Overwegingen bij instellen: locaties en locatiehiërarchieën
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van locaties en locatiehiërarchieën. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Locaties en locatiehiërarchieën zijn geografische kenmerken van Workday-objecten.
Belangrijkste voordelen
Met Locaties kunt u de geografische kenmerken van Workday-objecten definiëren, bijhouden en rapporteren. Voorbeelden:
- Tijdzones en landinstellingen, zodat medewerkers deze kenmerken automatisch overnemen.
- Adressen en coördinaten voor medewerkers en bedrijfsactiva.
- Geografische regio's voor vacatures en sollicitaties.
- Locaties, functies en capaciteiten in het klaslokaal.
- Werkruimten en gebouwactiva.
Locaties worden getotaliseerd naar locatiehiërarchieën. Dit zijn organisatietypen. U moet locaties instellen, maar het instellen van locatiehiërarchieën is optioneel.
Locaties breiden uw mogelijkheden uit voor het beheren van en rapporteren over bedrijfsfaciliteiten, apparatuur en de medewerkers die ze gebruiken. U kunt locatiegebruik instellen en locatie-activa identificeren. Voorbeelden:
- Hiermee worden de standaardwerkuren voor werknemers aangegeven.
- Geef contactgegevens en verzendgegevens op.
- De organisaties en arbeidsplaatsen te beheren die aan locaties zijn toegewezen.
- Resources en ruimten bijhouden en toewijzen.
Locatiehiërarchieën vereenvoudigen het rapporteren over locaties en de objecten die eraan zijn toegewezen. Voorbeelden:
- Wijs beveiliging toe op locatie.
- Rapporteer groepen locaties op hiërarchie in plaats van handmatig afzonderlijke locaties te selecteren.
- Stel voorwaarderegels samen op basis van de locatiehiërarchie om de efficiëntie te verbeteren en het onderhoud te verminderen.
Gebruiksscenario's
De gebruiksscenario's voor locaties zijn afhankelijk van de producten die u in uw tenant configureert en de functies die u gebruikt.
Product of functie | Toepassingsvoorbeeld |
|---|---|
Bedrijfsprocessen | U moet verschillende onboardingdocumenten opgeven voor werknemers in verschillende staten. Met Locaties kunt u een voorwaarderegel gebruiken die ervoor zorgt dat u alle vereiste locaties in dit bedrijfsproces opneemt.
U kunt een locatiehiërarchie maken die u in een voorwaarderegel voor elke staat kunt gebruiken om te voorkomen dat u in de toekomst wijzigingen moet aanbrengen wanneer u nieuwe locaties maakt. |
Financiële gegevens | U hebt de volgende mogelijkheden:
|
HCM | Als u lokale HR-ondersteuning wilt instellen voor een internationaal bedrijf, kunt u:
|
Salarisadministratie | U kunt schema's en lonen beperken op basis van lokale voorschriften. |
Recruiting | U kunt het volgende inschakelen:
|
Rapportage | Als u over alle locaties in een regio wilt rapporteren, kunt u de regio configureren als locatiehiërarchie in plaats van afzonderlijke locaties te selecteren. |
Beveiliging | U hebt HR-partners toegewezen door de bovenliggende organisatie, maar er zijn medewerkers in verschillende landen binnen dezelfde organisatie. U kunt afzonderlijke lokale HR-partnerrollen maken en deze toewijzen aan elke locatiehiërarchie op basis van land. Vervolgens kunt u beveiliging toewijzen op basis van het snijpunt van de groepen, zodat HR-partners alleen medewerkers zien die ze ondersteunen. |
Workday Student | U hebt de volgende mogelijkheden:
|
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Is beveiliging op locatieniveau vereist? | U wordt aangeraden locatiehiërarchieën in te stellen. Het eerste niveau moet een één-op-één-toewijzing aan elke fysieke locatie zijn. Op het tweede niveau kan elke locatie worden gegroepeerd in logische groepen die kunnen worden getotaliseerd naar het algemene niveau. |
Wilt u details over uw locaties bijhouden? | Stel een hiërarchie samen binnen de locatie. Voorbeeld: gebouw, verdieping, ruimtenummer. |
Heeft uw bedrijf nalevingsauditvereisten (bijvoorbeeld: EEO)? | Als dit het geval is, moet u naast de locaties ook vestigingen gebruiken. |
Hebt u externe medewerkers, medewerkers die aan meerdere locaties rapporteren of aan klantlocaties? | Wanneer u medewerkers aan externe locaties hebt toegewezen, moet u rekening houden met de gevolgen van het toewijzen van medewerkers aan fysieke locaties. In plaats daarvan kunt u ze groeperen in aangewezen locaties op staat, provincie of een andere logische aanduiding.
