Concept: stap gezamenlijke deelname

Met stappen voor gezamenlijke deelname kunnen specifieke deelnemers acties uitvoeren in een bedrijfsprocesstap zonder dat het bedrijfsproces naar de volgende stap wordt verplaatst. Alleen rollen met toegang tot de actie Controller in het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen kunnen het bedrijfsproces naar de volgende stap verplaatsen. Met stappen voor gedeelde deelname wordt ook de samenwerking tussen deelnemers verbeterd voor bedrijfsprocestypen waarvoor deze functionaliteit is ingeschakeld.

De rol die is toegewezen aan de stap voor gedeelde deelname (de controller) in de bedrijfsprocesdefinitie voert de deelnemersbeheergebeurtenis uit. Elke deelnemer voert een gebeurtenis voor deelnemersdetails uit.

Wanneer een stap voor gezamenlijke deelname wordt gestart, worden deelnemers op de hoogte gebracht van hun betrokkenheid bij het bedrijfsproces. Afhankelijk van de rol van elke deelnemer moet deze mogelijk bepaalde acties uitvoeren. Elk van deze acties is een gebeurtenis voor deelnemersdetails. Als u een of meer van de gebeurtenissen voor deelnemersdetails voltooit, wordt het bedrijfsproces echter niet vooruitgeschoven naar de volgende stap. De controller moet de gebeurtenis voor deelnemersbeheer verzenden om het bedrijfsproces naar de volgende stap te verplaatsen.

U kunt alleen een stap voor gedeelde deelname aan een bedrijfsprocesdefinitie toevoegen als in Workday ten minste één toegestane actie voor dat bedrijfsprocestype is geconfigureerd om een op deelnemers gebaseerde werkstroom in te schakelen. Wanneer u een stap voor gedeelde deelname toevoegt aan een bedrijfsprocesdefinitie:

Nadat u een bedrijfsprocesdefinitie hebt opgeslagen die een stap voor gedeelde deelname bevat, klikt u op

Deelname configureren

om het volgende te selecteren:

De
ingangsdatum
. De standaardingangsdatum is de huidige datum.
De
tijdzone
. De standaardtijdzone is de huidige tijdzone van de gebruiker.
U kunt alleen een tijdzone invoeren als u de optie
Tijdzone bedrijfsprocesconfiguratie
hebt geselecteerd in de taak
'Tenantinstellingen bewerken - systeem'
.
Als u de huidige datum in de opgegeven tijdzone invoert, worden de wijzigingen onmiddellijk van kracht. Gebruikers in andere tijdzones zien de wijzigingen onmiddellijk.
Als u een toekomstige datum in de opgegeven tijdzone invoert, worden de wijzigingen om middernacht op de opgegeven datum in de opgegeven tijdzone van kracht. Gebruikers in andere tijdzones zien de wijzigingen op de bijbehorende datum en tijd in hun tijdzones.
Als u een datum in het verleden in de opgegeven tijdzone invoert, worden de wijzigingen van kracht om 23:59:59 op de opgegeven datum in de opgegeven tijdzone. Gebruikers in andere tijdzones zien de wijzigingen op de bijbehorende datum en tijd in hun tijdzones.
Het
te gebruiken organisatietype
.
Deze optie is niet beschikbaar als:
Er is geen organisatietype opgegeven voor stappen voor gedeelde deelname.
Aangepaste organisaties zijn niet toegestaan.
De
beveiligingsgroep
van de deelnemers die de gebeurtenissen voor deelnemersdetails uitvoeren. Bij de prompt worden alleen groepen weergegeven met machtigingen voor Wijzigen voor het domeinbeveiligingsbeleid van het
deelnemersdomein
, dat door Workday is geconfigureerd voor dat bedrijfsprocestype.
Deze optie is niet beschikbaar als:
Er is geen organisatietype opgegeven voor stappen voor gedeelde deelname.
Aangepaste organisaties zijn niet toegestaan.

