Concept: verloopperioden voor leerinhoud
In Workday kunt u een verloopperiode instellen voor cursussen en programma's. Voor naleving of lokale regelgeving kan het zijn dat cursisten zich na een bepaalde tijd opnieuw moeten inschrijven voor inhoud, die u kunt bepalen met een verloopperiode. Met verloopperioden kunt u de bijscholingsbehoeften in uw organisatie beheren op basis van vereiste leeronderdelen die afkomstig zijn van:
- Leercampagnes.
- Massale inschrijving voor Learning-beheerders.
- Managersinschrijving.
'Te laat' weer
voor leerinhoud die cursisten niet voltooien vóór de verloopdatum die voor de inhoud is ingesteld. U kunt cursisten er om verschillende redenen ook aan herinneren dat ze de vereiste inhoud moeten voltooien of dat medewerkers de inhoud opnieuw moeten volgen, zodat ze regelmatig en bijgewerkt worden.Externe leerinhoud kan niet het onderwerp zijn van regels voor bijscholing of verloopdatums. U kunt echter wel Cloud Connect for Learning-inhoud (CCL) gebruiken in leerprogramma's voor bijscholing. Bijscholing met CCL-inhoud is alleen geldig als de aanbieder van inhoud het verzenden van nieuwe instructies voor eerder voltooide inhoud ondersteunt. Als de aanbieder dit niet ondersteunt, moet u het selectievakje
Eerdere voltooiingen erkennen
voor de cursus inschakelen om ervoor te zorgen dat nieuwe voltooiingen worden ontvangen en verplichte programma's kunnen worden voltooid.Verloopdatum en verloopduur
Wanneer u een verloopperiode opgeeft voor een cursus of programma, kunt u een van de volgende opties selecteren:
- Datum: de verloopdatum wordt automatisch in de cursistengeschiedenis weergegeven nadat de cursist de leerinhoud heeft voltooid.
- Duur: met de duur van de verloopperiode wordt automatisch een verloopdatum berekend ten opzichte van de datum waarop de cursist de leerinhoud voltooit.
- Herhalingsfrequentie: met de herhalingsfrequentie voor de verloopdatum wordt de volgende verloopdatum berekend op basis van de huidige verloopdatum en de gewenste herhalingsfrequentie. Voorbeeld: de huidige verloopdatum is 15 januari. U configureert de verloopperiode zo dat deze elke 6 maanden wordt herhaald. De volgende verloopdatum is 15 juli.
De verloopdatum, duur of herhalingsfrequentie wordt weergegeven op het tabblad
'Administratief'
wanneer u de inhoud bekijkt en in het rapport 'Learning'
in de profielgroep 'Loopbaan'
.U kunt verloopdatums voor leerrecords met een toekomstige verloopdatum massaal opnieuw instellen met behulp van de taak '
Verloopdatum voor leerrecords opnieuw instellen'
.Als u verloopperioden voor voltooide inschrijvingen opnieuw wilt instellen op nul, schakelt u het selectievakje voor een of meer leerrecords in en wist u de waarde
voor 'Verloopperiode'
. In Workday worden de verloopperioden uit de geselecteerde leerrecords verwijderd.Workday voert automatisch een dagelijkse functie uit om verloopdatums voor leerrecords opnieuw te berekenen op basis van uw instellingen
voor de verloopperiode
. Deze update is niet van solliciteren op (aanvraag) / solliciteren naar (functie) op verloopdatums die u handmatig opnieuw instelt met behulp van:
- Verloopdatum voor leerrecords opnieuw instellen.
- Zet de webservicebewerking 'Learning Enrollment'in.
Wanneer u inschrijvingen laadt met behulp van de webservicebewerking
voor inschrijving voor leerinhoud
, geeft de markering 'Handmatige verloopoverschrijving'
aan of:
- Toestaan dat de verloopdatum door de functie wordt overschreven. Stel de markering in op N (onwaar).
- Overschrijvingen voorkomen. Stel de markering in op Y (waar).
Wanneer de verloopdatum in het verleden ligt, stelt de functie de verloopdatum in op de datum van vandaag.
