Overwegingen bij instellingen: onkostendeclaraties kandidaat
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van onkostendeclaraties voor kandidaten. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
U kunt medewerkers inschakelen om namens kandidaten onkostendeclaraties te maken om gemaakte onkosten te vergoeden.
Belangrijkste voordelen
- Analyseer onkostengegevens van kandidaten om beter geïnformeerde beslissingen te nemen voor HR-initiatieven.
- Maak een einde aan handmatige tijdelijke oplossingen, zoals ad-hocbetalingen en het gebruik van niet-kandidaat-begunstigden.
- Versnel vergoedingen door onkostendeclaraties voor kandidaten naar specifieke beoordelaars en goedkeurders te routeren.
- Verminder dubbele gegevens door onkostengegevens van kandidaten te centraliseren in Workday.
- Houd recruitingkosten bij en maak rapportages voor meer controle over de uitgaven.
Gebruiksscenario's
- Kandidaten vergoeden die wervingskosten maken, zoals vluchten voor sollicitatiegesprekken en hotelovernachtingen.
- Rapporteer de totalen van vacatureaanvragen, zoals de totale kosten voor leveranciersfacturen en onkosten voor kandidaten.
- Verzend onkostendeclaraties die meerdere typen begunstigden bevatten, zoals kandidaten en werknemers die dezelfde teamlunch bijwonen.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Welke onkostengegevens beheren medewerkers? | U kunt gesegmenteerde beveiliging configureren om medewerkers alleen toegang te geven tot onkostengegevens van kandidaten. Wanneer u gesegmenteerde beveiliging inschakelt, worden medewerkers met:
Als u gesegmenteerde beveiliging niet inschakelt, kunnen medewerkers met en zonder beperkingen alle typen begunstigden voor niet-medewerkers, inclusief kandidaten, selecteren in de taak ' Onkostendeclaratie maken voor niet-medewerker' . Zonder de juiste beveiligingsmachtigingen kunnen medewerkers echter geen specifieke niet-medewerkers selecteren in de prompt Betalen aan . |
Hoe beheert u creditcardtransacties voor kandidaten? | Hoewel kandidaten geen bedrijfscreditcards voor onkosten gebruiken, kunt u creditcardtransacties opnieuw aan hen toewijzen als onkosten die namens hen zijn gemaakt.
Wanneer u creditcardtransacties opnieuw toewijst aan kandidaten, worden de transacties weergegeven in hun onkostendeclaraties, zodat u ze kunt selecteren voor opname. Wanneer u creditcardtransacties niet opnieuw toewijst aan kandidaten, bevatten uw aangepaste en standaardrapporten mogelijk beperkte onkostengegevens, wat van invloed kan zijn op uw vermogen om de totale uitgaven te analyseren. |
Welke onkostendeclaratiegegevens kunt u opschonen voor kandidaten? | Wanneer u het gegevenstype 'Financiële gegevens - onkostendeclaraties' selecteert in de taak 'Persoonsgegevens opschonen' , wordt het volgende opgeschoond:
|
Aanbevelingen
- Voor nauwkeurige rapportages schakelt u het worktagtype 'Vacatureaanvraag' in onkostendeclaraties in om de totale kosten voor vacatureaanvragen bij te houden.
- Als aan doorlopende vacatureaanvragen geen gekoppelde manager of hiërarchische organisatie is gekoppeld, configureert u de berekende velden om onkostendeclaraties naar andere beoordelaars en goedkeurders te routeren.
Vereisten
- Wijs medewerkers met beperkte toegangsrechten toe aan de vereiste bedrijven, zodat ze toegang hebben tot kandidaatgegevens en bijbehorende sollicitaties.
- Als u namens kandidaten onkostendeclaraties wilt verzenden, voegt u onkostenbetalingen toe als optie voor hun betalingskeuzen.
Beperkingen
Kandidaten kunnen geen eigen onkostendeclaraties maken in Workday.
We bieden geen
kandidatenworktag
voor gebruik in onkostendeclaraties. In plaats daarvan kunt u deze rapportvelden gebruiken om te rapporteren over kandidaatonkosten:
- Type begunstigde onkosten
- Begunstigde onkostendeclaratie
Workday biedt geen ondersteuning voor:
- Vertrouwelijke vacatureaanvragen in onkostendeclaraties van kandidaten.
- Uitgaveautorisaties en kasvoorschotten voor kandidaten.
Tenantinstellingen
Geen invloed.
