Concept: roltoewijzingen, arbeidsplaatsen en rolovername
Rollen zijn groepen personen met specifieke machtigingen en verantwoordelijkheden. Voorbeeld: manager, recruiter en HR-partner. Rollen maken beveiligingsbeheer mogelijk voor objecten zoals organisaties, servicecenters en uitgavecategorieën.
- Een roltoewijzing is een bedrijfsobject waaraan u een rol toewijst. Het wordt ook wel een object met rolfunctionaliteit genoemd.
- Een aan een rol toegewezen gebruiker is een persoon, medewerker, arbeidsplaats of arbeidsplaatsbeperking die aan een rol is toegewezen.
- Een roltoewijzing is de combinatie van een roltoewijzing en een rol.
- Een rolbeheerder beheert en wijst rollen toe. Ze wijzen een aan een rol toegewezen gebruiker toe aan een roltoewijzer.
Als u een rol toewijsbaar wilt maken, moet u ten minste één beveiligingsgroep configureren in het veld
Toegewezen/Beoordeeld door beveiligingsgroepen
in de taak Toewijsbare rollen onderhouden
. Als u de rol wilt toewijzen, moet u lid zijn van ten minste één beveiligingsgroep die wordt vermeld in het veld Toegewezen/Beoordeeld door beveiligingsgroepen
. Elk lid dat in de beveiligingsgroep wordt vermeld, is een rolbeheerder en zorgt ervoor dat geautoriseerde leden elke roltoewijzing goedkeuren. Wanneer u geen beveiligingsgroep voor een rol configureert, markeert Workday de rol als inactief en wordt deze niet weergegeven in de sectie Rol
van het medewerkersprofiel. Zie Toewijsbare rollen instellen.In de taak
Toewijsbare rollen onderhouden
levert Workday Workday-rollen
die u kunt toewijzen aan een relevant roltoewijzingstype. Voorbeeld:
- HR-partnerbeschikt, indien toegewezen aan een relevant roltoewijzingstype, over volledige mogelijkheden voor starten en goedkeuren.
- HR-zakenpartnerheeft bij toewijzing aan een relevant roltoewijzingstype enkele startrechten, maar minder rechten voor het wijzigen van gegevens.
Als u een rol met bestaande toewijzingen wilt inactiveren, moet u de bestaande toewijzingen verwijderen voordat u alle beveiligingsgroepen verwijdert. Als u de beveiligingsgroepen verwijdert voordat u de bestaande toewijzingen verwijdert, kunt u het verwijderen van de bestaande roltoewijzingen later niet goedkeuren.
Houd rekening met de volgende methoden bij het toewijzen van rollen:
Methode | Omschrijving |
|---|---|
Roltoewijzing als gerelateerde actie voor een object waarvoor een rol is ingeschakeld | Wanneer u rollen toewijst vanuit een gerelateerde actie voor een object waarvoor een rol is ingeschakeld, ziet u alleen rollen waarvoor u machtigingen hebt om toe te wijzen. Er is geen bedrijfsprocesgebeurtenis gemaakt voor de goedkeuring van de roltoewijzing. Wanneer u opslaat, wordt de roltoewijzing van kracht op basis van de ingangsdatum. |
Roltoewijzing als subproces van een personeelsbeheergebeurtenis | Het bedrijfsproces Rollen toewijzen is beschikbaar als subproces voor de volgende personeelsbeheergebeurtenissen:
Rollen toewijzen - Wijziging van toewijzing voor medewerker in plaats van het subproces Rollen toewijzen aan medewerker wanneer beide acties beschikbaar zijn.
