Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2023-06-23
Documentsjablonen maken en publiceren

Documentsjablonen maken en publiceren

Beveiliging: de volgende domeinen in het functionele gebied 'System':
  • Drive
  • Documenten
  • Documentbibliotheek
Houd rekening met het volgende bij het maken en publiceren van sjablonen:
  • Als u een Docs-sjabloon automatisch wilt delen met een set gebruikers, kunt u een map in Drive delen met individuele gebruikers of met een beveiligingsgroep en de nieuwe sjabloon in die map plaatsen.
  • Documenten biedt geen ondersteuning voor automatisch publiceren op een toekomstige datum. Als u uw wijzigingen wilt uitstellen tot een opgegeven datum, moet u deze datum handmatig publiceren.
  • Documenten biedt geen ondersteuning voor het gelijktijdig bewerken of publiceren van sjablonen door meer dan één gebruiker.
  • Docs biedt geen ondersteuning voor de RTL- opmaak(rechts-naar-links).
  • Wanneer u een nieuwe sjabloon maakt, kan de nieuwe sjabloon ook worden geconfigureerd voor het bedrijfsproces, zelfs als u deze nog niet hebt gepubliceerd. Het document dat hiermee wordt gegenereerd, is leeg totdat u het publiceert. U wordt aangeraden een sjabloon voor een bedrijfsproces pas te configureren nadat u het hebt gepubliceerd.
  • Als u een eerder gedownload sjabloonbestand uploaden , moet u dit eerst publiceren voordat u het configureert voor het bedrijfsproces ''.
  1. Selecteer in Drive de optie
    Nieuw
     >
    Documentsjabloon
     en geef de sjabloon een naam.
    Voor DocuSign moet u een naam van minder dan 100 tekens gebruiken. Voor Adobe Sign mogen namen geen speciale tekens bevatten, zoals het en-teken.
  2. Selecteer een bron.
    De bron is het bedrijfsprocestype dat gebruikmaakt van de stap
    'Document genereren'
     voor het document. Voorbeeld: het bedrijfsprocestype '
    Aanbieding
     ' kan een bron zijn.
  3. Selecteer een categorie.
    Met categorieën kunt u verschillende typen documenten organiseren en beheren die zijn gekoppeld aan medewerkers of andere objecten in Workday. U kunt op segmenten gebaseerde beveiligingsgroepen gebruiken om de documentcategorieën te beperken die in de prompt '' worden weergegeven.
  4. (Optioneel) Selecteer
    'Taal'
    om 'Taal toe te voegen
     ' om de basistaal te wijzigen.
    Wanneer u de sjabloon maakt, stelt Workday Docs de basistaal in op Engels. Bij nieuwe taalinstances wordt de Engelse inhoud als uitgangspunt voor uw vertaalde sjabloon gebruikt.
  5. Voeg inhoud toe aan de sjabloon.
    De status van de sjabloon heeft oorspronkelijk de status 'Niet gepubliceerd'. De indicator
    'Gepubliceerde
     of
    niet-gepubliceerde wijzigingen'
     wordt boven aan de sjabloon weergegeven om de status van de inhoud aan te geven.
  6. (Optioneel) Voeg nieuwe taalinstances voor de sjabloon toe door
    op Taal
    Taal toevoegen
     te klikken.
    Wanneer u een instance '' maakt, wordt de bestaande inhoud van de basistaal naar de nieuwe instance '' gekopieerd. Vervolgens gebruikt u die inhoud als richtlijn en vervangt u deze handmatig door de inhoud in de gewenste taal.
    U maakt en beheert vertaalde inhoud in kop- en voetteksten op dezelfde manier als de sjablooninhoud. Elke taal heeft afzonderlijke kop- en voetteksten.
    Als een gegenereerd document wordt verzonden naar een gebruiker van wie de voorkeurstaal niet matcht met een van de gedefinieerde taalinstances, stuurt Workday het basistaal naar die gebruiker.
  7. Klik op
    'Publiceren'
     om de huidige inhoud in de sjabloon te activeren.
    Wanneer u de sjabloon publiceert, wordt de bijgewerkte sjabloon gebruikt in bedrijfsprocessen bij het genereren van documenten.
    Als u op
    'Publiceren'
     klikt en de sjabloon fouten bevat:
    • Er wordt een rode stip weergegeven naast een taal in de vervolgkeuzelijst voor de bewerker en de vervolgkeuzelijst voor kop-/voetteksten als de instance een of meer fouten in gegevensvelden, voorwaarde of afbeeldingen bevat.
    • Als een taal een fout bevat, wordt een rode rand weergegeven rond de vervolgkeuzelijst voor de bewerker en de vervolgkeuzelijst voor kop-/voetteksten. De rode rand wordt weergegeven totdat u alle fouten in alle taalinstances hebt gecorrigeerd.
    • In het voorwaarderegel of gegevensvelddeelvenster worden een rode banner en een selectievakje weergegeven, zodat u alleen de regels of velden met fouten kunt weergeven.
  8. Breng indien nodig aanvullende wijzigingen aan in de sjabloon. Zodra u een wijziging aanbrengt, wordt de status gewijzigd in 'Niet gepubliceerd' en wordt de oranje indicator '
    Niet-gepubliceerde wijzigingen
     ' boven aan de sjabloon weergegeven. Uw sjabloonwijzigingen worden pas in het bedrijfsproces gebruikt als u
    op 'Publiceren'
     klikt om de wijzigingen te activeren.