Bijscholingsperiode
U kunt een bijscholingsperiode configureren om een tijdsperiode op te geven voor het weergeven van bijscholingsinhoud op de schuifregelaar 'Vereist voor u', zodat cursisten de bijscholing binnen het gedefinieerde venster voltooien.
Workday geeft inhoud weer op de schuifregelaar 'Vereist voor u' en opent het bijscholingsvenster op de vroegste van de volgende datums:
- Begin van bijscholingsvenster (indien geconfigureerd voor de inhoud).
- Datum cursusherinnering (indien geconfigureerd).
- Verloopdatum inhoud.
Voor inhoud met een verloopperiode voor de herhalingsfrequentie moeten cursisten hun bijscholingstoewijzing binnen de bijscholingsperiode voltooien om de volgende verloopdatum weer te geven. Zodra de huidige verloopdatum voor de cursus is verstreken, worden de huidige en volgende verloopdatums bijgewerkt op basis van de herhalingsfrequentie die voor de inhoud is ingesteld.
De bijscholingsperiode herkent een succesvolle voltooiing voor initiële toewijzingen en bijscholingstoewijzingen als een cursist de inhoud voltooit wanneer de bijscholingsperiode open is:
- Cursisten die de inhoud voor het eerst voltooien in de bijscholingsperiode, ontvangen de volgende verloopdatum voor hun bijscholingstoewijzing als ze de inhoud met succes voltooien.
- Cursisten die de inhoud voor het eerst voltooien buiten de bijscholingsperiode, ontvangen de huidige verloopdatum voor hun bijscholingstoewijzing als ze de inhoud met succes voltooien.
Herinneringen en statuswaarden voor verloopdatums
Wanneer u een cursus of programma met een verloopperiode weergeeft, kunt u herinneringen configureren die cursisten automatisch op de hoogte stellen van de verloopdatum van hun voltooide inschrijving. U kunt Workday configureren om herinneringen te verzenden op de verloopdatum of op een datum ten opzichte van de verloopperiode. Er wordt geen herinnering verzonden als de cursus of het programma al is verlopen.
Workday verzendt herinneringen op basis van de verloopdatum wanneer een cursist een cursus voltooit in plaats van een vereiste aanduiding of toewijzing. In cases met alleen inschrijving wordt de verloopdatum gebruikt om het herinneringsproces te starten, zelfs als de inhoud niet formeel aan de cursist is toegewezen.
Voor cursussen en programma's waarvoor herinneringen zijn geconfigureerd, wordt de vereiste leerinhoud weergegeven in de worklet '
Vereist voor u'
wanneer de eerste herinnering wordt geactiveerd, met de status ' Vervaldatum'
en de bijbehorende vervaldatum in de miniatuurafbeeldingen van de inhoud. Als cursisten de leerinhoud niet op de vervaldatum hebben voltooid, wordt de status'Te laat'
weergegeven om aan te geven dat de leerinhoud nog steeds beschikbaar is, maar dat ze de voltooiingsdatum moeten bijwerken.Als er geen herinneringen zijn, wordt de status '
Te laat'
direct weergegeven.Geavanceerde regels voor Learning-verloopdatums
Wanneer u een cursus of programma maakt of bewerkt, kunt u cursistengroepen maken en regels voor verloopperioden definiëren die van solliciteren op (aanvraag) / solliciteren naar (functie) op verschillende cursistengroepen. Voorbeeld: in een organisatie moet het kantoorpersoneel elke twee jaar een cursus voor handmatige verwerking volgen, maar ingenieurs moeten de cursus jaarlijks volgen. U kunt een cursistengroep voor kantoorpersoneel en een cursistengroep voor monteurs instellen om verschillende regels voor het verlopen van leeronderdelen op te geven.
Als een cursist niet voldoet aan de regelvoorwaarden van de cursistengroep, is de standaardverloopperiode van de inhoud van toepassing op de inschrijving van de cursist. Als een cursist aan meerdere regelvoorwaarden voldoet, is de eerste geavanceerde regel voor het verlopen van leeronderdelen in de tabel van solliciteren op (aanvraag) / solliciteren naar (functie) op de inschrijving.