U kunt de oude en nieuwe arbeidsplaatsen in Toe te voegen toegewezen personen en Te verwijderen toegewezen personen automatisch invullen met deze opties:
|
Roltoewijzing als gerelateerde actie voor een medewerker, arbeidsplaats of arbeidsplaatsbeperking | U kunt rollen toewijzen door deze taken te openen vanuit het menu met gerelateerde acties van een medewerker, arbeidsplaats of arbeidsplaatsbeperking:
Wanneer u selecteert in het menu met gerelateerde acties van een medewerker, geeft Workday alleen rollen weer waarvoor de medewerker in aanmerking komt in de prompt Rollen . De rollen worden niet weergegeven die de gebruiker mag toewijzen. |
Wanneer u een object met rolfunctionaliteit maakt: | U kunt rollen rechtstreeks aan een bedrijfsobject met rolfunctionaliteit toewijzen door te selecteren in het menu met gerelateerde acties. U gebruikt de taak Toewijsbare rollen onderhouden om al uw toewijsbare rollen te configureren. |
EIB met de webservice Rollen toewijzen
| De webservice Rollen toewijzen ondersteunt tijdzones voor roltoewijzingen. U kunt de beveiliging configureren door te selecteren in het menu met gerelateerde acties van het bedrijfsproces Rollen toewijzen . |
Bedrijfsproces voor zelftoewijzing van rollen | Wanneer u Beperkt tot het bedrijfsproces 'Automatische rollen toewijzen' inschakelt voor een zelftoewijzingsrol voor de taak Toewijsbare rollen onderhouden , gebruikt Workday deze bedrijfsprocessen om de rol toe te wijzen:
U kunt deze bedrijfsprocesdefinities configureren met de juiste goedkeuringsstappen . |
Workday start het bedrijfsproces
Rollen toewijzen
wanneer u rollen toewijst met behulp van een gerelateerde actie voor een medewerker of arbeidsplaats, of een subproces. U kunt een roltoewijzing die u voltooit als onderdeel van een bedrijfsprocesgebeurtenis, niet ongedaan maken. De door Workday geleverde stap Gewijzigde roltoewijzingen beoordelen
wordt
automatisch gerouteerd naar de rolbeheerder voor het rolobject waaraan de rol is toegewezen. U kunt deze stap niet uit de bedrijfsprocesdefinitie verwijderen.Voorbeeld: u bent een beloningsbeheerder met machtigingen om het bedrijfsproces
Rollen toewijzen
te starten. U kunt het bedrijfsproces gebruiken om de rol Beloningspartner toe te wijzen aan een medewerker of om een roltoewijzing voor een medewerker voor te stellen.
- Wanneer aan u een beveiligingsgroep is toegewezen in de van de taakToewijsbare rollen onderhoudenvoor de rol Beloningspartner, routeert het bedrijfsproces de beoordelingsstap naarUw takenvoor uw goedkeuring.
- Wanneer u rollen voorstelt waarvoor u geen machtigingen hebt om toe te wijzen, bepaalt Workday welke beveiligingsgroep de rolbeheerder is voor elke voorgestelde rol. Workday stuurt de stapGewijzigde roltoewijzingen beoordelentergoedkeuring naar de leden van alle relevante beveiligingsgroepen.
Als een rol is geconfigureerd voor een
goedkeuringsstap
, wordt het bedrijfsproces gerouteerd naar de op rollen gebaseerde beveiligingsgroep van het rolobject van de arbeidsplaats die aan de rol is toegewezen. Workday raadt aan om roltoewijzingstypen die niet via een personeelsbeheertransactie aan een arbeidsplaats van een medewerker zijn toegewezen, niet te configureren voor een goedkeuringsstap
, omdat de toewijzing van de stap ongedaan wordt gemaakt. Voorbeeld: project- of uitgavecategorie.
Telkens wanneer er een wijziging in een instance wordt aangebracht, worden auditposten in Workday gemaakt. In het geval van roltoewijzingen kan dit een medewerker zijn. Er wordt een auditpost gemaakt wanneer een wijziging wordt goedgekeurd en de goedkeurder wordt weergegeven in het audittrail voor de medewerker.