U kunt ook:

Geef op dat alle deelnemers die aan deze criteria voldoen, de gebeurtenis voor deelnemersdetails moeten voltooien.
Voeg een staplabeloverschrijving toe die wordt weergegeven in de items in 'Mijn taken' van de deelnemers.

Onder

Vertraging voor stap voor deelnemersdetails

kunt u de volgende gebeurtenissen voor deelnemersdetails selecteren:

Een rapportveld waarop de
vertraging is gebaseerd
.
Een
aanvullende berekende vertraging
.

Als u een bedrijfsprocesdefinitie kopieert die een stap voor gedeelde deelname bevat, kopieert Workday ook de deelnemersconfiguratie voor die stap.

Als u een stap voor gedeelde deelname wijzigt in een ander staptype (zoals een

actiestap

of een

goedkeuringsstap

), wordt de deelnemersconfiguratie voor die stap verwijderd.

U kunt de taak

'Systeemmeldingen onderhouden'

op het tabblad

'Meldingen'

in de bedrijfsprocesdefinitie gebruiken om systeemmeldingen voor stappen voor gedeelde deelname uit te schakelen. Hiermee wordt voorkomen dat er systeemmeldingen naar de controller of deelnemers worden verzonden. In Workday worden meldingen die zijn gekoppeld aan een gebeurtenis voor deelnemersdetails weergegeven in de volledige procesrecord van die gebeurtenis voor deelnemersdetails, niet in de controlegebeurtenis voor de deelnemer.

U kunt stappen voor gedeelde deelname configureren voor toekomstige ingangsdatums en voorwaarderegels toepassen op stappen voor gedeelde deelname.

U kunt Help-tekst configureren voor een stap voor gedeelde deelname. U kunt:

Selecteer
Help-tekst voor het onderhouden
van bedrijfsprocessen
als gerelateerde actie voor de bedrijfsprocesdefinitie.
Selecteer
'Bedrijfsproces
onderhouden - stap' - Help-tekst
als gerelateerde actie voor de stap van gedeelde deelname.

U kunt opgeven of u Help-tekst wilt weergeven in de gebeurtenis voor deelnemersbeheer of de gebeurtenis voor deelnemersdetails, en verschillende Help-teksten definiëren voor de controller en voor deelnemers.

De controller kan delegering 'Mijn taken' gebruiken om de deelnemersbeheergebeurtenis te delegeren aan een andere gebruiker op basis van de instellingen voor tenantdelegering. Open de taak

Delegeringen beheren

om een gedelegeerde te selecteren en de delegering te configureren. Workday verzendt een systeemmelding naar de gedelegeerde om deze te laten weten dat deze namens de delegerende persoon handelt.

De verwerkingsverantwoordelijke kan ook:

Verzend
de stap en verschuif het bedrijfsproces, zelfs als niet alle gebeurtenissen voor deelnemersdetails zijn verzonden.
De status van taken die niet zijn verzonden, wordt weergegeven als 'Handmatig geavanceerd' op het tabblad
'Details'
van de gebeurtenissen. Elke taak wordt verwijderd uit 'Mijn taken' voor de deelnemer.
Annuleer
de stap. Alle gebeurtenissen voor deelnemersdetails worden geannuleerd, inclusief de taken die zijn verzonden.
De status van elke taak wordt weergegeven als 'Geannuleerd' op het tabblad
'Details
' van de gebeurtenis en elke taak wordt verwijderd uit 'Mijn taken' van de deelnemer.
Een gebeurtenis voor deelnemersdetails die niet is verzonden,
naar voren halen
.
De status van de taak wordt weergegeven als 'Handmatig geavanceerd' op het tabblad
'Details
' van de gebeurtenis. En de taak wordt verwijderd uit 'Mijn taken' van de deelnemer.

Leden van beveiligingsgroepen met machtigingen voor

het opnieuw toewijzen van taken

in het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen kunnen gebeurtenissen voor deelnemersdetails opnieuw toewijzen voor gebruikers die ze ondersteunen. Bedrijfsprocesbeheerders kunnen ook

Taken opnieuw toewijzen

gebruiken om gebeurtenissen voor deelnemersdetails opnieuw toe te wijzen namens andere gebruikers.

