Overwegingen bij instelling: record van extern formulier I-9

U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van records van extern formulier I-9. Het volgende wordt uitgelegd:

Redenen om deze functionaliteit in te stellen.

De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.

Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.

Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.

Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.

Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.

Definitie

U kunt kritieke gegevens en bijlagen importeren uit formulieren I-9 die buiten Workday zijn gemaakt, om een record van extern formulier I-9 te maken. U kunt deze records gebruiken om belangrijke gegevens weer te geven, zodat u gemakkelijker nalevingsdoelen kunt behalen. Records met extern formulier I-9 hebben altijd de status 'Arbeidsverificatie voor VS' van 'Extern record'
.

Belangrijkste voordelen

Upload papieren formulieren I-9 en formulieren I-9 van verouderde systemen naar Workday, zodat gegevens beter zichtbaar zijn.

Flexibiliteit bij het invoeren en uploaden van externe gegevens uit formulier I-9 via taken of webservices.

Gebruiksscenario's

U hebt Formulieren I-9 uit deze bronnen en moet de gegevens overdragen naar Workday:

Papier.

Verouderde systemen.

Belangrijke vragen

Vraag	Overwegingen
Is het beter om de taken of webservices te gebruiken om gegevens te importeren uit formulieren I-9 die buiten Workday zijn gemaakt?	Dit is afhankelijk van het aantal formulieren I-9 dat u hebt. Webservices zijn geschikter voor het bulksgewijs invoeren van gegevens, terwijl de taken meer geschikt zijn voor kleinere hoeveelheden.

Aanbevelingen

Geen invloed.

Vereisten

U moet deze initiërende acties configureren in dit beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen:

Voltooi de record van extern formulier I-9
in het bedrijfsproces 'Formulier I-9 invullen
'.

Voltooi de record van sectie 3 voor extern formulier I-9
van het bedrijfsproces ' Complete Form I-9 Section 3.'
.

Beperkingen

U kunt records van extern formulier I-9 niet wijzigen, maar u kunt de volgende gebeurtenissen wel corrigeren:

Formulier I-9 invullen - externe record

Sectie 3 van formulier I-9 invullen - externe record

Tenant

Geen invloed.

Beveiliging

Deze domeinen in het functionele gebied 'Onboarding':

Domein	Overwegingen
Audit: I-9-formulieren	Biedt toegang tot de volgende rapporten: Audittrail formulier I-9 Werknemers in de VS met verlopende documenten voor formulier I-9
Medewerkersgegevens: I-9-formulieren	Biedt toegang tot het rapport 'Status dienstverbandverificatie in de VS weergeven '.

Bedrijfsprocessen

Deze bedrijfsprocessen in het functionele gebied 'Onboarding':

Bedrijfsproces	Overwegingen
Vul formulier I-9 in het functionele gebied Onboarding in.	Beveiligt een taak waarmee u kritieke gegevens uit sectie 1 en sectie 2 handmatig kunt invoeren vanuit formulieren I-9 die buiten Workday zijn gemaakt.
Vul formulier I-9 sectie 3 in het functionele gebied Persoonlijke gegevens in.	Beveiligt een taak waarmee u kritieke sectie 3-gegevens handmatig kunt invoeren op basis van formulieren I-9 die buiten Workday zijn gemaakt.

Rapportage

Records van extern formulier I-9 worden weergegeven in rapporten, zoals:

Rapport	Overwegingen
Audittrail formulier I-9	Hiermee kunt u het audittrail van bedrijfsprocessen van formulier I-9 weergeven voor een of meer organisaties, locaties, vestigingen of medewerkers. De details omvatten de startdatum van het bedrijfsproces, de initiator en de status van afzonderlijke bedrijfsprocessen.
Werknemers in de VS met verlopende documenten voor formulier I-9	Hiermee kunt u Amerikaanse werknemers weergeven met verlopende sectie 2- en sectie 3-documenten die moeten worden vernieuwd.
Status van verificatie dienstverband dienstverband in de VS weergeven	Hiermee kunt u de verificatiestatus van het dienstverband van werknemers weergeven.

Integraties

Webservice	Overwegingen
Record van extern formulier I-9 . corrigeren	Hiermee kunt u een record van extern formulier I-9 corrigeren. Als u een bijlage wilt toevoegen met behulp van de webservices voor het corrigeren van gegevens, moet u een gedeeltelijke gegevenssynchronisatie gebruiken. Als u bijlagen wilt vervangen of verwijderen, moet u een volledige gegevenssynchronisatie gebruiken.
Record van extern formulier I-9, sectie 3, corrigeren	Hiermee kunt u een record van extern formulier I-9 sectie 3 corrigeren. Als u een bijlage wilt toevoegen met behulp van de webservices voor het corrigeren van gegevens, moet u een gedeeltelijke gegevenssynchronisatie gebruiken. Als u bijlagen wilt vervangen of verwijderen, moet u een volledige gegevenssynchronisatie gebruiken.
Extern formulier I-9 ophalen	Hiermee worden de records van het externe formulier I-9 opgehaald.
Extern formulier I-9 ophalen, sectie 3	Hiermee worden de records van het externe formulier I-9-sectie 3 opgehaald.
Externe bron formulier I-9 ophalen	Hiermee wordt de bron van de records van het externe formulier I-9 opgehaald.
Extern formulier I-9 invoeren	Hiermee wordt de record van het externe formulier I-9 gemaakt of bijgewerkt.
Extern formulier I-9 invullen, sectie 3	Hiermee wordt de record van het externe formulier I-9 sectie 3 gemaakt of bijgewerkt.
Externe bron voor formulier I-9 invoeren	Hiermee wordt de bron van de record van extern formulier I-9 gemaakt of bijgewerkt.

Relaties en interacties

Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.