Veelgestelde vragen: Opslag en integratie van Drive-items

Waar worden Drive-items opgeslagen?

Drive slaat items op verschillende locaties op, afhankelijk van het itemtype. In deze tabel ziet u de ondersteunde itemtypen en hun opslaglocaties.

Itemtype:	Opslaglocatie:	Opmerkingen
Drive-mappen	Tenantdatacenter
Bestanden	Tenantdatacenter	Het itemtype Bestand is gekoppeld aan ondersteunde typen die niet in een meer gespecialiseerde categorie vallen: BMP, CSV, DOC, DOCX, GIF, HTM, HTML, JPEG, JPG, PDF, PNG, PPT, PPTX, SVG, TIF, TIFF, XLS, XLSM en XLSX.
Discoveryboards	Tenantdatacenter	In Workday worden discoveryboardgegevens opgeslagen in de OMS-database. Sleutels die naar de gegevens verwijzen, worden in Workday opgeslagen in een afzonderlijk eigen gegevensarchief.
Meldingssjablonen	Tenantdatacenter	Eigen database in het tenantdatacenter. Opmerking : Notification Designer maakt gebruik van een Content Delivery Network (CDN) van derden om de afbeeldingen te leveren in e-mails die Workday naar gebruikers verzendt.
Worksheets-werkmappen	Tenantdatacenter	Eigen database in het tenantdatacenter.
Diapresentaties	Tenantdatacenter	Eigen database in het tenantdatacenter.
Workday-mediabestanden (video, audio, livestream en pakketinhoud (gezipt) e-learninginhoud (zoals SCORM, AICC of andere indelingen))	Aanbieder van clouddatacenter (serviceovereenkomst vereist)	U kunt Learning-gerelateerde bestanden op drie manieren uploaden. Wanneer u de bestanden uploadt, worden de bestanden beschikbaar in Drive, maar Workday slaat de bestanden op bij de aanbieder van het clouddatacenter. Tijdens het maken van een cursus/les door naar een locatie op uw computer te navigeren. Als zelfstandige actie in Drive; Vervolgens navigeert u ernaar bij het instellen van een cursus/les. Met behulp van een webservice. Zie Workday Media Cloud - FAQ on Community voor meer informatie over Workday Media Cloud-bestanden.

Worden mijn Drive-uploads gescand op virussen?

Ja, behalve mediabestanden.

Wat is de opslaglimiet voor Drive-bestanden?

Drive heeft geen beperking voor het aantal bestanden dat u kunt uploaden. De maximale bestandsgrootte is afhankelijk van het type bestand dat u uploadt. Video's zijn beperkt tot 20 GB en SCORM-, AICC- en ZIP-bestanden zijn beperkt tot 4 GB. Andere bestanden, zoals PDF's of XLSX, zijn beperkt tot 30 MB per afzonderlijk bestand. Er zijn momenteel geen limieten voor de totale Drive-opslagcapaciteit in uw tenant. We raden u echter niet aan om Drive te gebruiken als bestandsopslagplaats voor alle bestanden van uw organisatie. Drive kunt u het beste gebruiken voor inhoud en bestanden die specifiek van toepassing zijn op uw werkstromen in Workday. Workday werkt rechtstreeks samen met klanten in gevallen waarin abnormale of extreem zware gebruikspatronen de prestaties van normale bedrijfsactiviteiten beïnvloeden.

Hoe maximaliseer ik de prestaties in Drive?

We raden u aan een map met veelgebruikte bestanden in te stellen die u als standaardweergave gebruikt in plaats van de Drive-weergave. Voorbeeld: maak een map met de naam

Belangrijke items

en verplaats hier veelgebruikte items naar. Klik op het pictogram

Instellingen

. Selecteer

+Map toevoegen

en voeg de map

Belangrijke items

toe aan het navigatiemenu aan de linkerkant. Sleep de map vervolgens naar de bovenste positie; deze wordt uw startpagina in Drive. Klik op Opslaan.

Gebruik mappen op het niveau 'Mijn schijf' om items op te slaan, zodat er zo min mogelijk afzonderlijke bestanden in de hoofdweergave van de Drive worden opgeslagen. Wanneer er duizenden afzonderlijke bestanden in de Drive-weergave zijn, nemen de prestaties af.