Deelnemers aan een stap voor gedeelde deelname kunnen het tandwielpictogram in het item 'Mijn taken' gebruiken om:

Delegeer een gebeurtenis voor deelnemersdetails aan een andere gebruiker op basis van de instellingen voor tenantdelegering. Workday verzendt een systeemmelding naar de gedelegeerde om deze te laten weten dat deze namens de delegerende persoon handelt.
Wijs de taak opnieuw toe aan andere gebruikers in de geconfigureerde beveiligingsgroep voor de stap voor gedeelde deelname. Ontvangers van een opnieuw toegewezen taak krijgen de taak in hun 'Mijn taken'. Ze kunnen echter alleen andere deelnemers zien voor wie ze contextueel zijn beveiligd.

Nadat een deelnemer aan een stap voor gedeelde deelname een gebeurtenis met deelnemersdetails heeft verzonden, wordt de gebeurtenis weergegeven op het tabblad

'Archief'

in 'Mijn taken' voor de deelnemer. Als deze optie is geselecteerd, wordt in Workday een detailweergave van de gebeurtenis voor deelnemersdetails weergegeven.

Als de verwerkingsverantwoordelijke of een andere gebruiker een gebeurtenis voor deelnemersdetails naar voren haalt of de gebeurtenis voor deelnemersbeheer verzendt:

Alle deelnemers kunnen de gebeurtenis met deelnemersdetails bekijken op het tabblad
'Archief'
van hun eigen taken.
De controleur kan de naar voren gehaalde gebeurtenis voor deelnemersdetails niet weergeven op het tabblad
'Archief'
van de bijbehorende 'Mijn taken'.

Als een bedrijfsprocesdefinitie een stap voor gedeelde deelname bevat en u de optie

Opmerkingen uitschakelen

in het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen inschakelt:

Opmerkingen in de werkbalk van het bedrijfsproces worden onderdrukt wanneer u de stap voor gedeelde deelname of gebeurtenissen met deelnemersdetails verzendt.
Opmerkingen over activiteitenstromen voor gebeurtenissen voor deelnemersdetails worden niet onderdrukt.

Als de instelling

voor 'Opmerkingen uitschakelen'

anders is in de taak

'Tenantinstellingen bewerken - bedrijfsprocessen'

en het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen, wordt de meest recente wijziging van de instelling die is aangebracht in de taak

'Tenantinstellingen bewerken - bedrijfsprocessen bewerken'

of in het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen overgenomen. .

Voorbeeld: op 16 mei 2020 opent u de taak

Tenantinstellingen bewerken - bedrijfsprocessen

en schakelt u het selectievakje

Opmerkingen uitschakelen

uit. Op 15 juni 2020 opent u het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen en schakelt u het selectievakje

Opmerkingen uitschakelen

in. Vervolgens bewerkt u op 20 juni 2020 een veld in de taak

'Tenantinstellingen bewerken - bedrijfsprocessen

'. Workday respecteert de instelling

'Opmerkingen uitschakelen'

in de taak '

Tenantinstellingen bewerken - bedrijfsprocessen

' omdat deze taak voor het laatst is bijgewerkt. Dit betekent dat het uitschakelen van opmerkingen niet is ingeschakeld.

Wanneer u wijzigingen aanbrengt in de taak '

Tenantinstellingen bewerken - bedrijfsprocessen'

, worden in de audittrail van het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen geen wijzigingen weergegeven die zijn aangebracht in de taak '

Tenantinstellingen bewerken - bedrijfsprocessen'

. Op dezelfde manier worden de wijzigingen die in het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen zijn aangebracht, niet weergegeven wanneer u wijzigingen aanbrengt in het beveiligingsbeleid voor

bedrijfsprocessen

.

U wordt aangeraden zowel de taak '

Tenantinstellingen bewerken - bedrijfsprocessen'

als de audittrails voor het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen te bekijken, zodat u alle wijzigingen kunt zien die in deze instellingen zijn aangebracht.