Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2025-12-12
Concept: tijdaanvragen

Concept: tijdaanvragen

Met tijdaanvragen kunnen medewerkers werktijd aanvragen waarvoor voorafgaande goedkeuring is vereist. Managers en beheerders kunnen:
  • Vraag medewerkers vooruitschuiven beschikbaar te zijn voor werktijd .
  • Verzend één tijdsaanvraag voor meerdere medewerkers. Voorbeeld: een heel team moet tot laat blijven om een workshop bij te wonen.
  • Tijdsaanvragen bulksgewijs in Workday worden geladen met behulp van de
    EIB voor puttijdaanvragen
     .
  • Stel validaties voor tijdaanvragen in om te voorkomen dat gebruikers ongeldige tijdaanvragen verzenden.
  • Tijdsaanvragen voor meerdere medewerkers beoordelen en goedkeuren.
Wanneer gebruikers het rapport
Tijdsaanvragen
 openen, kunnen ze een datumbereik invoeren dat kleiner is dan of gelijk is aan 3 maanden, zodat ze details van tijdsaanvragen voor historische en toekomstige datums kunnen bekijken. Ze hebben toegang tot het rapport via:
  • Actiemenu in de tijdsinvoerkalender.
  • Worklet
    Teamtijd
     .
  • Worklet
    'Tijd'
     .
  • Aan tijd en verlof
     gerelateerde acties van hun medewerkersprofiel.
Met de optie
Nieuwe aanvraag
 kunnen gebruikers tijd van een dag tot een maand aanvragen en uit meerdere tijdaanvraagcodes selecteren waarvoor ze in aanmerking komen.
Voor aanvragen voor alleen uren met een lange duur worden tijdaanvragen weergegeven in de tijdsinvoerkalender:
  • Op de begindatum van de aanvraag, de einddatum van de aanvraag en elke 7 dagen ertussen in een wekelijkse kalenderweergave.
  • Als één doorlopende periode voor de duur van de aanvraag in een maandelijkse kalenderweergave.
Nadat de tijdaanvraag is goedgekeurd, moet de medewerker de werkelijk gewerkte tijd invoeren, zodat de uren in Workday kunnen worden berekend en aan de salarisadministratie worden doorgegeven.

Voorbeeld

Medewerkers die in uw bedrijf loopbaangerelateerde seminars bijwonen na hun geplande dienst, komen in aanmerking voor een vergoeding voor overuren voor de duur van het seminar. Jerry verzendt een aanvraag voor overuren en vraagt zijn manager om vooraf twee overuren goed te keuren voor een seminar dat hij aanstaande dinsdag wil bijwonen. De manager van Jerry ontvangt de aanvraag en controleert wat haar team al heeft aangevraagd om ervoor te zorgen dat de aanvraag van Jerry binnen de budgetvereisten van het team blijft. Na beoordeling keurt ze de aanvraag goed.

Tijdsaanvragen matchen met tijdsblokken

Tijdsaanvragen worden gekoppeld aan tijdsblokken op basis van tijdsberekeningstags. De tijdsberekeningstags in de tijdaanvraagcode matchen met die in het tijdsblok. Worktagwaarden hebben geen invloed op de manier waarop in Workday tijdaanvragen worden gekoppeld aan tijdsblokken.
Aanvragen voor in- en uitklokken mogen elkaar niet overlappen. Tijdaanvragen voor alleen uren mogen elkaar niet overlappen. Aanvragen voor in-/uitklokken kunnen echter overlappen met tijdaanvragen voor alleen uren. Bij het matchen van tijdsaanvragen met tijdsblokken worden in-/uitklokaanvragen eerst geëvalueerd en vervolgens alleen de tijdaanvragen voor uren. Aanvragen voor alleen uren worden gematcht als de kalenderdatum van het tijdsblok binnen de begin- en einddatum van de tijdaanvraag valt.
Een tijdsblok kan slechts aan één tijdsaanvraag worden gematcht. Als een tijdsblok meer dan één aanvraag voor in-/uitkloktijd overlapt, wordt alleen gekoppeld aan de vroegste aanvraag. Voorbeeld: een medewerker heeft een tijdsblok voor 13 januari 2025 van 17:00 - 21:00 met de berekeningstag voor overuren. Een medewerker verzendt twee tijdaanvragen met behulp van de aanvraagcode voor overuren op weekdagen met de berekeningstag voor overuren:
  • Tijdsaanvraag 1 op 13 januari 2025 van 17:00 - 19:00.
  • Tijdsaanvraag 2 op 13 januari 2025 van 19:00 - 20:00.
Het tijdsblok wordt alleen gematcht met tijdaanvraag 1.