Delen met groepen gebruiken in plaats van delen met een groot aantal individuele gebruikers.

Kunnen gebruikers auteursrechtelijk beschermd of gevoelig materiaal uploaden naar Drive?

Elke klant is volledig verantwoordelijk voor alle inhoud in Drive, inclusief bestanden die oorspronkelijk buiten een Workday-omgeving zijn gemaakt en vervolgens naar Drive zijn geüpload. We raden u aan samen te werken met uw IT- en juridische teams om een beleid voor aanvaardbaar gebruik en gegevensinhoud te definiëren en te publiceren.

Is er een configureerbaar bedrijfsproces gekoppeld aan de mogelijkheid om bestanden naar Drive te verzenden?

Nee, elke gebruiker met toegang tot het Drive-domein kan bestanden met ondersteunde bestandstypen rechtstreeks naar Drive uploaden.

Heeft Workday toegang tot bestanden die zijn opgeslagen in Drive?

Nee. Drive-bestanden zijn beveiligd voor elke klant en Workday heeft er geen toegang toe. De enige uitzondering is als de klant expliciet tijdelijke zichtbaarheid heeft verleend als onderdeel van een aanvraag voor technische ondersteuning of een vergelijkbare situatie.

Wordt er een back-up gemaakt van bestanden in Drive?

Workday heeft een gedefinieerd opslagplan voor elk bestandstype. Alle bestanden, behalve mediabestanden, worden opgeslagen op een server in een Workday-datacenter. Mediabestanden worden opgeslagen in een opslagcentrum in de cloud van derden (meestal Amazon Web Services, maar er zijn ook andere aanbieders beschikbaar) dat wordt beheerd door een overeenkomst met derden.

Kan ik Drive-bestanden verwijderen?

Eigenaren van inhoud kunnen bestanden verwijderen, waardoor ze in de prullenbak worden geplaatst. Hiermee worden alle relaties voor het delen van bestanden die aan de bestanden zijn gekoppeld, verbroken. De bestanden blijven in de prullenbak van de gebruiker en u kunt ze later herstellen.

Drive-beheerders kunnen de meeste bestandstypen permanent verwijderen met de taak voor het permanent verwijderen van bestanden. Bestandstypen die zijn uitgesloten van de taak:

Discoveryboards die als worklets op de startpagina worden gebruikt.

Mediabestanden (video- en pakketinhoud).

Werkmappen die worden gebruikt bij het integreren van toepassingen zoals salarisadministratie, recruiting of HCM.

Items met een verwijzing uit een kennisdatabaseartikel.

Mappen die items bevatten.

Werkmappen die door andere werkmappen als sjabloon worden gebruikt.

Documentsjablonen (gebruikt in 'Document genereren in bedrijfsproces') met een verwijzing uit een gegenereerd document of een stap voor het beoordelen van een document.

Zijn er openbare webservices voor Drive?

Ja, Drive biedt openbare webservices die zijn beveiligd in het Drive Web Services-domein. Machtiging van de eigenaar is vereist. De webservices zijn beschikbaar voor bestandstypen zoals PDF, DOCX, PPT, JPG en meer. Mappen of items in productspecifieke gebieden worden momenteel niet ondersteund, zoals:

Discoveryboards

Documenten-sjablonen

Mediabestanden (inclusief ZIP-bestanden)

Meldingssjablonen

Diapresentaties

Worksheets-werkmappen

Overwegingen:

Bestanden die u via een webservice naar Drive uploadt, worden weergegeven in de hoofdweergave van Drive.

Bestanden die u uploadt met behulp van een webservice, worden niet automatisch geconverteerd in Drive. Voorbeeld: wanneer u een CSV-bestand uploadt vanuit de gebruikersinterface van Drive, converteert Drive het CSV-bestand automatisch naar een Worksheets-werkmap. Deze conversie vindt niet plaats met de webservices.

Webservices	Omschrijving
Drive-documentinhoud ophalen	Drive-documentinhoud weergeven
Configuraties voor delen van tenantinstellingen voor groepen ophalen	Configuraties voor delen met groepen in de tenant weergeven
Drive-documentinhoud plaatsen	Drive-documentinhoud maken of bijwerken
Configuraties voor delen van groep voor puttenantinstellingen	Configuraties voor delen van groepen in de tenant maken of bijwerken