Beveiliging
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Kandidaatgegevens: onkosten van kandidaten in het functionele gebied 'Recruiting'. | Hiermee kunt u onkostendeclaraties voor kandidaten maken en sollicitaties koppelen aan onkosten voor kandidaten. |
Proces: Creditcard in het functionele gebied Algemeen financieel beheer. | Hiermee kunt u creditcardtransacties opnieuw toewijzen aan kandidaten. |
Proces: onkostendeclaraties in het functionele gebied Onkosten. | Hiermee kunt u onkostendeclaraties en gerelateerde rapporten beheren.
U kunt gesegmenteerde beveiliging in dit domein configureren zodat medewerkers alleen toegang hebben tot kandidaatgegevens over onkostentaken en -rapporten. |
Beheren: betalingskeuze in het functionele gebied 'Onkosten'. | Hiermee kunt u betalingskeuzen beheren namens kandidaten. |
Bedrijfsprocessen
U kunt het bedrijfsproces '
Onkostendeclaratiegebeurtenis'
configureren om onkostendeclaraties van kandidaten te routeren voor beoordeling en goedkeuring. U kunt onkostendeclaraties voor kandidaten ook routeren naar specifieke beoordelaars en goedkeurders.Rapportage
Rapporten | Overwegingen |
|---|---|
Creditcardtransacties zoeken
| Hiermee kunt u creditcardtransacties weergeven die u opnieuw aan kandidaten toewijst. |
Onkostendeclaratieregels voor organisatie zoeken
| Hiermee kunt u onkostendeclaratieregels weergeven voor kandidaten op organisatie. |
Onkostendeclaraties zoeken
| Hiermee kunt u onkostendeclaraties weergeven die u voor kandidaten maakt. |
Betalingen zoeken
| Hiermee kunt u de onkostenbetalingen van kandidaten weergeven:
|
Worktaggebruik onderhouden
| Hiermee kunt u het worktagtype 'Vacatureaanvraag' inschakelen voor onkostendeclaraties en leveranciersfacturen.
Als u handmatige correcties wilt aanbrengen in journaalposten met betrekking tot onkostendeclaraties en leveranciersfacturen, kunt u het worktagtype Vacatureaanvraag ook inschakelen op:
|
Wanneer u gesegmenteerde beveiliging inschakelt, kunt u deze rapportgegevensbronnen en de bijbehorende filters gebruiken om aangepaste rapporten te maken met alleen onkostengegevens van kandidaten:
- Regels en specificaties onkostendeclaratie
- Onkostendeclaratieregels voor bedrijf
- Onkostendeclaraties voor bedrijf
U kunt meerdere beveiligingssegmenten configureren om medewerkers toegang te geven tot onkostengegevens voor meerdere typen begunstigden in aangepaste rapporten. Voorbeeld: maak een aangepast rapport dat onkostengegevens voor kandidaten en studenten bevat, maar geen onkostengegevens voor externe commissieleden.
Integraties
Webservices | Overwegingen |
|---|---|
Onkostendeclaraties ophalen
| Hiermee kunt u gegevens ophalen voor onkostendeclaraties voor kandidaten.
Wanneer u gesegmenteerde beveiliging inschakelt, kunt u deze webservice gebruiken om alleen onkostengegevens voor kandidaten op te halen. |
Betalingen ophalen
| Hiermee kunt u gegevens ophalen voor onkostenbetalingen van kandidaten. |
Aangepaste filters voor afrekeningsrun ophalen
Aangepast filter voor afrekeningsrun plaatsen | Gebruik deze optie om gegevens te uploaden en op te halen voor de aangepaste filters die u maakt voor afrekeningsruns voor kandidaten. |
Betalingskeuzeopties ophalen
Betalingskeuzeoptie voor puts | Hiermee kunt u betalingskeuzeopties voor kandidaatonkosten uploaden en ophalen. |
Onkostendeclaratie voor niet-medewerker verzenden
| Wordt gebruikt om gegevens te uploaden om onkostendeclaraties voor kandidaten te verzenden.
Wanneer u gesegmenteerde beveiliging inschakelt, kunt u deze webservice gebruiken om alleen onkostengegevens voor kandidaten te uploaden. |
Afrekeningsrun verzenden
| Gebruik deze optie om gegevens te uploaden voor het afrekenen en vergoeden van onkosten voor kandidaten. |
Relaties en interacties
Functies | Overwegingen |
|---|---|
Accounting | Workday genereert automatisch een worktag voor vacatureaanvragen voor boekingsjournaalregels die zijn gekoppeld aan onkostendeclaraties van kandidaten en hun sollicitaties. We genereren deze worktag alleen voor uitgavejournalen, niet voor journalen met betrekking tot:
|
Afrekening | U kunt het volgende maken:
|
Leveranciersaccounts | U kunt het worktagtype 'Vacatureaanvraag' op leveranciersfacturen inschakelen om gedetailleerdere kostentotalen voor vacatureaanvragen vast te leggen. |