Rapportage

U kunt deze standaardrapporten gebruiken om tijdaanvragen weer te geven, tijd aan te vragen en tijdaanvragen goed te keuren:
  • Tijdaanvragen van mijn team
  • Tijdaanvragen beoordelen en goedkeuren
  • Tijdaanvragen
Op basis van uw rapportagevereisten kunt u rapportvelden voor deze bedrijfsobjecten gebruiken om te rapporteren over tijdaanvragen:
Bedrijfsobject
Overwegingen:
Koppeling aangevraagde en gewerkte tijd
U kunt rapporteren over de verschillen tussen tijdaanvragen en gewerkte tijd, en tijdaanvragen die de weekscheiding overschrijden.
Tijdsblokken die een tijdsberekeningstag delen met een tijdaanvraagcode, maar niet zijn gekoppeld aan een tijdaanvraag, worden nog steeds in rapporten voor dit bedrijfsobject opgenomen.
Dagperiode
U kunt rapporteren over tijdsaanvragen met een duur van 1 dag of minder.
Opmerking: in het rapportveld
'Alle tijdsaanvragen voor een dag'
 worden geen tijdsaanvragen geretourneerd die meerdere dagen beslaan.
Maandperiode
U kunt rapporteren over de volgende details voor tijdsaanvragen die tijdens een specifieke kalendermaand plaatsvinden:
  • Maandelijkse tijdaanvraagkoppelingen.
  • Gevraagde tijd voor een maand.
  • Tijdaanvragen voor een maand.
  • Gewerkte uren op basis van een tijdaanvraag voor een maand.
  • Gewerkte tijd op basis van een tijdaanvraag voor een maand.
Tijdaanvraagcode
U kunt rapporteren over de details van de tijdaanvraag.
Deelnemer tijdaanvraagcode - worktags
U kunt de worktag identificeren die aan de tijdaanvraag is gekoppeld.
Gebeurtenis voor tijdaanvraag
U kunt het tijdsaanvraagblok voor de tijdaanvraaggebeurtenis identificeren en de details van de tijdaanvraaggebeurtenis weergeven.
Weekperiode
U kunt rapporteren over dagelijkse of meerdaagse aanvragen die binnen de week volledig worden behouden, en tijdsaanvragen die de dagscheiding overschrijden.

Door Workday gemaakte tijdcodegroepen

Tijdaanvraagcodes (voorheen aanvraagcodes voor overuren) zijn niet meer gekoppeld aan een tijdsinvoersjabloon, maar aan een of meer tijdcodegroepen. Wanneer Workday:
  • Hiermee wordt een tijdsinvoersjabloon gezocht met een aanvraagcode voor overuren die dezelfde gerechtigdheidsregel voor tijdregistratie gebruikt als een tijdcodegroep. De aanvraagcode voor overuren wordt voor u naar die tijdcodegroep verplaatst.
  • De gerechtigdheidsregel voor tijdregistratie kan niet matchen met de tijdsinvoersjabloon en de tijdcodegroep. Er wordt dan een nieuwe tijdcodegroep gemaakt met de aanvraagcode voor overuren. In Workday wordt de volgende naamgevingsconventie gebruikt voor de tijdcodegroepen: [Overtime Request Code name] voor [Eligibility Rule Name] - in Workday gemaakt. Als u de nieuwe tijdcodegroep wilt zoeken, voert u het rapport
    Alle tijdcodegroepen
     of
    Tijdcodegroep weergeven uit
     . U kunt de door Workday gemaakte tijdcodegroep behouden en de naam ervan wijzigen, of u kunt de tijdaanvraagcode verplaatsen naar een bestaande tijdcodegroep en de door Workday gemaakte groep verwijderen.