Voor de salarisadministratie kunt u medewerkers groeperen op belastingjurisdictie. |
Hoe wilt u uw locaties een naam geven? | Selecteer uw naamgevingsconventies zorgvuldig en houd rekening met externe doelgroepen.
|
Hebt u locatiehiërarchieën nodig? | Locatiehiërarchieën zijn optioneel. U kunt een locatie in meer dan één hiërarchie opnemen, zolang de locaties niet naar hetzelfde bovenliggende niveau worden getotaliseerd. |
Aanbevelingen
- Houd bij het definiëren van locaties rekening met uw locatiegebruik en de relatie met fysieke adressen.
- Baseer uw locatiehiërarchieën op de geografische locatie, niet op het verkoopgebied of de verantwoordelijkheidsregio.
- U wordt aangeraden het domein'Locatie: weergeven' te configureren om bovenliggende machtigingen over te nemen.
Vereisten
Schakel het functionele gebied 'Organisaties en rollen' in. U moet locaties configureren omdat hiermee andere functies in Workday worden beheerd.
Beperkingen
U kunt niet:
- Rollen toewijzen aan locaties. Wijs in plaats daarvan rollen toe aan locatiehiërarchieën.
- Organisatietoewijzingen voor locaties definiëren. Definieer in plaats daarvan organisatietoewijzingen voor locatiehiërarchieën.
- Gebruik bedrijfsprocessen om locaties te maken.
Tenantinstellingen
Organisatiesubtypen zijn tenantbreed en bepalen welke subtypen u kunt gebruiken voor locatiehiërarchieën.
Beveiliging
Deze domeinen in het functionele gebied 'Organisaties en rollen':
Domein | Overwegingen |
|---|---|
Locatie: Weergeven
| Biedt toegang voor het weergeven van een subset met locatiedetails.
U wordt aangeraden dit domein te configureren om bovenliggende machtigingen over te nemen. Organisatiesubtypen zijn tenantbreed en bepalen welke subtypen u kunt gebruiken voor locatiehiërarchieën. |
Beheren: locatie
|
|
Beheren: locatiehiërarchie
|
|
Instellen: organisatie
| Hiermee kunt u de lijst met organisatietypen en -subtypen onderhouden. |
Bedrijfsprocessen
U kunt geen locaties of locatiehiërarchieën maken met behulp van bedrijfsprocessen.
Locatiehiërarchieën zijn echter een organisatietype, dus u kunt bedrijfsprocestypen voor reorganisaties gebruiken voor de volgende locatiegerelateerde taken:
- Organisatie splitsen
- Onderliggende organisatie maken
- Zichtbaarheid wijzigen
- Bovenliggende organisatie toewijzen
Locaties en locatiehiërarchieën zijn multifunctioneel en worden in Workday op verschillende manieren gebruikt.
Rapportage
Houd bij het instellen van locaties en locatiehiërarchieën rekening met het gebruik ervan in rapporten. Locaties en locatiehiërarchieën worden weergegeven in verschillende door Workday geleverde rapporten. Voorbeelden:
- Functies voor externe vacaturesites zoeken
- Functies voor interne vacaturesites zoeken
- Audit: afwijkingen werkplek voor bedrijf
- Rapport met meerdere werklocaties op bedrijf
Integraties
Als u inkomende integraties hebt waarmee locaties worden gemaakt of bijgewerkt, moet u ervoor zorgen dat de integratie dezelfde naamgevingsconventies gebruikt en nieuwe locaties in de juiste locatiehiërarchie invoegt.
Relaties en interacties
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.
Locaties beheren vele andere functies in Workday. Voorbeelden:
- Standaardwerkuren voor werknemers.
- Contact- en verzendgegevens.
- Belastingjurisdicties voor salarisadministratie.