Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2023-06-23
Voorbeeld: uitgaveautorisaties blokkeren

Voorbeeld: uitgaveautorisaties blokkeren

Dit voorbeeld illustreert hoe u een blokkering en een verplichte vragenlijst voor uitgaveautorisaties configureert, voor meer controle over de uitgaven.
Uw werknemers verzenden uitgaveautorisaties om vooraf goedkeuring te vragen voor internationale reiskosten. Recente internationale reisbeperkingen leiden echter tot bezuinigingen bij uw bedrijf.
Om aan deze bezuinigingen te voldoen, moet u:
  • Een bedrijfsbrede bevriezing van uitgaveautorisaties toepassen.
  • Neem een vragenlijst over uitgaveautorisaties op, zodat werknemers redenen kunnen opgeven voor aanvragen tijdens de blokkeringsperiode.
  • Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid
    voor uitgaveautorisatie
     in het functionele gebied 'Onkosten'.
  • Zorg ervoor dat er een aanvullende goedkeurder beschikbaar is in de beveiligingsgroep Expense Partner. U voegt ze tijdens uw configuratie toe aan het goedkeuringsproces.
Beveiliging:
  • Het domein
    Proces: Uitgavenbeheer en -analyse (onkosten)
     in het functionele gebied Onkosten.
  • Deze domeinen in het functionele gebied Systeem:
    • Business Process Administration
    • Vragenlijst maken en verdelen
    • Vragenbibliotheek
  1. Voeg een goedkeuringsstap toe aan het bedrijfsproces
    'Uitgaveautorisatie
     '.
    1. Selecteer in het menu met gerelateerde acties van het bedrijfsproces
      Uitgaveautorisatie
      de optie Definitie bewerken
      van bedrijfsproces
      .
    2. Voer de huidige datum in en klik op
      OK
      .
    3. Voeg een stap toe met deze waarden:
      Optie
      Omschrijving
      Volgorde
      Voer een waarde in waarmee de nieuwe goedkeuringsstap als laatste stap in het goedkeuringsproces wordt geplaatst. Voorbeeld: als uw laatste goedkeuringsstap
      f
      is, voert u
      fa
      in voor de nieuwe goedkeuringsstap.
      Type
      Goedkeuring
      Groep
      Onkostenpartner
    4. Klik op
      OK
      .
  2. Maak een voorwaarderegel voor de nieuwe goedkeuringsstap.
    1. Selecteer in het menu met gerelateerde acties van de nieuwe goedkeuringsstap
      de optie Voorwaarden voor stap onderhouden
      voor bedrijfsprocessen
      .
    2. Voer de huidige datum in en klik op
      OK
      .
    3. Voeg een rij toe en selecteer
      Voorwaarderegel maken
       bij de prompt
      Regel
       .
    4. Klik op
      OK
      .
    5. Geef op de pagina
      Voorwaarderegel maken
       de volgende waarden op:
      Optie
      Omschrijving
      Omschrijving
      Uitgaveautorisaties voor het hele bedrijf blokkeren
      En/of
      En
      Extern bronveld of voorwaarderegel
      Uitgavenblokkering voor uitgaveautorisatie voor bedrijf
      Relationele operator
      is niet leeg
    6. Klik tweemaal op
      'OK'
       en vervolgens
      op 'Gereed'
      .
  3. Schakel de uitgaveblokkering in.
    1. Selecteer in het menu met gerelateerde acties van uw bedrijf de optie
      Medewerkersuitgaven
      Uitgaven bevriezen beheren
      .
    2. Schakel het
      selectievakje Uitgaveautorisatie
       blokkeren in.
    3. Klik op
      OK
       en
      Gereed
      .
  4. Maak een vragenlijst.
    1. Open de taak
      'Vragenlijst maken'
       .
    2. Selecteer
      Nieuwe vragenlijst maken
       en voer
      het doel van de uitgaveautorisatieaanvraag
       in het veld
      Nieuwe vragenlijstnaam in
       .
    3. Klik op
      OK
      .
    4. Klik op
      'Vragenlijstdetails bewerken'
       en voer deze waarden in:
      Optie
      Omschrijving
      Toegestaan voor bedrijfsprocessen
      Uitgaveautorisatie
      Instructies vragenlijst
      Geef de reden voor deze transactie op omdat deze plaatsvindt tijdens een bedrijfsbrede blokkering van de uitgaveautorisaties.
    5. Klik op
      OK
      .
    6. Klik op
      Vragen onderhouden
      .
    7. Selecteer
      Vraag maken
       bij de prompt
      Vraag
       en voer deze waarden in:
      Optie
      Omschrijving
      Naam vraag
      Reisdoel:
      Hoofdtekst vraag
      Wat is het doel van deze reis?
      Vraagtype:
      Tekst
    8. Klik op
      OK
      .
    9. Schakel het selectievakje
      Vereist in
       en klik op
      OK
      .
  5. Voeg een vragenlijststap toe aan het bedrijfsproces
    'Uitgaveautorisatie'
     .
    1. Selecteer in het menu met gerelateerde acties van het bedrijfsproces
      Uitgaveautorisatie
      de optie Definitie bewerken
      van bedrijfsproces
      .
    2. Voer de huidige datum in en klik op
      OK
      .
    3. Voeg een stap toe met deze waarden:
      Optie
      Omschrijving
      Volgorde
      aa
      Type
      Vragenlijst invullen
      Groep
      Externe medewerker zelf
      Werknemer zelf
      Alle
      Selecteer.
    4. Klik op
      OK
      .
    5. Klik op
      Vragenlijst configureren
      .
    6. Voer de huidige datum in en klik op
      OK
      .
    7. Selecteer in de prompt
      Vragenlijst
      de optie Doel voor uitgaveautorisatieaanvraag
      .
    8. Klik op
      OK
      .
  6. Pas de regel voor de voorwaarde voor het blokkeren van uitgaven toe op de nieuwe vragenlijststap.
    1. Selecteer in het menu met gerelateerde acties van de nieuwe vragenlijststap
      Bedrijfsproces
      Stapvoorwaarden onderhouden
      .
    2. Voer de huidige datum in en klik op
      OK
      .
    3. Voeg een rij toe en selecteer
      Uitgaveautorisaties voor het hele bedrijf blokkeren
       bij de prompt
      Regel
       .
    4. Klik op
      OK
       en
      Gereed
      .
Wanneer werknemers:
  • Als u uitgaveautorisaties maakt, moeten ze een vragenlijst invullen waarin de reden voor hun aanvraag wordt aangegeven.
  • Verzend uitgaveautorisaties, de transacties worden naar een aanvullende goedkeurder gerouteerd.
Voeg aanvullende controles voor uitgaveautorisatie toe door budgetcontroles te configureren tijdens de blokkeringsperiode.