific Daylight Time (PST/PDT).
    Deze velden zijn niet beschikbaar voor generatoren van reeksen zonder onderbrekingen.
  6. (Optioneel) Configureer in het veld
    Overloopgedrag volgnummer-ID
     hoe u wilt dat Workday omgaat met mogelijke overloopvoorwaarden voor volgnummer-ID's. Houd bij het invullen van het veld rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Overloop met afgekapte volgnummers toestaan
    Workday kapt het meest significante cijfer van het volgnummer af wanneer zich een overloop voordoet. Voorbeeld: met een
    Opvulwaarde
     van 3 is het volgende volgnummer na 999 1000, maar wordt de 1 afgekapt, zodat de volgende waarde wordt weergegeven als 000.
    Opvulling automatisch negeren
    De volgnummergenerator negeert de waarde
    Opvulling
     wanneer zich een overloopvoorwaarde voordoet. Voorbeeld: met een
    Opvullingswaarde
     van 3 is het volgende volgnummer na 999 1000.
    Als de waarde
    voor Opvulling
     nul is, selecteert Workday automatisch de optie
    Opvulling automatisch negeren
     . Als de opvulling een andere waarde dan nul is, kunt u een van beide opties selecteren. Workday raadt
    Opvulling automatisch negeren aan
    , omdat de volgnummergenerator dubbele getallen kan produceren die van invloed kunnen zijn op downstreamsystemen wanneer opvulling niet wordt genegeerd. Voorbeeld: een reeksgenerator voor ID-kaarten met slechts ruimte voor drie cijfers.
    U kunt het
    overloopgedrag van de volgnummer-ID
     niet selecteren voor aaneengesloten volgnummergeneratoren.
  7. (Optioneel) Selecteer in het veld
    Overloopmeldingsgroep voor tenantinstellingen overschrijven
     de beveiligingsgroepen voor deze volgnummergenerator die de standaardbeveiligingsgroepen voor overloopmeldingen overschrijven. Workday verzendt automatisch een melding naar de beveiligingsgroepen voor overloopmeldingen wanneer de volgorde 80% van de limiet bereikt die is opgelegd door de waarde
    voor opvulling
     . Vervolgens worden meldingen verzonden in stappen van 5%.
    Als u geen beveiligingsgroepen in dit veld selecteert, verzendt Workday deze overloopmeldingen naar:
    • De beveiligingsgroepen die u selecteert in het veld
      Standaardmeldingsgroep volgnummergenerator
       in de taak
      Tenantinstellingen bewerken - systeem
       .
    • De standaardbeveiligingsgroepen die Workday opgeeft voor overloopmeldingen, als u geen standaardbeveiligingsgroepen voor overloopmeldingen selecteert in de taak
      Tenantinstellingen bewerken - systeem
       .
  8. (Optioneel) Als u eerder een ander systeem voor het genereren van ID's hebt gebruikt en u wilt dat Workday deze reeks voortzet, kunt u het volgende overwegen:
    Optie Omschrijving
    Laatst gebruikte reeks
    Het laatste volgnummer dat in uw vorige systeem voor het genereren van ID's is gebruikt.
    Laatste gebruiksdatum
    De datum waarop uw vorige systeem voor het genereren van ID's het laatste volgnummer heeft gegenereerd.
    Zodra Workday de nieuwe volgnummergenerator gaat gebruiken, worden deze twee velden niet meer gebruikt.
    Als u
    Laatste gebruiksdatum
     en een interval opgeeft voor
    Herstartfrequentie
    , vergelijkt Workday de huidige datum en de herstartfrequentie. Vervolgens wordt het volgnummer dienovereenkomstig ingesteld. Voorbeeld: als u het volgende opgeeft:
    • 45 voor de
      laatst gebruikte reeks
      .
    • 15 mei 2020 als
      laatste gebruiksdatum
      .
    • Maand
       als
      herstartfrequentie
      .
    • 5 voor
      Volgnummer-ID verhogen met
      .
    • 1 voor het
      nummer voor opnieuw starten
      .
    Het eerste volgnummer voor de volgnummergenerator is:
    • Vijftig (50) als de huidige datum in mei valt.
    • Eén (1) als de huidige datum in juni valt.
  9. (Optioneel) Schakel het selectievakje
    Laag volume
     in om ervoor te zorgen dat reeksen die door de reeksgenerator worden gegenereerd, geen hiaten bevatten.
    Schakel het selectievakje in wanneer de volgende twee situaties zich voordoen:
    • De reeks die door Workday wordt gegenereerd, wordt niet gebruikt in transacties met een hoog volume. Voorbeeld: integratievolgorde.
    • Er zijn ongewenste hiaten in de gegenereerde reeks.
    Als u de volgnummergenerator in een versleutelingsmethode gebruikt om tenantgegevens te versleutelen, schakelt u het selectievakje
    Laag volume
     niet in.
  10. (Optioneel) Voer in de sectie
    Webservice
     een betekenisvolle naam in het veld
    Referentie-ID in
     . U kunt deze ID gebruiken om specifieke reeksen te identificeren in toepassingen van Workday Financial Management, Salarisadministratie en HCM. Zie de toepassingsdocumentatie voor meer informatie over hoe uw specifieke toepassing dit veld gebruikt.
U kunt het
rapport Opvulling volgnummergenerator
 uitvoeren om volgnummergeneratoren te controleren op mogelijke overloopproblemen. Voor elke volgnummergenerator wordt in het rapport een gebruiksmetriekpercentage weergegeven dat aangeeft hoe dicht het huidige volgnummer bij het maximum toegewezen volgnummer ligt. In het rapport worden ook het overloopgedrag en de meldingsgroepen voor elke volgnummergenerator weergegeven.