Wanneer u een beperkte rol toewijst met behulp van het bedrijfsproces
Rollen toewijzen
of het subproces Rollen toewijzen - Toewijzingen wijzigen
, geeft Workday alleen medewerkers weer die in aanmerking komen voor de rol in de prompt Toewijzen aan
op basis van de beperkingen die u instelt.Arbeidsplaatsen en medewerkers
In een personeelsbeheermodel voor arbeidsplaatsbeheer kunt u met toewijsbare rollen de rol van een medewerker automatisch verplaatsen wanneer u de arbeidsplaats wijzigt. Wanneer u een rol aan een arbeidsplaats toewijst, wordt de rol aan die arbeidsplaats gekoppeld. Wanneer een medewerker van arbeidsplaats verandert, behouden de rollen die aan de vorige arbeidsplaats zijn gekoppeld niet. Wanneer u een medewerker aanneemt voor een openstaande arbeidsplaats, krijgt de medewerker alle rollen die aan die arbeidsplaats zijn gekoppeld.
Workday wijst de routering van bedrijfsprocessen toe aan medewerkers op basis van hun toegewezen rollen. U kunt rollen aan een bedrijfsproces toevoegen door de juiste op rollen gebaseerde beveiligingsgroepen op te nemen in het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen.
Wanneer roltoewijzingen worden gebruikt in downstreamintegraties, raden we u aan een ingangsdatum voor de reorganisatie te selecteren die later is dan de beschikbaarheidsdatum van de arbeidsplaats.
Personeelsbeheermodellen en arbeidsplaatsen
In het personeelsbeheermodel voor functiebeheer wordt de functie altijd vervuld door een medewerker wanneer u een rol aan een functie toewijst. Wanneer u een medewerker beëindigt, geldt het volgende in Workday:
- Hiermee wordt de taak geïnactiveerd.
- Hiermee wordt de functie niet meer toegewezen aan rollen.
- Hiermee wordt de beveiligingstoegang verwijderd die de medewerker heeft gekregen door de functie of functiebeperking.
Wanneer u in het personeelsbeheermodel voor arbeidsplaatsbeheer een medewerker beëindigt en de arbeidsplaats open laat, wordt de arbeidsplaats niet vervuld, maar past Workday de arbeidsplaats of arbeidsplaatsbeperking nog steeds toe op de rol.
De arbeidsplaats wordt nog steeds weergegeven in het rapport
Auditgeschiedenis roltoewijzingen
voor beide personeelsbeheermodellen, tenzij de arbeidsplaats wordt gesloten.Rolovername
Workday raadt u aan rollen toe te wijzen aan het hoogste niveau en waar mogelijk rolovername te configureren om de prestaties te verbeteren.
Onderliggende organisaties nemen roltoewijzingen over wanneer u de
toegangsrechten voor organisaties
van de beveiligingsgroep voor de rol instelt op:
- Van toepassing op huidige organisatie en alle onderliggende organisaties.
- Van toepassing op huidige organisatie en onderliggende organisaties op niveau.
- Is van toepassing op Huidige organisatie en niet-toegewezen onderliggende organisatieswanneer u geen rol toewijst aan de onderliggende organisatie.
U kunt een rol toewijzen aan elk niveau in een hiërarchie of u kunt het niveau configureren om een rol van de bovenliggende organisatie over te nemen. U kunt geen rol toewijzen aan een niveau in een hiërarchie en u kunt pas een rol overnemen van een hogere organisatie als u die rol koppelt aan een op rollen gebaseerde beveiligingsgroep met andere toegangsrechten dan Alleen huidig.
In Workday wordt rolovername niet weergegeven wanneer:
- U stelt deToegangsrechten voor organisatiesvan alle op rollen gebaseerde beveiligingsgroepen in opAlleen van toepassing op huidige organisatie.
- De rol is niet gekoppeld aan op rollen gebaseerde beveiligingsgroepen.
Er is een verschil tussen de webservice
'Medewerkers ophalen'
en de taak voor de gebruikersinterface, en de webservice houdt geen rekening met de toegangsrechten.