Delen met groepen instellen voor Drive

Beveiliging: domein Drive-beheerder
in het functionele gebied Systeem.

Voor elke beveiligingsgroep waarmee u items wilt delen, moet u ervoor zorgen dat de groep zich in beide bevindt:

Het Drive-domein.

Het domein voor het itemtype dat u wilt delen. Als u bijvoorbeeld Worksheets-werkmappen wilt delen met een beveiligingsgroep, moet de beveiligingsgroep toegangsmachtigingen hebben voor het domein Worksheets.

U kunt selfservicegebruikers items van specifieke typen laten delen met een of meer beveiligingsgroepen. Een gebruiker kan items van dat type met de groep delen, zelfs als de gebruiker die het item deelt geen lid van de groep is.

Als u besluit het delen met groepen niet te configureren, wordt de optie niet weergegeven in het dialoogvenster Delen. Drive staat alleen delen met personen en delen via een koppeling/URL toe.

In de onderstaande tabel worden itemtypen en beveiligingsgroepen aangegeven waarmee u kunt delen. Houd er rekening mee dat, hoewel Drive zelf delen met beperkte beveiligingsgroepen niet toestaat, sommige Drive-toepassingsintegraties wel beperkt delen met groepen toestaan. Als dat het geval is, wordt de groep weergegeven in de selecteerbare lijst met beveiligingsgroepen. Voorbeeld: delen met beperkte beveiligingsgroepen is niet toegestaan in Worksheets, maar sommige toepassingen die Worksheets in hun werkstroom integreren, staan dit wel toe.

U kunt het volgende configureren:

Op rollen gebaseerde groepen als ze voldoen aan de beperkingen die in de tabel zijn gedefinieerd.

Openbare groepen voor alle itemtypen behalve documentsjablonen en meldingssjablonen, als ze voldoen aan de beperkingen die in de tabel zijn gedefinieerd.

Drive biedt geen ondersteuning voor delen met groepen met intersectiebeveiligingsgroepen.

Itemtype	Beveiligingsgroep
Discoveryboard	Elke beveiligingsgroep in het systeem. Als u de machtiging Weergeven wilt delen, moet de groep toegang hebben tot ten minste één gegevensbron die in het bord wordt gebruikt. Als u wilt delen met de machtiging Bewerken, moet de groep het toegangstype Wijzigen hebben tot het Discoveryboard: domein maken .
Documentsjabloon	Elke onbeperkte groep die is toegevoegd aan het beveiligingsbeleid voor het domein Documenten.
Bestand	Elke onbeperkte groep die is toegevoegd aan het beveiligingsbeleid voor het Drive-domein.
Map	Elke onbeperkte groep die is toegevoegd aan het beveiligingsbeleid voor het Drive-domein.
Media	Elke onbeperkte groep die is toegevoegd aan het beveiligingsbeleid voor het Drive-domein.
Meldingssjabloon	Elke onbeperkte groep die is toegevoegd aan het beveiligingsbeleid voor het Notification Designer-domein.
Presentatie	Elke onbeperkte groep die is toegevoegd aan het beveiligingsbeleid voor het domein Presentaties.
Werkmap:	Elke onbeperkte groep die is toegevoegd aan het beveiligingsbeleid voor het domein Worksheets.

Overwegingen bij configuratie:

Informeer uw selfservicegebruikers wanneer delen met groepen van toepassing is.

Zorg er bij het configureren van groepen voor delen met groepen voor dat alle groepsleden op de hoogte zijn van hun eigen lidmaatschap in de groep en dat ze bekend zijn met wie er nog meer in de groep zit.

Als u beveiligingsgroepen maakt om te configureren voor delen met groepen, geeft u ze betekenisvolle namen die begrijpelijk zijn voor selfservicegebruikers.

Als u een grote groep, zoals Alle medewerkers, hebt gebruikt om toegang tot een toepassing te verlenen, kunt u overwegen kleinere groepen toe te voegen om te voldoen aan uw behoeften voor use cases voor delen met groepen. Voorbeeld: in plaats van delen met groepen in te schakelen voor de beveiligingsgroep Alle medewerkers, kunt u dit beperken tot de groep recruiters.

Open de taak Groepsdeling configureren in Drive
.

(Optioneel) Schakel het selectievakje Alleen beheerders kunnen delen in groepen
in.

Als deze optie is geselecteerd, is de configuratie die u in de rest van deze stappen instelt alleen van toepassing op Drive-beheerders. De zoekfunctie voor delen met groepen is niet zichtbaar voor selfservicegebruikers.

Als u het delen met groepen beperkt tot beheerders:

Alleen Drive-beheerders met bewerkingstoegang of hoger voor een Drive-item kunnen dat item delen met een beveiligingsgroep.

Selfservicegebruikers zien de optie

Delen met groep

niet in het dialoogvenster Delen.

Selfservicegebruikers kunnen de ontvangers zijn van gedeelde groepsitems en kunnen zien welke items met hen zijn gedeeld als onderdeel van een groep, maar ze kunnen hun machtigingen voor delen niet wijzigen of verwijderen.

Voeg elk itemtype toe dat u wilt delen met een beveiligingsgroep en selecteer vervolgens met welke beveiligingsgroepen de items kunnen worden gedeeld.

Nadat u het itemtype hebt geselecteerd, worden standaard automatisch alle beveiligingsgroepen met toegangsmachtigingen voor dat itemtype weergegeven. Verwijder alle beveiligingsgroepen waarvan u niet wilt dat gebruikers deze delen.

Het itemtype Bestand is gekoppeld aan elk bestandstype dat niet in een meer gespecialiseerde categorie in Drive valt. met andere woorden, dit zijn de bestandstypen die u in Workday inschakelt met behulp van de taak

Tenantinstellingen bewerken - systeem

in de sectie

Instellingsinstructies voor bestandstype

. Wanneer u delen met groepen inschakelt voor het itemtype Bestand, schakelt u delen met groepen in voor al deze bestandstypen.

Als u voor het itemtype Map Delen met groepen inschakelt en een gebruiker vervolgens een map met een groep deelt, worden de machtigingen doorgegeven aan de bestanden in de map, ongeacht of het type van het afzonderlijke bestand is ingeschakeld voor delen met groepen. Voorbeeld: mediabestanden in een gedeelde map nemen machtigingen over op basis van de instelling van de gedeelde map, zelfs als het mediabestandstype niet specifiek is ingeschakeld voor delen met groepen.

Selfservicegebruikers zien deze wijzigingen in de gebruikersinterface nadat u delen met groepen hebt ingeschakeld, als u dit niet hebt beperkt tot beheerders:

Elke Drive-gebruiker ziet de sectie

Delen met groepen

van het dialoogvenster

wanneer hij of zij ervoor kiest een Drive-item te delen.

Drive-gebruikers kunnen een groepsnaam in het veld

Delen met groepen

typen om te zien met welke groepen ze kunnen delen.

Drive-gebruikers kunnen op het tabblad

Wie heeft toegang

van het

dialoogvenster

Delen bekijken en beheren welke groepen toegang hebben (en het toegangsniveau) tot een gedeeld groepsitem.

Wanneer een gebruiker het lidmaatschap van een groep wint of verliest, krijgt of verliest deze automatisch toegang tot items die iemand met die groep heeft gedeeld.

In tegenstelling tot delen met individuele gebruikers verzendt Workday geen meldingen wanneer u een item met een groep deelt. U kunt mensen laten weten dat u een item met hen hebt gedeeld. Voorbeeld: als u een Worksheets-werkmap met een groep hebt gedeeld, kunt u een e-mail met een koppeling verzenden.